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Logiciels de gestion de projet gratuits pour ONG : notre top 5

Publié le 16/05/2017 par La Rédaction de GetApp

Les feuilles de calcul sont un mal nécessaire. La plupart d’entre nous grognent rien qu’à l’idée de les utiliser et pourtant nous ne pouvons plus nous en passer. Elles sont devenues indispensables lorsqu’il s’agit d’enregistrer des informations. Mais elles sont loin d’être le meilleur moyen de gérer des projets. Découvrez comment et pourquoi les logiciels SaaS peuvent vous aider dans votre quotidien de gestionnaire d’ONG.

logiciels gratuits de gestion de projet pour les ONG

Parce que les feuilles de calculs sont un peu obsolètes, de plus en plus d’organismes à but non lucratif investissent dans des logiciels basés sur le cloud. Une étude de Software Advice a révélé que les acheteurs de logiciels travaillant sur des projets à but non lucratif savent de mieux en mieux ce qu’ils veulent. Ce rapport datant de 2015 signale que 27 % des acheteurs de logiciels disent avoir besoin d’un outil proposant plus de fonctionnalités, et que 42 % souhaitent y trouver des fonctions d’e-mail marketing et de diffusion.

 

Cette recherche ciblait des acheteurs provenant d’organismes à but non lucratif qui cherchaient des logiciels de gestion des financements et collectes de fonds. Cependant, pour réussir sa campagne, votre organisme doit d’abord maîtriser l’art de la gestion de projets.

 

Vous n’avez pas besoin d’un certificat pour être chef de projet dans une ONG. Mais choisir le bon outil de gestion de projet pour votre équipe peut vous aider à accomplir le travail. Dans cet article, nous allons vous présenter cinq applications gratuites de gestion de projets pour ONG ou organismes à but non lucratif.

 

Nous savons que le budget de ce genre d’organismes peut être serré. C’est pourquoi nous avons sélectionné des applications de gestion de projet qui offrent des plans gratuits. Cependant, chaque application de la liste dispose aussi de versions payantes que vous pouvez considérer à mesure que votre organisme se développe. En outre, la note moyenne de chacune des applications est de plus de 4 étoiles sur GetApp. Peu importe celle que vous choisissez, vos projets seront donc entre de bonnes mains.

 

 

Asana

logiciel asana

Idéal pour : une équipe de projet à but non lucratif de moins de 15 membres.

Très peu de listes d’applications de gestion de projet ne mentionnent pas Asana. Cette application trône souvent à la première place des applications de gestion de projets dans le classement de GetApp. Créée par le cofondateur de Facebook Dustin Mozkovitz, Asana aide à la création de projets et à la gestion des tâches par projet, sans que ces tâches se perdent dans les e-mails.

 

Principales caractéristiques

Si vous êtes directeur d’une ONG, vous pouvez utiliser Asana pour mettre en place les tâches et priorités de toute votre équipe. Vous pouvez aussi créer différents espaces de travail pour organiser les projets et tâches par équipe. Chaque membre de l’équipe peut laisser un commentaire, suivre les changements en temps réel, télécharger des pièces jointes et fixer des dates d’échéance. Grâce à son interface simple et épurée qui aide les utilisateurs à faire leur travail plus rapidement, Asana est très bien noté sur GetApp. Sa rapidité d’exécution permet aussi aux chefs de projet de l’utiliser pour gérer différents projets à la fois, des calendriers éditoriaux aux campagnes de collecte de dons par e-mail.

 

Témoignages

“J’ai examiné plus de 25 programmes avant de porter mon choix sur Asana”, dit Christina Roberts sur GetApp. “Il n’y a aucun système qui intègre des fonctions d’édition, de créativité et de campagne, mais Asana est le logiciel qui s’en approche le plus. Je l’utilisais déjà dans mon ancienne entreprise pour la gestion des tickets d’ingénierie. Avec des options/fonctionnalités en plus, Asana marche désormais très bien pour les l’édition et les modèles de gestion des campagnes.”

“J’aime les cycles rapides de développement appliqués par l’entreprise qui édite Asana”, explique Ben Beck, un autre utilisateur. “Ils travaillent dur, apportent rapidement des améliorations et font un excellent travail de communication sur ces améliorations.”

 

Prix

La version basique d’Asana est gratuite. Elle propose un accès illimité aux projets, aux tâches et à des conversations impliquant jusqu’à 15 utilisateurs. La version premium est disponible à partir de 9,99 $ par mois : nombre illimité de membres, recherches avancées et rapports, dépendances de tâches, etc.

 

 

Podio

logiciel podio

Idéal pour : des organismes à but non lucratif avec une équipe de 5 personnes ou moins qui collaborent avec des clients et gèrent des volontaires.

Rassembler les commentaires ne fait pas partie des tâches préférées de la plupart des gens, surtout si c’est pour un client. Podio rend ce processus moins pénible grâce à la collaboration en temps réel via l’application.

 

Principales caractéristiques

Votre équipe et vos clients peuvent voir les mises à jour de statut, faire des commentaires et créer des rapports clients pour tenir tout le monde au courant. Vous pouvez afficher votre travail uniquement, ou bien consulter le progrès général de votre équipe avant la date d’échéance.

Podio est également idéal pour les équipes qui partagent fréquemment des fichiers. La fonctionnalité de partage de fichiers de l’application fonctionne dans tous les domaines de l’application. Podio intègre également des applications telles que Google Drive, Zendesk et FreshBooks. Bien que les entreprises qui possèdent la version payante payent pour chaque employé qui utilise le logiciel, les “utilisateurs de base” (tels que les clients, les partenaires et les freelancers) ont un accès gratuit. Cela fait de Podio le logiciel idéal pour les organismes à but non lucratif qui gèrent de grandes équipes de volontaires.

 

Témoignages

“À notre local de la Croix-Rouge, nous avions besoin d’un moyen simple pour garder une trace des informations sur les volontaires et des participants aux stages de premiers secours”, a partagé Ricky Ducent sur GetApp.  “Nous avions l’habitude de fonctionner plutôt manuellement et, étant une petite succursale, l’administration ne voulait pas utiliser un CRM coûteux. Mes recherches m’ont mené sur le site web de Podio et je l’ai essayé… Nous ne pouvons plus nous en passer maintenant.”

“Maintenant que nous l’avons configuré à notre manière,  nous pouvons facilement savoir combien de volontaires ont assisté aux cours de premiers secours, mais aussi à tous les autres cours que nous proposons. Il est très facile de vérifier le nombre d’événements auquel chaque volontaire a assisté sur une période spécifique. À l’aide de formulaires web simples, nos clients peuvent demander des volontaires disposant du diplôme de premiers secours pour leurs événements, et les personnes assignées sont automatiquement averties. Le suivi est maintenant beaucoup plus facile. L’application pour iPhone permet d’avoir toujours accès aux données, même en déplacement, tant que vous disposez d’une connexion Internet. Je pourrais continuer d’en parler encore et encore, mais je dirais que ma fonctionnalité préférée est la personnalisation.”

“Cela ne fait pas tout (rien ne le fait !), mais même avec un compte gratuit vous pouvez en faire beaucoup, c’est bluffant. J’attends avec impatience les nouvelles améliorations (qui n’arrêtent pas depuis mon inscription). Je l’utilise au travail pour garder une trace des informations sur le personnel, il est devenu un outil précieux qui a significativement amélioré mon rythme de travail.”

 

Prix

Les équipes jusqu’à cinq membres permanents et cinq membres externes peuvent l’utiliser gratuitement. Cependant, les comptes gratuits ne peuvent pas avoir un administrateur général : chaque employé a les mêmes permissions. Une version améliorée est disponible à partir de 7,20 $ par mois pour un abonnement d’un an.

 

 

Trello

logiciel trello

Idéal pour : les grandes équipes qui préfèrent pouvoir visualiser leur travail.

Trello utilise des cartes et des tableaux pour vous aider à organiser les tâches quotidiennes sur les projets en cours. Les cartes qui représentent les tâches des projets peuvent être organisées en listes et catégories. Sur son côté pile, chaque carte vous donne un aperçu des informations nécessaires. Vous pouvez également personnaliser son côté face avec des détails plus spécifiques, en incluant des commentaires et des check-lists.

 

Principales caractéristiques

Trello remporte un grand succès chez les personnes qui sont plutôt visuelles. Les équipes peuvent joindre du contenu, y compris des maquettes et des croquis. De plus, il est difficile de faire mieux que les fonctionnalités de tâches et d’activités de Trello : accès sécurisé aux activités, gestion, surveillance ou encore suivi des activités. Trello peut également être utilisé pour la planification des tâches, la programmation et plus encore. Ces caractéristiques générales rendent ce logiciel idéal pour les organismes à but non lucratif issus d’un large éventail de secteurs.

 

Témoignages

“Je pense que Trello a vraiment sous-estimé sa valeur. Il pourrait être commercialisé avec succès auprès d’une variété d’entreprises et de domaines différents”, a déclaré Ashley Landavazo sur GetApp. “Je serais curieuse de voir s’ils vont finir par s’ouvrir à différents groupes.”

“Pour pratiquement chaque concept, il transforme des données complexes en visualisations claires. J’ai utilisé Trello pour intégrer de nouveaux employés dans une entreprise technologique, pour expliquer ma vision du design à un producteur de film et pour aider à fournir des ressources socialement responsables à ceux qui ne savaient pas où les trouver.”

“Nous l’utilisons pour notre équipe, et nous avons un tableau de bord pour chaque département et des cartes pour chaque problème/avancement, objectif/préoccupation”, a déclaré LeShante Horton. “Il nous aide vraiment à communiquer à tous les niveaux. Il est possible de mentionner directement des personnes pour qu’ils prennent en main le problème ou le présentent à leur équipe.”

 

Prix

La version standard de Trello est gratuite. Il n’y a pas de limites de membres, de tableaux de bord, de cartes, de listes, de check-lists ou de pièces jointes. Les utilisateurs peuvent aussi ajouter des dossiers (jusqu’à 10 Mo) depuis leurs ordinateurs et lier d’autres dossiers depuis Box, Dropbox, Google Drive ou OneDrive. La version Trello Business Class coûte 9,99 $ par utilisateur et par mois.

 

 

Wrike

logiciel wrike

Idéal pour : les équipes de moins de cinq membres qui ont besoin de gérer leur temps et leur budget.

Wrike vaut le coup d’œil si votre ONG fait beaucoup de travail en temps réel. Vous pouvez ajouter des dossiers, fixer des dates d’échéances et travailler sans avoir à sauvegarder les dossiers sur votre ordinateur.

 

Principales caractéristiques

Les équipes qui sont plus techniques peuvent utiliser les diagrammes de Gantt pour créer des calendriers visuels de projets et ajuster les paramètres. L’aperçu de l’allocation des ressources offre plus de transparence sur les charges de travail de l’équipe, ce qui est crucial pour réaffecter le travail et éviter de surcharger les employés.

Les fonctionnalités budgétaires de Wrike mettent également ce logiciel en avant. Vous pouvez faire le suivi du temps passé par une personne sur des projets spécifiques. Les équipes savent où leur temps et leur budget sont dépensés et ainsi faire des modifications si besoin.

 

Témoignages

“Nous sommes une petite équipe d’environ 15 employés et nous étions au départ hésitants à mettre en place un logiciel de gestion de projets, puisque les e-mails semblaient nous suffire. Mais après avoir réalisé que certains se perdaient dans la masse, nous avons décidé d’essayer Wrike. Je suis tellement content de l’avoir fait”, a déclaré Nicole Hayes sur GetApp. “Nous l’utilisons depuis environ trois ans et il nous a vraiment aidé à aller de l’avant dans la planification et l’analyse des projets.”

“Actuellement, nous utilisons Wrike pour gérer les horaires des équipes internes et externes, créer des calendriers d’analyses de projet, détecter les obstacles potentiels et faire en sorte que tout le monde soit au fait des modifications, mises à jour, etc. Une de mes fonctionnalités préférées est l’impression des rapports personnalisés pour une personne ou du nombre total d’heures passées sur un projet. J’aimerais bien que Wrike ajoute plus de couleurs et d’options de personnalisation de police, simplement parce qu’il est difficile de voir les changements parfois dans les boîtes de commentaires. J’aimerais également voir plus d’options de personnalisation pour l’interface des utilisateurs individuels. Dans l’ensemble, je recommanderais Wrike si vous cherchez à accroître l’efficacité de votre entreprise.”

 

Prix

La version gratuite de Wrike aide les équipes comptant jusqu’à cinq utilisateurs et permet un nombre illimité de projets et de collaborateurs. Si vous choisissez de passer à l’une des versions payantes de Wrike, il convient de noter qu’ils ont une politique de non-remboursement. Un utilisateur de GetApp a déclaré que cela avait posé des problèmes financiers à son petit organisme à but non lucratif.

 

 

Zoho Projects

logiciel zoho projects

Idéal pour : les organismes à but non lucratif qui travaillent sur un seul projet

La gamme complète des logiciels de Zoho compte 25 millions d’utilisateurs dans le monde. Zoho Projects sert aux chefs de projet qui n’ont pas de certifications PMO ou PMP. Cela en fait un très bon choix pour les organismes à but non lucratif qui travaille sur un unique projet.

 

Principales caractéristiques

La Zoho Online Office Suite permet aux utilisateurs de Zoho Projects de créer des tableurs et des présentations sans avoir besoin d’acheter d’autres logiciels. Si vous utilisez des outils comme Microsoft Office ou Microsoft Project, vous pouvez télécharger des fichiers à partir de ces outils en utilisant la fonction de gestion de documents de Zoho Projects.

L’assignation des tâches vous permet de voir quand vos collègues ont besoin de vous pour terminer un projet. Les discussions instantanées aident les équipes à collaborer. Ceci est un avantage pour les ONG avec des employés qui travaillent sur le terrain.

 

Témoignages

“J’ai essayé de nombreux logiciels de gestion de projets, et je trouve que la plupart sont trop sophistiqués. J’ai utilisé divers produits Zoho depuis près d’une décennie, et quand j’ai vu Projects, je devais l’essayer”, raconte Erin Wolfe sur GetApp. “Il a toutes les fonctionnalités de gestion de projet dont vous avez besoin dans une interface simple et claire.”

“Il est facile de comprendre, configurer et suivre les différents projets. Le logiciel est assez souple pour être compatible avec plusieurs approches de gestion de projet (ce qui est génial, car les projets se gèrent parfois différemment). Comme pour tout logiciel, il y a certaines fonctionnalités que j’aimerais utiliser différemment, mais je pense que c’est en grande partie une question de préférence. Pas de réelles plaintes. C’est un excellent système !”

“Nous avions l’habitude d’utiliser Trello et sommes passés à Zoho Projects”, ajoute Ethan Galloway. “Il est beaucoup plus détaillé et permet une meilleure gestion des processus.”

 

Prix

La version gratuite de Zoho Projects permet de prendre en charge un seul projet et jusqu’à 10 Mo de stockage. La version Express coûte 25 $ par mois pour un maximum de 20 projets et 10 Go de stockage.

 

Visitez le catalogue complet de GetApp pour découvrir plus de logiciels de gestion de projet pour organismes à but non lucratif.

 


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