La budgétisation prévisionnelle d’un projet a pour but d’estimer le plus précisément possible son coût global. Nous expliquons ici tout ce qu’il faut connaître pour l’établissement d’un budget prévisionnel. Nous incluons gratuitement un modèle de planification budgétaire que vous pouvez utiliser pour vos projets.
Dans cet article
- Budget prévisionnel de projet : qu’est-ce que la planification des coûts et pourquoi l’établir ?
- Comment faire un budget prévisionnel pour un projet ?
- Éléments indispensables à l’établissement du budget prévisionnel d’un projet : notre modèle de planification budgétaire
- Planification budgétaire de projet : quels sont les meilleurs outils logiciels ?
- Pourquoi le budget prévisionnel d’un projet est-il important ?
Imaginez le scénario suivant : vous intervenez sur un nouveau projet passionnant, en plein essor... Peut-être même avez-vous dû laisser momentanément d’autres projets de côté pour vous y consacrer. Le travail avance bien et la réussite du projet semble acquise lorsqu’une information du service financier vous parvient : le budget est dépassé et de nouvelles ressources financières sont nécessaires pour la poursuite du projet.
Il est évidemment contrariant de se retrouver à court d’argent sur un projet en cours. Pour éviter une telle situation, il est essentiel d’établir un budget prévisionnel précis et de le mettre à jour régulièrement.
Pour vous aider, nous répondons dans cet article aux questions suivantes :
- Qu’est-ce que la planification budgétaire ?
- Pourquoi établir le budget prévisionnel d’un projet ?
- En quoi consiste la budgétisation prévisionnelle d’un projet ?
- Quels éléments doit comprendre la planification budgétaire de projet ?
- Comment faire un budget prévisionnel ?
Nous mettons également à votre disposition un modèle de planification budgétaire téléchargeable gratuitement pour vos projets.
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Budget prévisionnel de projet : qu’est-ce que la planification des coûts et pourquoi l’établir ?
La planification des dépenses d’un projet n’est rien d’autre que sa budgétisation prévisionnelle. Elle est établie avant le début du projet, afin d’estimer correctement les coûts des différents lots de travaux, des intervenants et des éventuels prestataires externes. Il faut garder à l’esprit que la planification budgétaire est basée sur une estimation : les dépenses réelles seront probablement différentes de ce qui a été estimé et prévu.
Pourquoi établir le budget prévisionnel d’un projet ? Bien que basée sur une démarche estimative, une budgétisation prévisionnelle détaillée est utile, notamment pour les deux raisons suivantes.
- La planification : pour une gestion efficace, il est indispensable de suivre de près les mouvements de trésorerie de l’entreprise. Cela inclut la planification des ressources pour tous les projets. Sans cette planification, il est impossible de connaître la viabilité d’un projet, sa rentabilité, et de déterminer ses principaux postes de dépenses.
- Le bilan : le suivi régulier des dépenses prévues et réelles, par comparaison des coûts planifiés et réels, fait partie de la gestion de projet. Une analyse des écarts permet de déterminer si les valeurs cibles et réelles divergent, et dans quelle mesure. Si les dépenses réelles sont inférieures aux prévisions, il s’agit d’un écart positif. Dans le cas contraire, l’écart est négatif. Il est important d’être vigilant avec ces chiffres pour être en mesure d’engager des actions correctives en présence d’écarts négatifs, et de les intégrer dans la planification future.
Comment faire un budget prévisionnel pour un projet ?
Pour la réussite d’un projet, de nombreux éléments doivent être pris en compte. Les interventions des différentes ressources doivent être planifiées. Outre la coordination des différents acteurs, le suivi de l’avancement et des délais, la planification budgétaire permet l’attribution correcte des ressources financières. Elle doit inclure la totalité des coûts du projet.
On distingue généralement les coûts variables et les coûts fixes. Les coûts variables dépendent du déroulement du projet et de sa consommation, contrairement aux coûts fixes.
Voici quelques exemples de coûts fixes à prendre en compte dans la planification d’un projet :
- les salaires ;
- la location de locaux ;
- les assurances ;
- les licences de logiciels ;
- la location et la réparation des machines.
Les coûts variables d’un projet peuvent comprendre :
- les coûts des matériaux ;
- les dépenses énergétiques des sites de production ;
- les services d’entreprises partenaires.
Éléments indispensables à l’établissement du budget prévisionnel d’un projet : notre modèle de planification budgétaire
Notre modèle Excel pour la planification budgétaire d’un projet est simple et vous donnera une vue synthétique de vos dépenses. Il comprend quatre onglets.
1. Frais de personnel
Cet onglet permet de lister toutes les personnes qui interviennent directement dans le projet. Les champs disponibles sont le nom, le rôle dans le projet, les qualifications professionnelles ainsi que le taux horaire avec et sans frais généraux.
2. Partenaires
Dans cette grille entrent tous les partenaires du projet et leur type d’intervention. Il peut s’agir de fournisseurs, de partenaires de recherche, ou d’entreprises intervenant dans la mise à disposition de locaux de réunion, d’événements ou de coworking.
3. Lotissement
Un projet est généralement divisé en plusieurs lots de travaux. Il peut s’agir de tâches individuelles ou de groupes de tâches. Dans le cadre du développement d’un produit, un lot peut porter sur la conception marketing. Elle peut être elle-même divisée en plusieurs tâches individuelles, comme la documentation, la stratégie marketing, ou encore la planification du lancement du produit. Dans cet onglet sont consignés tous les lots de travaux du projet, avec les dates de début et de fin, ainsi que les livrables attendus. Dans notre modèle de budget prévisionnel, les coûts de chaque lot sont automatiquement regroupés et additionnés.
4. Planification budgétaire
Cet onglet sert à planifier les coûts pour chaque lot du projet. On ne doit y saisir que les coûts liés directement au projet, car les frais généraux sont déjà consignés dans l’onglet “Frais de personnel”. Dans cette grille, les coûts sont automatiquement regroupés par type et le total général est calculé. Les colonnes G, H et J font également l’objet d’un calcul automatique :
- colonne G : extraction des données de l’onglet “Frais de personnel” ;
- colonne H : calcul à partir des heures et du taux horaire ;
- colonne J : somme des colonnes H et I.
Un modèle de gestion de budget de projet sous Excel est un outil très utile, mais il a aussi ses limites. Nous indiquons ci-dessous quand utiliser notre modèle à bon escient et dans quels cas il sera préférable d’utiliser des outils plus complets.
Planification budgétaire de projet : quels sont les meilleurs outils logiciels ?
La budgétisation prévisionnelle d’un projet ne doit pas être compliquée et chronophage. Notre modèle convient parfaitement aux petits projets. Pour gérer des projets plus importants, plus complexes ou pour la gestion multi-projets, il est recommandé d’utiliser un logiciel de gestion de projet adapté à votre entreprise et à ses besoins.
Les logiciels de gestion de projet permettent notamment d’automatiser l’attribution des tâches ainsi que d’inclure des fonctionnalités de reporting et de suivi. Beaucoup comportent des outils collaboratifs.
Exemples de logiciels :
- logiciels de gestion de projet ;
- logiciels de planification de projet ;
- logiciels de suivi de projet ;
- logiciels de gestion de portefeuille de projets.
Pourquoi le budget prévisionnel d’un projet est-il important ?
Lors de la planification d’un projet, l’accent est souvent mis sur la réalisation dans les délais impartis plutôt que sur les aspects financiers. Pourtant, ces derniers peuvent poser de sérieux problèmes, et même bloquer l’aboutissement d’un projet.
L’objectif de la planification budgétaire est de ventiler toutes les dépenses encourues et de définir un coût global en fonction duquel il est possible de décider si un projet est économiquement viable ou non pour l’entreprise.
Une planification budgétaire offre plusieurs avantages. Elle donne non seulement de la visibilité sur les coûts prévisibles, les facteurs de coûts et les éventuels risques financiers, mais elle permet également de situer les projets dans le contexte économique de l’entreprise, ce qui peut s’avérer très utile pour les budgétisations futures.
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