Règles de télétravail : une politique indispensable

Publié le 07/04/2020 par Caroline Rousseau et Zach Capers

Les entreprises du monde entier se tournent vers le travail à distance, mais peu d’entre elles ont intégré des règles de télétravail à leurs politiques internes. C’est le moment d’y remédier.

Vous envisagez de développer un programme de télétravail afin d’attirer et de retenir des collaborateurs qui recherchent un environnement de travail flexible ? Des circonstances imprévues ont forcé vos équipes à travailler à distance ? Quelle que soit la raison qui vous pousse à adopter le télétravail, le temps est venu d’élaborer une politique de télétravail bien définie. Malheureusement, cette étape incontournable est bien trop souvent négligée par les PME qui se passent de lignes directrices pourtant essentielles en la matière.

4 aspects à prendre en compte pour créer une politique de télétravail idéale

Le télétravail transforme radicalement le mode de fonctionnement des équipes. Il implique une approche du travail très différente et exige d’être sincèrement convaincu des bénéfices que peut en tirer toute une structure.

Vous voyez clairement l’intérêt d’un programme de télétravail pour votre entreprise ? Gardez les points suivants à l’esprit pour élaborer la politique la plus adéquate.

règles télétravail

1. Technologie

Pour être productifs, les télétravailleurs doivent disposer du matériel et des outils informatiques appropriés. Vous devez donc trouver une solution pour équiper les ordinateurs portables ou les ordinateurs personnels de vos équipes d’un VPN sécurisé et de logiciels en cloud permettant à chaque collaborateur d’accéder de manière égale aux outils et aux données de votre entreprise.

Les outils de collaboration sont également essentiels. Les télétravailleurs doivent pouvoir communiquer efficacement entre eux. Les e-mails et les simples applications de chat sont utiles, mais pensez à investir dans un outil de communication complet pour simplifier la collaboration et créer des conditions de travail équitables pour tous. Ces outils s’intègrent souvent à d’autres logiciels et permettent aux utilisateurs de mettre à jour le statut des tâches, de gérer des projets et de créer des chaînes spécifiques ou dédiées.

2. Fonctions

Réfléchissez aux fonctions qui se prêtent au télétravail et aux activités qui peuvent être menées à bien en dehors de vos bureaux. Si les objectifs peuvent être atteints et les flux de travail maintenus ou adaptés, la fonction est probablement adaptée au travail à distance. Déterminez aussi la fréquence à laquelle un collaborateur peut télétravailler. Certaines fonctions peuvent être complètement assurées à distance, tandis que d’autres exigent une présence au bureau quelques jours par semaine.

3. Motivation

Ce n’est pas parce qu’un travail peut être effectué à distance que tous vos collaborateurs veulent travailler à distance ou ont suffisamment d’autodiscipline pour le faire. Certains pourraient envisager de travailler dans un espace de coworking, un café ou une bibliothèque. Lorsque vous créez un programme de télétravail, étudiez les différentes solutions que vous pouvez proposer aux personnes qui ne veulent pas y participer ou qui estiment que ce système ne leur convient pas.

4. Confiance

La confiance est le facteur le plus important du succès de votre programme de télétravail. Faites ressentir à vos collaborateurs que vous leur faites confiance et que vous savez qu’ils sont capables de remplir leurs missions tant au bureau qu’à distance. Tout comme leurs collègues, les télétravailleurs doivent rester responsables de l’exécution de leurs tâches. S’ils ne font pas correctement leur travail, ils s’exposent aux mêmes conséquences que s’ils se trouvaient au bureau.

Grands principes des politiques de télétravail

Vous avez la conviction que le travail à distance peut convenir à votre PME ? Alors il est temps d’élaborer votre politique de télétravail. Veillez à établir des lignes directrices claires et à définir précisément les attentes en matière d’éligibilité, de productivité, de disponibilité et de sécurité.

Éligibilité

Certaines fonctions se prêtent davantage au télétravail que d’autres (impossible pour les collaborateurs qui doivent assurer une activité physique sur site, par exemple, de travailler à distance). L’éligibilité au télétravail dépend de la fonction, pas de la personne qui l’occupe.

Astuce de pro :
Développez un plan d’urgence pour garantir la continuité des activités en cas de crise (COVID-19, catastrophe naturelle, etc.). Les fonctions jugées inadaptées au télétravail en temps normal pourraient devoir être assurées en télétravail dans des situations d’urgence.

Productivité

De nombreuses entreprises hésitent à autoriser le télétravail, car elles craignent une baisse de productivité chez leurs collaborateurs ou redoutent que ceux-ci considèrent le télétravail comme des vacances.

Rappelez-vous que la confiance est un ingrédient essentiel du télétravail et que le succès du système se mesure aux résultats. Résistez à l’envie de surveiller ou de contrôler à l’excès vos télétravailleurs. Évaluez leurs prestations en vous basant sur des résultats tangibles, fixez des objectifs clairs et vérifiez les progrès réalisés grâce à des visioconférences régulières et à votre logiciel de gestion de projets.

Disponibilité

L’une des principales difficultés de la gestion de télétravailleurs est de savoir où chacun se trouve à tout instant. Certaines politiques sont donc structurées de manière à ce que les horaires de travail à distance et au bureau soient identiques. Cette approche trahit un manque d’engagement vis-à-vis de la philosophie du télétravail.

Encouragez vos télétravailleurs à décider eux-mêmes de leurs heures et de leur lieu de travail. Cela ne veut pas dire qu’ils sont libres de disparaître jusqu’à la prochaine réunion, mais plutôt que vous devez leur donner les moyens de communiquer leurs disponibilités à leurs collègues.

Une application de calendrier partagé ou un simple e-mail d’absence de bureau peut faire l’affaire. À distance, vos collaborateurs doivent également rendre des comptes en respectant les engagements pris lors des réunions et en répondant aux messages dans un délai raisonnable.

Sécurité

Les questions de sécurité des données sont plus épineuses dans les entreprises qui adoptent le télétravail. En effet, dans ce cadre, toutes les données sont échangées par Wi-Fi et les conversations qui se tiendraient normalement dans un environnement de bureau sécurisé se font en ligne ou dans des lieux publics. La sécurité des données est donc d’autant plus importante dans ce contexte.

Vos télétravailleurs utiliseront probablement différents dispositifs personnels pour travailler, ce qui augmente le risque de failles de sécurité, en particulier quand certains dispositifs sont perdus ou compromis. L’adoption d’applications professionnelles en cloud permet de sécuriser le télétravail en stockant les données de votre PME en cloud plutôt qu’en local.

Règles d’une politique de télétravail

En cas de travail depuis un lieu public, pensez également à protéger vos données commerciales contre les méthodes “à l’ancienne” (écoute illicite ou surveillance des utilisateurs se connectant à une application en public, notamment) employées par les fraudeurs et les personnes pratiquant l’espionnage industriel. Dans le monde hautement technologique qui est le nôtre, nous avons tendance à négliger ces techniques, qui restent pourtant courantes et efficaces.

L’encadrement, clé d’une politique de télétravail réussie

Restez en contact régulier

Prévoyez un chat vidéo hebdomadaire entre les responsables et leurs équipes afin de garantir un contact régulier et de ménager un moment où les informations peuvent être partagées en face à face. Certaines informations seront toujours mieux transmises “en personne” plutôt que par e-mail ou par message, et vos collaborateurs seront plus enclins à poser des questions ou à exprimer leurs préoccupations lors d’un appel vidéo que par d’autres moyens.

En plus des entretiens individuels, organisez des visioconférences hebdomadaires ou bihebdomadaires avec tous les membres de votre PME. Encouragez les télétravailleurs à passer eux-mêmes des appels vidéo informels entre eux pour se tenir au courant de l’avancement des projets ou tout simplement pour rester en contact.

Veillez à maintenir l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée

Pour prévenir le surmenage ou le burn-out, il faut soigneusement séparer vie privée et vie professionnelle. Vos télétravailleurs doivent donc planifier le plus consciencieusement possible leurs activités pour que les unes n’empiètent pas sur les autres.

Quand on travaille à domicile, on peut parfois se plonger dans un projet et relever la tête des heures plus tard pour se rendre compte que la soirée est déjà bien avancée. L’inverse peut aussi se produire : le linge à plier et la vaisselle qui traîne dans l’évier peuvent devenir de grandes sources de distraction.

Encouragez vos télétravailleurs à planifier leur temps et à respecter leurs heures de travail. Demandez-leur régulièrement de vous faire part de leurs impressions et pensez à lancer un sondage anonyme pour identifier les points à améliorer.

Consultez le catalogue GetApp pour découvrir et choisir un logiciel de gestion des règlements pour vous accompagner dans l’élaboration d’une politique de télétravail.


Cet article peut faire référence à des produits, programmes ou services qui ne sont pas disponibles dans votre pays, ou qui peuvent être limités par les lois ou règlements de votre pays. Nous vous suggérons de consulter directement l'éditeur du logiciel pour obtenir des informations sur la disponibilité du produit et le respect des lois locales.


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