Au cours de votre vie professionnelle, combien d’heures avez-vous passées à chercher un document ? Combien de fois avez-vous paniqué en fouillant parmi des répertoires numériques en quête d’un fichier crucial ?
Si cela vous rappelle de mauvais souvenirs, vous pourriez bien bénéficier de l’utilisation d’un logiciel de gestion électronique des documents. Ce type d’outil est crucial pour toute organisation dont les employés collaborent à distance. Vous pouvez stocker tous vos documents dans un seul espace facile d’accès, ce qui vous facilite la vie quand vous passez d’un appareil à un autre, ou si vous collaborez avec des équipes situées dans différentes régions du globe.
Vous pensez adopter un système de gestion des documents sécurisé ? Vous tombez bien ! Nous avons préparé une liste d’astuces et d’avantages pour vous guider dans cette transition, ainsi qu’un aperçu des plateformes les plus populaires.
Les avantages d’un système de gestion des documents
Si vous demandez à un professionnel ce qu’il pense d’un système de gestion électronique des documents (ou outil GED), il vous dira sans hésiter à quel point cela lui a facilité la vie. Mais si vous ne savez toujours pas si cela vaut la peine de passer à un nouvel outil, lisez la suite. Nous avons compilé pour vous les avantages d’un système de gestion des documents :
Une organisation améliorée
Sans surprise, c’est votre organisation au quotidien qui va être repensée avec ce type d’outil. Tous vos documents sont sauvegardés dans un seul espace accessible depuis n’importe quel appareil approuvé, et vous pouvez utiliser des fonctions de recherche intelligentes qui vous faciliteront la vie.
Une collaboration rationalisée
La plupart des outils GED vous permettent de créer des documents “en direct”. Cela veut dire que si vous travaillez en équipe, vous n’aurez pas à vous envoyer des versions mises à jour d’un même document à chaque fois que quelqu’un y apporte des modifications. À la place, tout changement apporté sera visible dans le document en direct et enregistré dans le système.
Une sécurité accrue
Un bon système de gestion documentaire est équipé de fonctionnalités de sécurité conçues pour garantir la confidentialité de vos données. Vous pouvez restreindre l’accès à n’importe quel document, et si l’appareil d’un de vos collaborateurs est volé ou perdu, vous pouvez simplement interdire l’accès au périphérique compromis.
Une sauvegarde facilitée
Le stockage de documents traditionnel se traduit par la sauvegarde de documents sur des disques durs. Cela signifie que si votre ordinateur tombe en panne, vous perdrez tous les fichiers qui y sont stockés. Avec un système de gestion électronique des documents, vous n’avez plus à vous inquiéter : tout est sauvegardé dans le cloud. En plus, vous gagnerez de l’espace sur vos disques durs physiques.
Comment créer un système de gestion des documents ?
L’outil que vous choisissez pour enregistrer vos documents en ligne est un élément vital de votre système de gestion, mais quelle que soit la plateforme que vous choisissez, vous devrez vous préparer.
Voici les étapes à suivre pour amorcer la transition d’un stockage physique à un stockage numérique :
Faites l’inventaire de vos documents existants
Pour passer à une plateforme de gestion des documents, vous devez commencer par télécharger vos fichiers existants. Il s’agit peut-être de l’étape la plus chronophage. Vous devrez vous faire aider, car chaque personne ayant créé et enregistré des documents doit vous prêter main-forte. Vous devrez déterminer quels sont les documents à enregistrer et ceux dont vous pouvez vous débarrasser. C’est le moment idéal pour supprimer des documents en double ou obsolètes.
Créez des dossiers
La plupart des systèmes de gestion des documents vous permettent de créer des dossiers qui vous aideront à rester organisé. Vous vous remercierez d’avoir créé des dossiers quand vous chercherez un document précis. Commencez par les dossiers dits parents. Par exemple, vous pouvez avoir un dossier “Marketing”, un autre “RH” et un troisième “Finance”. Ensuite, prévoyez des sous-dossiers dits enfants, comme “Branding”, “Documents personnels” ou “Formulaires compta”.
Choisissez une convention de dénomination
Au sein de votre système de gestion numérique, vous pourrez trier les documents par ordre alphabétique. Vous devrez donc vous tenir à une convention de dénomination à respecter pour tous les fichiers, dans l’ensemble de votre entreprise. La plupart des entreprises utilisent la date de création des fichiers pour les nommer, en commençant par l’année. Un document peut ainsi être appelé “2020-avril-3 article de blog”. Vous pouvez également utiliser des mots tels que “Brouillon”, “v2” ou “Final” pour indiquer le statut de validité du document dans vos processus internes.
Définissez des règles et des normes de sécurité
La sécurité accrue est l’un des points forts des systèmes de gestion documentaire en ligne, mais seulement si vos collaborateurs et vous-même vous y tenez. Une fois que vous avez déterminé les paramètres de sécurité que vous souhaitez suivre, créez un guide pour vos employés pour qu’ils suivent ces règles pour chaque document qu’ils créent.
Logiciels gratuits de gestion électronique des documents : les avis des utilisateurs
Vous trouverez ci-dessous un aperçu des plateformes de stockage de documents les plus fréquemment utilisées. Nous les avons triées en commençant par les plus plébiscitées selon le score de recommandation des utilisateurs, et vous présentons des informations cruciales telles que leur note globale, la facilité d’utilisation, la qualité du service client, le coût et les fonctionnalités principales.
Pour une méthodologie détaillée sur la façon dont nous avons établi cette liste, voir au bas de l’article.*
1.
- Note globale : 4,7/5
- Fonctionnalités : 4,5/5
- Simplicité d’utilisation : 4,7/5
- Support client : 4,3/5
- Score de recommandation utilisateur : 9,2/10
Google Docs est un système de gestion des documents tout-en-un utilisé par des milliers d’organisations à travers le monde. Si votre organisation a déjà Gmail ou une autre application Google, vous n’aurez aucun mal à passer à Google Docs.
Google Docs fait partie de la suite d’outils disponibles sur Google Drive, un système de stockage dans le cloud qui vous permet de créer et gérer tous vos documents, que ce soit des photos, des vidéos, des feuilles de calcul ou des présentations, et ce depuis un seul et même emplacement.
Les amateurs de Google Docs apprécient son interface simple ainsi que le partage et la collaboration facilités. Vous pouvez télécharger des outils existants d’un simple glisser-déposer. Cela vous facilite la tâche si vous devez transférer des fichiers stockés sur disques durs vers Google Docs.
2.
- Note globale : 4,5/5
- Fonctionnalités : 4,4/5
- Simplicité d’utilisation : 4,5/5
- Support client : 4,2/5
- Score de recommandation utilisateur : 8,6/10
Dropbox figure parmi les systèmes de gestion des documents les plus courants à l’heure actuelle. Environ 500 millions d’utilisateurs dans le monde entier ont opté pour ce service en ligne. Il s’agit d’un outil facile à utiliser, avec une interface glisser-déposer pour aisément transférer des fichiers, et ce quel que soit le nombre d’utilisateurs.
Dropbox est hébergé dans le cloud mais les utilisateurs peuvent aussi installer une extension sur leurs appareils personnels et travailler hors ligne. Il n’existe aucune restriction quant aux types de documents que vous pouvez enregistrer sur Dropbox. Si votre organisation utilise divers formats de documents, Dropbox pourrait bien vous séduire.
3.
- Note globale : 4,3/5
- Fonctionnalités : 4,3/5
- Simplicité d’utilisation : 4,4/5
- Support client : 4,2/5
- Score de recommandation utilisateur : 8,4/10
Avec Box, vous pouvez accéder à n’importe quel fichier stocké depuis n’importe quel appareil ou navigateur. Cela peut s’avérer extrêmement utile quand vos collaborateurs travaillent sur différents modèles smartphones ou ordinateurs.
Les utilisateurs de Box apprécient tout particulièrement les fonctionnalités de partage de la plateforme. En seulement quelques clics, les employés peuvent partager entre eux tout type de document enregistré. Vous pouvez également assigner des rôles d’administrateur à certains individus de votre organisation. Ces derniers pourront contrôler les options de partage et de stockage, renforçant ainsi la sécurité des fichiers les plus confidentiels dans le cloud.
L’organisation est reine
Si vous n’avez jamais utilisé de système de gestion électronique des documents, vous hésitez peut-être à passer à une nouvelle plateforme.
Comme toute transition, cela ne se fera pas sans quelques heurts, mais vous constaterez rapidement que l’organisation et la sécurité accrues valent bien l’effort de migrer vos documents vers un système de gestion des documents.
Méthodologie
Parmi les logiciels de gestion de documents listés sur GetApp.fr, nous avons sélectionné ceux répondant aux critères suivants (recherche menée le 16 mars 2020) :
- Note globale minimum de 4,5 sur 5
- Note de simplicité d’utilisation et de support client minimum de 4 sur 5
- Plus grand nombre d’avis reçus
- Nous avons enfin finalisé la liste à l’aide du nombre de recherches mensuelles effectuées pour chaque outil à l’aide d’un logiciel de recherche par mot-clé.
