Qu’est-ce qu’une dataroom virtuelle ? Définition, outils et conseils

Comme la crise du COVID-19 perdure, une grande partie des travailleurs officient depuis leur domicile. Mais de nombreux entrepreneurs se rendent compte qu’ils n’ont pas accès à toutes les données nécessaires de chez eux. Dans certains cas, parce qu’elles sont confidentielles. Dans d’autres, parce qu’ils ne les ont pas enregistrées sur un serveur centralisé.

Une dataroom virtuelle est une solution à valeur ajoutée qui permet aux entreprises d’enregistrer leurs données en toute sécurité dans un seul et même endroit afin de gérer la dispersion de la main-d’œuvre.

Qu’est-ce qu’une dataroom virtuelle ?

Une dataroom virtuelle est une archive en ligne hautement sécurisée où l’on stocke des documents, comme des documents confidentiels tels que des transactions financières, des documents d’assurance, des brevets, et d’autres documents de due diligence. Une dataroom virtuelle abrite principalement tous les documents importants de votre entreprise.

Aujourd’hui, les datarooms virtuelles sont de plus en plus utilisées par :

• les banques, les compagnies d’assurance et autres établissements financiers ;
• les cabinets d’avocat, les agences de conseil et les bureaux comptables ;
• l’immobilier, le commerce et les entreprises de courtage ;
• les grandes et petites entreprises qui souhaitent partager des documents confidentiels en ligne avec leurs employés, partenaires commerciaux ou clients.

Quels avantages une dataroom virtuelle peut-elle apporter aux PME ?

Les principaux avantages sont la sécurité et la disponibilité centralisée garanties par :

• des procédures avancées d’authentification multifacteur pour empêcher les hackers d’accéder à vos documents ;
• le chiffrement avancé pour le transfert et le stockage des données ;
• les droits d’accès qui déterminent les membres du personnel qui sont autorisés à réaliser certaines actions ;
• l’accès à tous les documents en un seul et même endroit (disponible pour le personnel à tout moment et de n’importe où) ;
• l’enregistrement et le signalement des modifications apportées aux documents (qui a modifié quoi et quand).

Partage des informations

Grâce à une dataroom virtuelle, vous pouvez partager des documents avec des personnes internes et externes à l’entreprise. L’administrateur détermine les documents qui peuvent être partagés, et à qui ils peuvent être transmis. Il définit également les droits d’accès déterminant les personnes autorisées à lire, modifier, mettre en ligne ou télécharger les documents. Une distinction utile pour la direction et les employés qui travaillent dans le Cloud, mais qui peut l’être aussi pour les clients. Ces derniers peuvent ainsi consulter leurs contrats et les conditions de livraison.

Datarooms virtuelles temporaires

Une dataroom électronique ne doit pas forcément être éternelle. Vous pouvez louer une dataroom temporaire pour notamment négocier un contrat avec un gros client, réaliser un audit ou travailler sur un projet spécifique. Elle permet d’économiser les frais de déplacement et de logement étant donné que les différentes parties peuvent travailler sur les documents et se les échanger de manière directe et confidentielle.

Quelles sont les grandes différences entre une dataroom virtuelle et le stockage dans le Cloud ?

Les entreprises disposent aujourd’hui d’un grand choix de solutions (gratuites) de stockage dans le Cloud, telles que

,  ,   et  .

Les trois différences principales entre une solution générique de stockage dans le Cloud et une dataroom virtuelle sont :

• Les datarooms virtuelles sont conformes aux normes de sécurité les plus strictes. Le risque que des cybercriminels volent les données est nul (ou presque). Le logiciel utilise un chiffrement avancé et des clés chiffrées pendant le transfert et le stockage des données. Les fichiers peuvent uniquement être lus par les personnes autorisées. Les solutions génériques de stockage dans le Cloud ne proposent pas ces types de protection.
• Les datarooms virtuelles intègrent un logiciel de gestion des documents. Ce dernier enregistre et signale toutes les actions que subit un document.

Étapes pour installer une dataroom virtuelle

L’installation d’une dataroom virtuelle nécessite de réaliser un inventaire complet des données que vous souhaitez y inclure. Vous vous ferez ainsi une bonne idée de la taille qu’elle doit faire. Vous pourrez ensuite commencer à chercher un fournisseur.

Outre le prix, voici quelques facteurs à prendre en compte :

1. La sécurité : optez pour un fournisseur qui propose un chiffrement de haut niveau, c’est-à-dire au moins une procédure d’authentification à deux facteurs.
2. La gestion et le contrôle des documents : quelles fonctionnalités la dataroom virtuelle propose-t-elle ? Quelles sont les options pour consigner les autorisations liées aux utilisateurs et aux documents ? Quelles sont les options de signalement ?
3. La facilité d’utilisation et l’accessibilité : pouvez-vous également y accéder à l’aide d’un smartphone ou d’une tablette ? Que se passe-t-il si plusieurs utilisateurs souhaitent travailler en même temps ?
4. L’assistance : l’assistance 24 h/24 et 7 j/7 est particulièrement utile si vous êtes actif sur des marchés internationaux.

5 datarooms virtuelles que les PME doivent connaître

Les logiciels pour datarooms virtuelles sont basés dans le Cloud, de sorte que vous ne devez pas les installer : une connexion à Internet suffit. Vous trouverez notre méthodologie complète à la fin de cet article. Les logiciels sont présentés ici par ordre alphabétique.

Box

Note globale : 4,3/5

Box est un logiciel plus léger que ceux présentés dans cet article, mais dont les fonctionnalités sont amplement suffisantes pour profiter des datarooms. Certains utilisateurs signalent un problème de vitesse de mise en ligne des fichiers, mais la version la plus basique vous permet de louer une dataroom virtuelle pour 4,50 € par mois et par utilisateur, facturés annuellement.

À ce prix, vous aurez accès aux fonctionnalités suivantes :

• une période d’essai de 14 jours ;
• 100 Go de stockage ;
• maximum 10 utilisateurs ;
• Box est toujours gratuit avec un utilisateur, ce qui convient parfaitement aux freelances.

Clinked

Note globale : 4,7/5

Clinked est une plateforme unique rapide à installer, offrant un tableau de bord clair qui donne des informations instantanées sur les activités des groupes (de projets) et des comptes. Vous restez informé sur les fichiers importants à l’aide de notifications envoyées par e-mail. La dataroom de Clinked est disponible à partir de 71 € par mois (facturés annuellement) et propose :

• un essai de 10 jours avec 10 utilisateurs ;
• 100 Go de stockage ;
• jusqu’à 100 utilisateurs et un nombre illimité d’”utilisateurs secondaires” ;
• Une intégration à
  Zapier
   est possible pour agrandir la dataroom et l’intégrer à d’autres plateformes.

iDeals Virtual Data Room

Note globale : 4,8/5

Dotées de nombreuses fonctionnalités, cette dataroom offre une protection contre la prise de captures d’écran et de photos des documents. Cette dataroom électronique peut être installée sans nécessiter de connaissances informatiques poussées. En outre, iDeals propose à ses utilisateurs une formation gratuite avec les packs Pro et Business. Vous pouvez travailler avec la dataroom iDeals à partir de 88 € par mois (facturation annuelle) et ainsi avoir accès à :

• un essai gratuit de 30 jours ;
• 500 Mo de stockage maximum ;
• 10 utilisateurs, 2 administrateurs et une room dédiée à un projet maximum ;
• la fonctionnalité glisser-déposer pour déplacer facilement et rapidement des fichiers dans la dataroom.

Koofr

Note globale : 4,6/5

Grâce à Koofr, vous pouvez connecter vos comptes existants à différents espaces de stockage en ligne tels que 

 ou  . Vous avez l’application Koofr sur votre smartphone ou votre ordinateur de bureau ? Vous pourrez alors automatiquement synchroniser tous les documents et les photos. Bien qu’elle soit limitée, cette dataroom est idéale pour un premier essai. La version gratuite vous propose 2 Go de stockage. La version payante la plus simple coûte 6 € par an et propose les fonctionnalités suivantes :

• 10 Go de stockage ;
• partage illimité de liens (protégés par un mot de passe) vers des documents ;
• taille de fichier illimitée.

Onehub

Note globale : 4,5/5

Onehub fait la distinction entre les abonnements payants et gratuits. Les utilisateurs ayant souscrit un abonnement gratuit peuvent uniquement consulter, imprimer et télécharger jusqu’à 200 documents. La plateforme s’intègre à

 et à  . Le tableau de bord donne aux utilisateurs un aperçu clair des actions effectuées dans leur espace de travail virtuel. Le plan le plus basique coûte 12,50 $ (environ 11 €) par mois, facturés annuellement, et comprend :

• une période d’essai de 14 jours ;
• minimum 3 utilisateurs avec abonnement payant (+200 utilisateurs à abonnement gratuit) avec un maximum de 50 espaces de travail ;
• 1 To de stockage maximum ;
• 20 % de remise pour les associations sans but lucratif et les écoles.

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