L’utilisation de logiciels peut-elle favoriser la flexibilité au travail et la semaine de 4 jours ?

Et si le “travailler plus pour gagner plus” répété à l’envi depuis les années 2000 laissait place aujourd’hui au “travailler mieux pour travailler moins” ? Une optique récemment défendue par les partisans de la semaine de 4 jours. Mais, comment maintenir un même niveau de productivité en moins d’heures ? Comment faire pour optimiser sa manière de travailler ? La technologie peut-elle aider en ce sens et permettre une plus grande flexibilité au travail ? 

Seriez-vous intéressé à l’idée de travailler 4 jours par semaine ? Si vous n’avez pas encore d’avis tranché, sachez que 84 % des Français interrogés ont répondu par l’affirmative à cette question, dans le premier volet de notre enquête.

Amélioration de l’équilibre vie professionnelle/vie privée, gain de temps pour soi et pour déconnecter du travail, optimisation du bien-être… Ces objectifs tant recherchés depuis la crise sanitaire pourraient être atteints, selon la plupart des employés sondés, si ce système permettait de travailler moins d’heures. Or, cette configuration n’est pas sans embûche, et certaines craintes se font sentir. En effet, comment faire en sorte que les journées ne soient pas excessivement longues ? Comment répartir la charge de travail ? Comment empêcher  des conséquences néfastes sur la santé mentale et la productivité, et éviter que le rêve d’une semaine de 4 jours vire au cauchemar ?

L’utilisation de logiciels spécialisés pourrait-elle aider les employés à optimiser leur manière de travailler, à bénéficier d’une plus grande flexibilité et à compenser une éventuelle réduction du temps de travail ? Tel est le sujet que nous abordons dans le second volet de notre enquête, menée auprès de 1 041 salariés français de PME travaillant au moins cinq jours par semaine. Une méthodologie complète est disponible à la fin de cet article.

La technologie, au service d’une plus grande flexibilité au travail et de la semaine de 4 jours ?

Quels sont les outils qui favorisent la flexibilité selon les employés ?

Quand on demande aux employés ayant recours à l’une des quatre catégories de logiciels de les évaluer, une grande majorité d’entre eux semblent convaincus de leur utilité, particulièrement lorsqu’il s’agit des outils de collaboration et des outils de communication qui ont chacun récolté 88 % des voix (contre 78 % pour les logiciels de gestion de projet et de productivité et 73 % pour les logiciels de suivi des performances et de gestion du temps).

Pour expliquer cet avis, les salariés de cet échantillon mettent en avant divers avantages tels que l’amélioration de la communication d’équipe (45 %), l’accès rapide aux informations et tâches importantes (40 %), une meilleure organisation et collaboration d’équipe (38 %), une amélioration de l’efficacité et de la productivité (30 %) ou encore une amélioration de la gestion du temps et de l’organisation du travail (25 %). Soit des facteurs qui supposent un travail plus fluide et qui participent, par conséquent, à l’efficacité individuelle et collective.

Les employés sondés ayant recours aux logiciels mentionnés font le lien entre leur utilisation et la notion de flexibilité. En effet, 86 % estiment que leur usage favorise une plus grande flexibilité non seulement du lieu mais aussi des horaires de travail. 

Aussi, selon l’ensemble de ce public, l’efficacité du travail à distance serait-elle possible grâce, essentiellement, aux logiciels de collaboration (65 %) et aux logiciels de communication (59 %). Ces deux catégories favoriseraient également la flexibilité des horaires : 38 % sont de cet avis au sujet des logiciels de communication et 35 % au sujet des logiciels de collaboration. 

En impliquant un emploi du temps réduit, la semaine de 4 jours peut représenter un palier supplémentaire vers un meilleur équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle, et une plus grande flexibilité. Pour cet échantillon d’employés sollicités dans le cadre de notre enquête, ce sont les logiciels de gestion de projet et de productivité (33 %) ainsi que les logiciels de communication (31 %) qui contribueraient le plus à rendre possible ce système. 

L’efficacité de ces différents outils soulevée, les Français que nous avons interrogés estiment-ils que la PME où ils officient devrait investir davantage dans des logiciels pour augmenter la flexibilité ?

Investir plus dans les logiciels pour “travailler mieux” ?

Même si ces logiciels sont majoritairement jugés utiles et efficaces, 36 % des employés les utilisant supposent que leur entreprise ne prévoit pas d’investir dans des outils cette année pour permettre une plus grande flexibilité du lieu et des horaires de travail.

En revanche, 32 % des salariés ayant recours à des logiciels affirment que leur entreprise a pour projet d’acquérir davantage d’outils favorisant la flexibilité au travail. Quand on demande à cette partie de notre panel si leur entreprise devrait investir davantage dans ce type de logiciels, 68 % répondent par l’affirmative. Aussi les points forts de ces outils, notamment liés à une amélioration de la productivité et de la communication, encourageraient-ils ces salariés à y avoir davantage recours, probablement afin de bénéficier d’une plus grande flexibilité, qu’elle concerne le lieu de travail, les horaires ou la mise en place d’une semaine de 4 jours. 

Or, une étude que nous avons menée en 2022 sur la digitalisation des entreprises a mis en lumière que le contexte récent de la crise sanitaire a, certes, permis d’accroître la flexibilité de certains employés suite à l’essor du télétravail mais qu’elle s’était accompagnée d’un système de surveillance renforcé par le biais d’outils, entre autres de communication et de gestion du temps, dont les conséquences néfastes sur le moral ou la confiance sont généralement pointées du doigt par les collaborateurs.

Ainsi, cette flexibilité amplifiée serait-elle acceptée même dans le cas où elle impliquerait une surveillance accrue ? C’est ce que nous avons demandé à l’ensemble de l’échantillon d’employés de notre enquête.

Une surveillance tolérée pour bénéficier d’une plus grande flexibilité au travail

Il semblerait que le désir d’avoir un emploi du temps moins strict l’emporte sur les effets négatifs supposés de la surveillance : 70 % des employés sollicités pour notre enquête accepteraient une plus grande flexibilité au travail même si cela signifiait plus de contrôle sur l’exécution de leurs tâches. 

Une partie de notre panel associe même certains avantages à ce principe. Pour 34 %, une surveillance accrue leur permettrait d’identifier les points à améliorer et d’augmenter la productivité. 29 % considèrent que cela les aiderait à se sentir plus responsable de leurs actions et 22 % que cela les motiverait à travailler plus dur. Toutefois, ils sont 29 % à penser que la surveillance accrue n’aurait aucun impact positif sur leur travail.

En ce qui concerne les inconvénients, 53 % estiment que la surveillance accrue serait une source de stress. Or, ce sentiment pourrait avoir à terme un impact néfaste sur la motivation, et donc l’efficacité et la productivité. Ce qui mettrait à mal la réussite d’un système permettant plus de flexibilité horaire, notamment celui de la semaine de 4 jours avec emploi du temps réduit, le travail n’étant pas optimisé et les réductions des heures étant difficilement compensées. 

Par ailleurs, 37 % affirment qu’une surveillance accrue les rendrait méfiants vis-à-vis de leur entreprise quand 27 % estiment qu’ils auraient l’impression que leur vie privée n’est pas respectée. Aussi le principe de contrôle de l’exécution des tâches posent-ils une question éthique relative au type d’informations suivies, collectées et traitées. Si le code du travail autorise les entreprises à surveiller l’activité de leurs employés, la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) souligne que certaines limites existent et valorise une surveillance, fondée sur un intérêt légitime pour l’organisation, qui n’est pas permanente et qui ne suit pas un objectif caché. 

Aussi serait-il recommandé pour les entreprises qui souhaitent pratiquer la surveillance de leurs équipes de :

• faire preuve de transparence sur les paramètres surveillés,
• mettre en place une politique claire, orientée vers le bien-être des salariés,
• utiliser la surveillance à bon escient, en permettant notamment une meilleure répartition des tâches et en détectant les problèmes qui ralentissent le bon déroulement d’un projet.

Associées à une surveillance modérée respectant ces comportements, les différentes catégories de logiciels cités plus haut peuvent participer à instaurer un environnement de travail qui stimulerait l’engagement des collaborateurs et leur permettraient ainsi d’être plus efficaces malgré une réduction éventuelle des horaires travaillés émanant de l’introduction d’une semaine de 4 jours.

Flexibilité et semaine de 4 jours : les conditions pour garantir une meilleure organisation du travail 

Les résultats de notre enquête montrent que l’utilisation de certaines catégories de logiciels pourrait signifier plus de flexibilité pour les employés interrogés, et favoriser la mise en place d’une semaine de 4 jours. Ceci en leur permettant d’optimiser le travail individuel et en équipe, d’accroître leur productivité et de compenser une réduction éventuelle des horaires de travail. Dans un contexte où les projets doivent être réalisés dans un laps de temps plus court, il pourrait être tentant pour des organisations de mettre en place une surveillance accrue afin de s’assurer de la productivité de chacun. Toutefois, même si une majorité de salariés accepteraient ce principe afin de bénéficier de plus de flexibilité, les effets négatifs sur le bien-être et la confiance se doivent d’être pris en compte afin d’éviter qu’ils nuisent à la productivité et donc à la réussite de la semaine de 4 jours.

De plus, bien au-delà de la surveillance, certains comportements et usages peuvent redéfinir la culture d’entreprise et aider les collaborateurs à “travailler mieux” dans le cadre d’un emploi du temps réduit tels que :

• impliquer les salariés dans cette nouvelle organisation,
• redéfinir l’organisation du travail et hiérarchiser les tâches,
• instaurer une relation de confiance,
• mettre l’accent sur la communication en favorisant les échanges et les feedbacks,
• mettre en place des indicateurs de performance,
• acquérir des outils qui permettent de fluidifier la communication et de suivre l’évolution des projets et des performances,
• définir des plages horaires pour le travail individuel et d’autres pour le travail en équipe,
• évaluer l’utilité de chaque réunion et éliminer celles qui sont superflues.