Optimisez votre compta avec l’OCR des factures

Publié le 23/08/2019 par Caroline Rousseau et Abhishek Singh

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Optimisez votre comptabilité avec l'OCR des factures

Les petites entreprises dépendent d’un système de facturation efficace pour gérer leurs comptes créditeurs. Pourtant, l’adoption de la facturation électronique (e-facturation) pose problème à ces entreprises qui ne peuvent pas se permettre d’interrompre le traitement de volumes importants de transactions avec leurs fournisseurs et leurs partenaires commerciaux, si elles décident de sauter le pas, un dilemme qui pourrait être résolu facilement avec l’OCR des factures.

De nombreux facteurs contribuent à ce problème :

  • Des ressources informatiques insuffisantes
  • Un manque d’informations concernant les cas d’utilisation
  • Peu d’efforts mis en œuvre dans le secteur pour encourager l’adoption de nouvelles technologies

En 2015, seules 5 % des factures en France ont été émises au format électronique, ce qui ralentit le traitement des comptes créditeurs et augmente les risques d’erreurs et d’irrégularités dans les données financières.

À titre d’exemple, si le séparateur des milliers d’un montant donné (8.00034 €, par exemple) est remplacé par un séparateur décimal (8,00034 €) dans une facture ajoutée au Grand livre, ce qui semble n’être qu’une simple faute de frappe inscrit une perte conséquente (7.922,33 €) à votre état financier.

Alliée à d’autres technologies d’automatisation, la reconnaissance optique de caractères (OCR) peut servir de catalyseur à la transformation numérique d’une petite entreprise, en accélérant la conversion d’un système de facturation papier à un système électronique sans compromettre la qualité des données converties.

Les petites entreprises qui ne tirent pas parti des technologies d’automatisation via l’adoption d’un système électronique de traitement des factures (OCR des factures) souffrent de coûts accrus de main-d’œuvre, d’une baisse de la satisfaction client et de problèmes de conformité fiscale résultant des irrégularités financières issues de la saisie manuelle des données.

L’article suivant présente brièvement les technologies OCR, leurs applications et avantages ainsi que les facteurs principaux à considérer pour les PME ayant décidé d’adopter un système comptable électronique.

La reconnaissance automatique des factures convertit le texte et les images en données utilisables

En résumé, les logiciels OCR sont capables de reconnaître les caractères alphanumériques imprimés et manuscrits sur un support papier (une facture, par exemple), en les numérisant à l’aide d’un dispositif optique et en convertissant les caractères au format électronique.

Les logiciels de reconnaissance optique des caractères (OCR) ne sont pas des plateformes de gestion des factures. Ils servent uniquement à convertir les documents papier au format électronique, pour faciliter l’adoption d’un système logiciel de gestion des factures.
facture numérisée par logiciel OCR
Exemple type de facture dont les informations doivent être transférées sur une plateforme de comptabilité. L’image ci-dessus illustre certains des éléments essentiels de la facturation. Ceux-ci peuvent être capturés par un logiciel OCR pour accélérer le traitement des comptes créditeurs (source)

Petite histoire de l’OCR :

  • Créée dans les années 1990, la reconnaissance optique des caractères (OCR) permet de réduire les coûts liés à la saisie manuelle des données sur papier (passeports, factures, relevés bancaires, reçus, cartes de visite, e-mails, etc.).
  • Bien qu’elles soient plutôt datées, l’OCR et autres technologies d’extraction des données restent d’actualité. En effet, de nombreuses TPE et PME  utilisent toujours des chèques en papier.
  • Aujourd’hui, le concept de “reconnaissance intelligente des caractères” (ICR) s’est ajouté à celui de l’OCR. Cette technologie permet de reconnaître les saisies manuscrites qui se trouvent dans les formulaires bancaires, les prêts immobiliers et d’autres documents nécessitant la conversion de formulaires manuscrits en documents électroniques.

Utilisée pour reconnaître les caractères sur papier et les stocker au format électronique, la reconnaissance optique des caractères se distingue des autres technologies d’automatisation.  L’automatisation des processus robotisés (RPA), par exemple, sert principalement à transférer des données d’une source à l’autre.

Contrairement à la reconnaissance optique des caractères (OCR), la reconnaissance intelligente des caractères (ICR) a été spécifiquement conçue pour reconnaître les saisies manuscrites. Réfléchissez au type de texte que vous souhaitez convertir si vous hésitez entre un logiciel OCR ou ICR, la première solution étant plus adaptée aux caractères d’impression et la deuxième aux caractères manuscrits.

Quel est le fonctionnement de la reconnaissance optique des caractères ?

Les dispositifs de numérisation optique (appareil portatif ou imprimante-scanner) reconnaissent les caractères d’impression et transfèrent les données sur une plateforme OCR (tel un logiciel de comptabilité) qui les convertit au format électronique.

Processus de reconnaissance optique des caractères dans la gestion des factures d’une petite entreprise

Workflow du processus OCR des factures
Workflow du processus OCR des factures

L’intelligence artificielle améliore les performances des technologies OCR

Capables de transformer le mode de fonctionnement des systèmes OCR, les technologies d’intelligence artificielle (AI) et de vision par ordinateur (CV)  accélèrent la vitesse d’exécution du processus et améliorent la précision du rendu.

Avec des technologies comme le deep learning et les réseaux de neurones artificiels, elles ont donné vie à de nouvelles technologies qui s’intègrent aux logiciels de reconnaissance optique de caractères pour leur permettre de mémoriser le contenu des documents d’impression, afin de réduire les erreurs.

Les progrès réalisés dans les domaines de l’intelligence artificielle et des technologies de vision par ordinateur ont ouvert la voie à de nouvelles capacités de reconnaissance optique des caractères, dont des technologies cognitives capables d’interpréter le texte avec plus de précision.

Comment ces avancées technologiques influencent-elles les processus comptables des petites entreprises ?

Optimisées par l’intelligence artificielle et la vision par ordinateur, les technologies de reconnaissance automatique des factures permettront aux responsables financiers de traiter les factures et autres documents comptables importants plus rapidement et avec plus de précision, et ce grâce à un système d’OCR des factures basé sur la reconnaissance des formes et non sur la lecture de l’encre magnétique.

L’alliance de ces technologies favorise l’apprentissage continu des logiciels OCR, ce qui leur permet de produire un résultat plus précis à chaque numérisation.

Quels sont les avantages principaux de l’OCR dans la gestion des factures ?

Pour les petites entreprises, l’utilisation de l’OCR des factures permet de réaliser des économies considérables, d’améliorer la qualité des données de facturation numérisées et de réduire le risque d’erreurs humaines.

La technologie leur permet également de se concentrer sur des aspects plus importants de la gestion des comptes créditeurs (gestion des flux de trésorerie, etc.), tout en automatisant les tâches les plus laborieuses de saisie des données.

Voici quelques-uns des avantages clés de la reconnaissance automatique des factures pour votre entreprise :

  • Amélioration du workflow de gestion des documents : le stockage local des données électroniques facilite la collaboration entre le service financier et le reste de l’organisation.
  • Meilleure collaboration et accès simplifié aux factures électroniques : qu’elles soient au format PDF ou dans d’autres formats de fichier.
  • Productivité accrue de la gestion des comptes créditeurs : finie la saisie manuelle des données.
  • Précision accrue des données : la numérisation des factures par le biais de logiciels OCR permet d’éradiquer les erreurs humaines, telles que les fautes de frappe.
  • Analyse exhaustive des données des comptes créditeurs : accès à des informations en temps réel concernant les factures client.
  • Sécurité améliorée : les données financières confidentielles de vos clients sont stockées en toute sécurité.

Bien que ces avantages puissent augmenter les bénéfices réalisés par votre service des comptes créditeurs, vous devrez tenir compte de certaines bonnes pratiques si vous souhaitez trouver un logiciel OCR réellement adapté à vos besoins.

3 facteurs à considérer dans l’achat d’un logiciel de reconnaissance automatique des factures

Les trois recommandations suivantes ont pour but de vous aider à choisir le logiciel OCR qui vous permettra d’améliorer la gestion de vos factures :

Les logiciels d’OCR permettent d’accélérer le traitement de volumes importants de factures sans compromettre la précision des données saisies

Facteur essentiel à ne pas ignorer, le volume de factures traité doit impérativement influencer votre décision. Si la saisie manuelle de vos données de facturation génère des erreurs dans les données financières du  Grand livre, une plateforme d’OCR des factures vous sera bénéfique.

Si vous traitez d’importants volumes de factures sans utiliser de logiciel OCR, des erreurs seront enregistrées dans le Grand livre. Cela vous expose à des failles de conformité fiscale.

Optez pour un logiciel de reconnaissance automatique des factures capable de reconnaître plusieurs langues

Si votre petite entreprise reçoit des factures de clients et fournisseurs internationaux, optez pour un logiciel OCR capable de reconnaître automatiquement la langue utilisée ou offrant l’option de choisir la langue désirée.

En général, les logiciels OCR ne peuvent pas traduire les textes d’une langue à l’autre. Il existe toutefois des plateformes de reconnaissance automatique des caractères capables de traduire le texte dans la langue désirée. Si vous avez besoin d’options linguistiques plus avancées, il est possible d’intégrer des outils linguistiques aux logiciels OCR, tels que des logiciels de traduction automatique ou un répertoire exhaustif d’options linguistiques.

L’utilisation d’un logiciel de reconnaissance automatique des factures dépourvu d’outils linguistiques adéquats peut entraîner des erreurs de saisie dans l’ensemble final de données et affecter la conformité de vos comptes créditeurs aux normes en vigueur.

Recherchez un système offrant des capacités d’intégration avec des logiciels ERP ou comptables

Principalement conçus pour effectuer des tâches de reconnaissance et d’extraction des données, les logiciels OCR n’offrent généralement pas de fonctionnalités avancées permettant de réaliser des analyses complexes de données financières. Si vous recherchez un système OCR agile pour simplifier la gestion de vos factures, veillez à ce que le logiciel de votre choix s’intègre à l’outil ERP ou au logiciel de comptabilité que vous utilisez déjà.

N’hésitez pas à combiner la reconnaissance automatique des factures à d’autres fonctionnalités, telle que l’exportation des PDF, afin de recueillir plus facilement les données de factures archivées au format PDF pour les importer dans votre base de données.

Si vous possédez déjà un logiciel ERP ou comptable, optez pour un logiciel OCR compatible et évitez d’avoir à remplacer tout votre système de comptabilité.

Étapes suivantes et ressources supplémentaires

Avant d’intégrer un système OCR au processus de gestion de vos comptes créditeurs, n’oubliez pas ce qui suit :

Infographie des étapes à suivre avant l'intégration d'un système OCR

Pour en savoir plus sur les outils de gestion comptable et financière, consultez les ressources disponibles sur GetApp :

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