Réussir son déploiement logiciel en 6 conseils stratégiques

Publié le 11/08/2021 par Zach Capers, Rahul Kumar et Caroline Rousseau

Que vous vouliez passer d’un logiciel de tableur à un logiciel de Business Intelligence ou que vous ayez besoin d’un logiciel pour centres de services pour remplacer votre ancien système d’e-mails, le choix d’un Software-as-a-Service (SaaS) correspondant le mieux à vos besoins n’est que la première étape d’un long processus.

déploiement d'une application

L’absence de planification pour le déploiement d’un logiciel peut générer des attentes irréalistes, avoir des impacts inattendus et provoquer une certaine frustration chez les employés.

On a parfois tendance à se concentrer davantage sur le produit à acheter plutôt que sur son implémentation. Le fait est qu’un logiciel professionnel est surtout commercialisé pour ses fonctionnalités sans forcément présenter tous les défis de sa mise en œuvre.

Heureusement, grâce à une bonne planification et à notre modèle de plan de déploiement logiciel, il est possible d’éviter les écueils liés à l’implémentation d’un nouvel outil. Pour y parvenir, suivez nos 6 conseils stratégiques.

Modèle de plan de déploiement d’un logiciel en 6 stratégies clés

1. Vos besoins doivent correspondre à l’offre du fournisseur

Concentrez-vous sur ce que le logiciel est censé faire pour votre organisation plutôt que ce qu’il est capable de faire.

En effet, les logiciels professionnels ne sont pas uniquement conçus pour votre organisation, mais pour le plus grand nombre d’entreprises possible. Ne vous laissez pas distraire par un site web attrayant ou par la démarche commerciale sympathique de votre fournisseur. Rappelez-vous que vous n’achetez pas un gadget, mais un logiciel professionnel visant à simplifier vos processus existants ou à définir ceux en devenir.

Cela signifie qu’il va falloir adapter le flux des tâches pour l’insérer dans la structure du nouveau logiciel. Lorsque vous échangez avec le fournisseur, votre but est de déterminer exactement comment vos processus peuvent s’adapter à leur produit et si le résultat aide nettement votre organisation à atteindre ses objectifs.

Évaluez bien le niveau de soutien qui est proposé, pendant et après le déploiement d’une application. Vérifiez si une formation en ligne est bien proposée par votre fournisseur. Pourrez-vous bénéficier d’un soutien technique 24 h/24 ou devrez-vous vous débrouiller sans leur aide ? Les réponses à ces questions peuvent varier selon le contrat que vous choisissez.

Si vous adoptez une solution SaaS, vous autorisez de fait un tiers à accéder aux données de votre organisation. Pour limiter les problèmes de conformité sur la protection des données, il faut vérifier que le logiciel en question corresponde bien aux standards et certifications de votre secteur d’activité.

2. Effectuez un audit préalable

Avant toute décision, assurez-vous de bien comprendre les accords de prestation de service, les obligations contractuelles pouvant générer un éventuel surcoût.

Voici la marche à suivre pour effectuer un audit préalable : 

  • Contactez les clients mentionnés par votre fournisseur pour avoir un retour sur leur expérience et identifier les éventuels problèmes auxquels vous n’auriez pas pensé. Cela vous donnera l’occasion de confronter les promesses du fournisseur à la réalité.
  • Demandez-leur pourquoi ils ont choisi le logiciel de ce fournisseur, s’ils sont satisfaits de la rentabilité des investissements et s’ils ont dû prendre en charge des frais inattendus. Demandez-leur également s’ils ont été rémunérés d’une façon ou d’une autre pour servir de référence.
  • Lisez attentivement les avis sur le logiciel pour en mesurer la facilité d’utilisation et pour vérifier si les entreprises de votre secteur d’activité l’emploient à des fins similaires. Par exemple, les avis publiés sur GetApp sont classés par secteur d’activité et taille de l’organisation de l’évaluateur.
  • Faites-vous aider par des consultants spécialisés dans le déploiement logiciel. Néanmoins, cette solution peut s’avérer coûteuse et implique une nouvelle vérification de références. Assurez-vous qu’ils aient une expérience significative dans votre branche d’activité.

3. Prenez en compte l’impact sur qui, quoi et quand

Déterminez qui sera concerné par le nouveau logiciel, quel système sera remplacé et quel sera le moment le plus favorable à son déploiement.

  • Qui sera concerné ? Demandez l’avis des membres à la tête de chaque département. Identifiez les utilisateurs du logiciel de chaque service et décrivez l’impact que le logiciel aura sur leur travail.
  • Que va-t-il remplacer ? Si vous remplacez un logiciel existant, il faudra identifier et limiter les duplications de données et de processus. Ce n’est pas parce qu’une nouvelle fonctionnalité existe dans le nouveau logiciel qu’il faudra obligatoirement s’en servir. Il peut s’avérer judicieux de limiter l’utilisation initiale à des fonctionnalités spécifiques et en intégrer peu à peu de nouvelles.
  • Quand cela devra-t-il avoir lieu ? Un mauvais timing peut perturber votre implémentation planifiée. Réduisez l’impact potentiel d’un temps d’arrêt en déterminant à l’avance le meilleur moment pour la mise en œuvre. Identifiez les projets urgents, réduisez vos délais et envisagez de soumettre un questionnaire à vos employés pour qu’ils indiquent les jours ou heures qui leur conviennent le mieux. Il existe plusieurs outils de sondage que vous pouvez utiliser à cette fin.
modèle plan de déploiement
Création de sondage dans SurveyLegend ((Source)

4. Les super utilisateurs sont vos meilleurs alliés

Désignez des “super utilisateurs” (c’est-à-dire dotés de toutes les permissions du logiciel) qui défendront le nouveau logiciel et aideront les autres employés à l’utiliser et à adapter l’exécution des tâches en conséquence. Les super utilisateurs devront être sélectionnés pour leur compétence technique et leur bonne relation avec le reste de l’équipe. Vous pouvez également choisir des super utilisateurs parmi les employés qui ont fait campagne pour obtenir ce nouvel outil, car ils montreront plus d’enthousiasme que les autres.

Les super utilisateurs devront être impliqués le plus tôt possible et bien souvent dès le processus de sélection du logiciel. Faites-les participer aux séances de démonstration du produit et incluez-les à la formation des autres employés.

Pendant le déploiement logiciel, les super utilisateurs devront être tenus informés de l’existence de toute mise à jour, tout problème ou tout bug pour servir d’intermédiaire entre le gestionnaire de projet et l’utilisateur final. Une fois le logiciel implémenté, les super utilisateurs pourront apporter leur aide et soutien continu pour former les nouveaux employés ou nouveaux utilisateurs.

5. Formalisez le suivi de votre plan de déploiement

Si le plan de déploiement du logiciel que vous convoitez est relativement simple, vous pouvez en suivre les avancées grâce à un logiciel de tableur gratuit. Dans le cas d’un programme plus complexe, misez sur un outil de gestion des tâches, plus complet au niveau des fonctionnalités. Vous pouvez éventuellement avoir recours à un logiciel de suivi de projet que vous utilisez déjà au sein de votre entreprise.

déploiement logiciel
Suivi des tâches dans Asana (Source)

6. Soyez honnête avec l’utilisateur final

La communication reste primordiale lors de la mise en œuvre d’un nouveau logiciel et vous devez expliquer clairement les raisons du changement d’outil : votre logiciel existant est peut-être dépassé et vous avez besoin d’une solution plus adaptée, ou bien vous avez peut-être besoin d’une solution à une accumulation de problèmes.

Expliquez clairement à vos employés les avantages qu’ils tireront du nouveau logiciel et comment celui-ci facilitera concrètement leur travail. Adaptez vos messages selon l’utilisation que chaque service fera du nouveau logiciel.

En expliquant les raisons du changement et en définissant les résultats escomptés, vous rassurerez les employés sceptiques et pourrez convaincre ceux qui ne trouvaient rien à redire à l’ancien système.

Le déploiement d’un logiciel n’est pas une tâche facile

L’adaptation à une nouvelle technologie apporte toujours son lot de frustrations. Si vous essayez d’édulcorer cette transition vers un nouveau système, vous ne ferez que générer des attentes irréalistes et une démotivation du personnel. Présentez plutôt ce changement comme un défi à relever ensemble qui renforcera la cohésion de votre équipe.

Rendez-vous sur notre page de catégories de logiciels pour choisir l’outil qui facilitera vos  processus. Vous y trouverez les descriptions des solutions logicielles et les avis des utilisateurs pour en évaluer les avantages.

Et maintenant ? Consultez notre catalogue d’outils de gestion de tâches pour trouver l’outil qu’il vous faut.
Remarque : les applications sélectionnées dans cet article ont été choisies afin d’illustrer une ou plusieurs fonctionnalités ; elles ne font cependant pas office de recommandation de notre part. Elles ont été obtenues à partir de sources jugées fiables au moment de la publication.

Cet article peut faire référence à des produits, programmes ou services qui ne sont pas disponibles dans votre pays, ou qui peuvent être limités par les lois ou règlements de votre pays. Nous vous suggérons de consulter directement l'éditeur du logiciel pour obtenir des informations sur la disponibilité du produit et le respect des lois locales.


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À propos de l'auteur

Analyste de contenu spécialisée dans les tendances et enjeux des nouvelles technologies dans l'univers professionnel. Passions : Albert Camus, l'art, les énigmes.

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