Les bouleversements induits par la pandémie marqueront un avant et un après COVID-19 dans les mentalités. La survie d’une activité mise à mal par le contexte, les défis inhérents à la croissance d’une PME, la capacité à s’adapter à de nouveaux paramètres tels que ceux relatifs aux nouveaux modèles et logiciels de télétravail sont autant de problématiques du monde professionnel actuel.
Une situation comme celle de la crise sanitaire a mis certaines entreprises au pied du mur. Entre réorganisations internes et fluctuations des besoins et de la demande, elles ont dû parfois se réinventer et souvent s’adapter.
Comment s’adapte-t-on à une telle situation ? Quels sont les logiciels qui accompagnent ces changements et cette adaptation ? Quels ont été les défis et les accomplissements ? Le modèle de télétravail a-t-il perduré aujourd’hui ?
GetApp a recueilli le témoignage de 5 PME qui ont connu une croissance significative pendant la période de COVID-19. Nous avons voulu savoir dans quelle mesure cette crise a provoqué une croissance inattendue et la manière dont ces entreprises ont surmonté le défi de gérer une activité en temps de crise.
Voici les 5 intervenants qui ont accepté de partager leur témoignage :
- Alexis Zerbib, fondateur de Cyclofix, entreprise de réparation de vélos et de trottinettes.
- Séverin Prats, cofondateur et président d’éthi’Kdo, coopérative de cartes cadeaux éthiques, solidaires et écologiques.
- Antoine Petit, gérant de Babasport, agence d’activités de team building et de loisirs sur mesure.
- Clément Pontegnier, fondateur d’Escape Kit, entreprise de création de jeux pour les particuliers.
- Maxime Meregnani, cofondateur, et Arotiana Razafimanantsoa, responsable marketing et communication de Tshoko, agence de design sonore.
Croissance et adaptation : deux cas de figure en temps de pandémie
S’adapter aux circonstances
S’adapter à des changements imprévus est un défi pour toute entreprise. Cela peut autant être la perte d’un projet, celle d’un client important ou de la survenue de bouleversements opérationnels comme ceux provoqués par la crise de COVID-19.
Cela peut également engendrer une croissance soudaine.
Lorsque l’on est une petite, voire une très petite entreprise, l’enjeu est de taille : obtenir des nouveaux projets créent des opportunités de recrutement et nécessite une structure adaptée à cette nouvelle donne. Cela arrive lorsque le produit ou service que l’on propose devient soudain plus “essentiel” qu’auparavant ou rencontre un regain d’intérêt, répond à de nouveaux principes de vie ou une soudaine nécessité.
En ce qui concerne Escape Kit, Clément Pontegnier, fondateur de l’entreprise, explique que l’entreprise a doublé ses effectifs en passant de 4 à 8 membres dans l’équipe. C’est l’effet confinement qui a donné l’élan de cette croissance. “Les familles se sont retrouvées confinées et nos jeux sont conçus pour occuper les enfants pendant plusieurs heures de manière intelligente et ludique, le tout sans écran”, commente-t-il.
Le divertissement était alors bienvenu, mais se heurtait au défi de la surutilisation des appareils électroniques. En devenant un service particulièrement recherché, les entreprises du même secteur ont dû adapter leur capacité de production et par conséquent, leurs effectifs.
Pour Cyclofix, l’accélération de l’activité économique a été observée à la sortie du confinement où les déplacements à vélo ont explosé et avec eux, les besoins de maintenance et de réparations. Alexis Zerbib, fondateur de l’entreprise, commente : “Cyclofix croît chaque année mais la pandémie a accéléré notre développement. Notre activité a même été multipliée par 10”. Les restrictions de déplacements et le manque d’activité dû au confinement, puis la prise de conscience de l’urgence écologique ont amené bien des gens à repenser leurs modes de vie.
En janvier 2020, l’entreprise éthi’Kdo comptait 4 employés. Depuis, l’équipe a grandi et compte désormais 15 personnes. Si le confinement a provoqué un arrêt des discussions commerciales, “la croissance s’est manifestée significativement en fin d’année 2020 grâce au développement de notre cible : les comités d’entreprise, souhaitant offrir des cadeaux écologiques à leurs salariés.”, commente Séverin Prats, cofondateur et président de l’entreprise.
Se réinventer contre vents et marées
Par ailleurs, la fermeture de locaux commerciaux a provoqué un branle-bas de combat chez les entreprises dont l’activité dépend principalement des espaces extérieurs ou des magasins physiques. Pour ces PME, il a fallu faire preuve de réactivité et d’inventivité.
Antoine Petit, gérant de Babasport, explique leur cas de figure : “En tant qu’entreprise du secteur touristique, notre principale fierté est d’avoir su résister à cette crise que nous avons encaissée de plein fouet.” Par la suite, la croissance a pu être observée lo rs des deux confinements qu’a connu la France, en juin 2020 et en mai 2021. Selon lui, la croissance a été possible “grâce à la remise en cause et à la restructuration de notre entreprise”.
De son côté, Maxime Meregnani, cofondateur de l’agence Tshoko, raconte qu’ils ont pu recruter une personne supplémentaire, malgré l’impossibilité d’accompagner les établissements clients dans leur habillement musical. “La pandémie nous a plutôt poussés à être réactifs et à penser à de nouvelles solutions pour répondre aux nouveaux besoins de nos clients et à la métamorphose des points de vente.”
Télétravail, modèle hybride ou présentiel ?
Le travail à distance peut s’avérer un modèle d’organisation adéquat pour les entreprises digitalisées. Les nombreux outils de télétravail disponibles sur le marché du logiciel ont su répondre aux nouvelles exigences des équipes dispersées. Alors que l’on semble encore tâtonner vis-à-vis d’une reprise en présentiel partielle ou totale, le modèle hybride s’impose presque naturellement.
Cyclofix a adopté un mode de travail hybride, avec une obligation de présence de 2 jours minimum par semaine pour les collaborateurs de la région parisienne, et a su constituer un tiers de ses effectifs en dehors de Paris. Alexis Zerbib commente : “Ce système fonctionne bien et permet aux salariés (souvent parents) de gérer vie de famille et professionnelle de manière fluide et flexible. Toute l’équipe plébiscite ce mode de travail hybride.”
“Nous avons mis en place un mode hybride avec une seule règle : chaque équipe doit se retrouver pour travailler en présentiel 2 jours minimum par semaine.”
– Alexis Zerbib, fondateur de Cyclofix
Chez Escape Kit, avant même la pandémie, “l’idée du 100% télétravail était à l’ordre du jour. Nous nous retrouvons parfois dans des espaces de coworking et nous nous retrouvons tous les 2 mois en présentiel” explique Clément Pontegnier.
“Le télétravail a été un facteur de réussite car nous sommes autonomes, moins fatigués par les transports et avons donc plus de temps pour notre vie personnelle. C’est un vrai plus !”
– Clément Pontegnier, fondateur d’Escape Kit
Les espaces de coworking où les employés d’éthi’Kdo avaient leurs habitudes ayant fermé, le télétravail s’est donc imposé. “Chacun organise désormais son temps comme il le souhaite, entre le domicile et nos nouveaux locaux. Certains salariés en ont même profité pour déménager à Toulouse ou Orléans.” relate Séverin Prats.
“Notre pic d’activité a lieu aux mois de novembre et de décembre, ce que nous appréhendions car cela représente plus de 70 % de notre activité. La période s’est très bien déroulée et nous sommes désormais dans un modèle hybride.”
– Séverin Prats, cofondateur et président d’éthi’Kdo
Chez Babasport, on est à 80 % du temps en télétravail.
“La mise en place a été compliquée mais maintenant nous en sommes très satisfaits, cela nous permet de réduire les coûts, d’optimiser notre temps de travail, d’être moins stressés et aussi d’être plus proches de nos familles.”
– Antoine Petit, gérant de Babasport
L’agence Tshoko a d’abord adopté le télétravail, pour ensuite évoluer vers un modèle hybride. “Nous avons adopté pendant un temps le télétravail, puis au déconfinement nous avons évolué vers un modèle hybride. Dès que cela a été possible, l’équipe s’est naturellement motivée à reprendre le présentiel.” analyse Arotiana Razafimanantsoa.
“Le télétravail durant le COVID-19 nous a permis de travailler sur des sujets de fond, de repenser et d’approfondir nos différentes stratégies, notamment celles de relation client et de référencement naturel.”
– Arotiana Razafimanantsoa, responsable communication chez Tshoko
Pour soutenir ces nouvelles circonstances aussi soudaines qu’imprévues, pour survivre mais aussi pour inscrire cette croissance sur le long terme, certains outils logiciels sont devenus indispensables.
Quelques outils conseillés pour accompagner les PME dans leur développement
Certains outils sont particulièrement pertinents pour le télétravail, mais servent également aux équipes en présentiel. Le système de cloud computing rend possible l’adoption d’outils pertinents, sur toutes les machines, quel que soit le lieu de travail que l’on a choisi.
Collaboration et communication
La communication est la base du travail en entreprise. Une fois en télétravail, les entreprises ont su adopter les outils vidéos et de chat pour maintenir une certaine organisation.
- Les logiciels de communication d’équipe se présentent souvent sous forme de messagerie en direct (écrite et/ou téléphonique/vidéo) et permettent l’échange d’informations et de documents.
- Les logiciels de visioconférence permettent d’organiser des réunions d’équipe à distance à l’aide de la vidéo, de créer des enregistrements ainsi que de partager des présentations en direct.
- Les outils collaboratifs sont des plateformes regroupant des fonctionnalités de communication mais aussi des fonctionnalités aussi diverses que l’organisation des tâches et la création de tableau blanc pour le brainstorming.
Gestion de projet
Les outils d’organisation de projet et de tâches s’ajoutent à la liste des instruments utiles au développement d’une PME
- Les outils de gestion de projets centralisent toutes les informations, calendriers, parties prenantes des projets en cours.
- Les logiciels de gestion des tâches permettent la création de listes de tâches et de sous-tâches, et de les valider afin de suivre la progression d’un projet.
Marketing
Côté marketing, les outils dédiés permettent de créer et suivre des campagnes marketing et d’atteindre ses clients existants ou potentiels.
- Les logiciels d’email marketing servent à créer et gérer les campagnes sur le web et aident à l’acquisition et à la fidélisation de clients.
- Les logiciels de marketing automation permettent de programmer l’envoi d’e-mails selon des triggers marketing et de créer des rapports d’analyse.
La relation client a également été un point crucial dans ces changements opérationnels, d’autant plus avec la distanciation sociale requise par la crise sanitaire.
Service client
- Les logiciels CRM servent à gérer le portefeuille clients et à suivre les interactions sur plusieurs canaux de communication.
- Les logiciels de helpdesk (ou support client) permettent aux clients d’établir un contact avec l’entreprise et de résoudre des problèmes liés à une commande ou un service, et d’améliorer l’expérience client.
Lorsque les défis deviennent des accomplissements
Les défis en temps de crise ne manquent pas, mais les accomplissements sont d’autant plus à souligner, et certaines actions permettent de rebondir : développer sa visibilité en ligne, affiner sa stratégie SEO ou encore renforcer sa communication avec ses clients.
Alexis Zerbib évoque le modèle de travail hybride, plébiscité par toute l’équipe, qui a contribué à établir un équilibre entre vie privée et vie professionnelle. Séverin Prats cite l’adoption réussie d’un CRM pour la fluidité de la relation clients. Antoine Petit explique que la restructuration et la souplesse dans l’organisation a permis de gagner en flexibilité et en réactivité. Clément Pontegnier évoque la refonte de leurs jeux et le renforcement de leur visibilité à travers des partenariats. Enfin, Maxime Meregnani et Arotiana Razafimanantsoa expliquent avoir mis en place une stratégie de customer success et le développement de nouvelles fonctionnalités produit, avec succès, pour s’adapter à la situation de crise.
Si les obstacles sont parfois impossibles à prévoir, il existe de nombreux outils à disposition des entreprises pour s’adapter à diverses situations, les aider à résoudre certaines problématiques et les accompagner dans leur croissance.
