La gestion de projet peut paraître complexe lorsqu’une entreprise ne dispose pas d’outils adéquats. Parmi les nombreux logiciels disponibles, les organisations doivent tester et adopter celui qui répond le mieux à leurs besoins. Cependant disposent-elles de toutes les informations nécessaires pour les aider à choisir le bon ? Voici tout ce qu’il faut savoir sur les outils de gestion de projet, leurs fonctionnalités clés et les critères à prendre en compte avant d’en acquérir !
Dans cet article
Qu’est-ce qu’un outil de gestion de projet ?
Un outil de gestion de projet automatise l’attribution des tâches, l’allocation des ressources et le suivi des étapes pour toutes les phases d’un projet. Ainsi, il tend à faciliter la répartition du travail ainsi qu’à centraliser l’ensemble des informations indispensables à la réalisation d’un projet.
De ce fait, lorsqu’une entreprise adopte ce type d’outil, elle peut gagner du temps dans la gestion des projets et améliorer la performance des équipes. Les outils de gestion de projet permettent également d’avoir une vision globale de l’exécution et de l’évolution de chaque dossier.
En cas de difficultés, d’insuffisances de budget ou de désistement d’une partie prenante, la situation peut être suivie et corrigée à l’aide de la plateforme afin que le projet puisse arriver à son terme.
Quelles sont les fonctionnalités importantes d’un outil de gestion de projet ?
Les fonctionnalités principales des outils de gestion de projet
Les logiciels de gestion de projet possèdent trois fonctionnalités principales qui sont indispensables pour l’exécution et la réussite d’un projet :
- Outil de collaboration : cette fonction permet aux membres d’une équipe de partager des fichiers, de communiquer et de travailler ensemble. Son utilisation met ainsi l’accent sur le travail collaboratif, les échanges et la productivité de chacun ;
- Gestion des tâches : cette fonctionnalité fait référence à une liste d’actions à entreprendre et leur statut. Elle permet donc de mieux structurer les tâches à partir d’un planning, de faciliter l’attribution des ressources, de définir le budget nécessaire et de prévoir des délais raisonnables pour l’exécution des différents travaux ;
- Reporting et suivi de projet : il s’agit de rapports et de tableaux de bord qui permettent aux managers de comprendre l’état d’avancement d’une tâche ou d’un projet, les coûts ou d’autres informations clés.
Les fonctionnalités communes des outils de gestion de projet
En plus des fonctionnalités principales, d’autres fonctions sont importantes et à prendre en compte avant de choisir un logiciel de gestion de projet. Les plus communes étant :
- Gestion du temps : cette fonctionnalité permet d’organiser le temps de travail, d’anticiper les retards, de suivre l’évolution des tâches et d’optimiser le temps passé pour exécuter chaque tâche ;
- Tableau des tâches : il permet de gagner en productivité et en efficacité, tout en aillant une meilleure vision de la répartition des tâches ;
- Gestion des ressources : cet outil permet de mieux organiser les ressources financières, matérielles et humaines pour une gestion efficace du projet ;
- Planification de projet : cette fonctionnalité est primordiale pour définir toutes les étapes et tâches relatives à la réussite du projet ainsi que leurs délais. Elle simplifie l’exécution du projet et participe à sa réussite ;
- Diagramme de Gantt : il permet de faire l’ordonnancement des tâches et de visualiser les différentes tâches dans le temps. Cet outil est important pour gérer le temps, les délais et surtout les tâches ;
- Gestion des documents : avec cette fonctionnalité, les données peuvent être stockées et partagées entre les membres de l’équipe ;
- Budgétisation et prévision : cette fonction sert à répartir les fonds, suivre les dépenses, connaître le coût du projet pour mieux planifier les activités et avoir une estimation du budget total du projet.
Pourquoi utiliser un outil de gestion de projet ?
La gestion d’un projet peut s’avérer fastidieuse quand toutes les dispositions ne sont pas prises. Voici les raisons pour lesquelles il est utile d’utiliser un outil de gestion de projet en entreprise :
- Une meilleure communication entre les collaborateurs : chaque membre est informé en temps et en heure des tâches à exécuter et le niveau d’exécution des travaux.
- Un gain de temps : les membres de l’équipe optimisent les délais tout en limitant les retards dans la réalisation des tâches.
- Un suivi des projets plus fluide : il devient plus facile de suivre l’avancement de chaque phase du projet.
- Des informations centralisées : toutes les informations relatives au projet sont accessibles depuis l’interface de l’outil de gestion.
- La création de reportings : cela facilite le suivi des travaux et la rédaction des rapports.
- Une gestion de budget facilitée : les dépenses inutiles sont limitées et un suivi rigoureux du budget initial est favorisé.
Quels sont les critères à prendre en compte avant d’acquérir un outil de gestion de projet ?
Chaque entreprise doit sélectionner son logiciel de gestion de projet en fonction de ses besoins réels et de la nature de ses activités. Pour aider les organisations à faire leur choix, voici quelques critères à prendre en compte avant d’acheter un outil de gestion de projets :
- Fonctionnalités dont l’entreprise a besoin : une analyse complète des besoins de la structure permettra de recenser les fonctionnalités indispensables pour la gestion de projets spécifiques.
- Coût total et le budget imparti : l’organisation doit se renseigner sur le coût total de possession. L’achat d’un logiciel de gestion de projets peut impliquer des coûts supplémentaires comme ceux de la formation, de la mise en place ou des futures mises à jour. Il convient ainsi à l’entreprise de les prendre en compte et de définir un budget imparti avant achat.
- Hébergement dans le cloud ou sur site : en fonction de ses attentes et de ses besoins, l’entreprise doit déterminer la solution de stockage la plus adaptée. À savoir que le stockage sur site est synonyme d’investissement financier car il comporte des frais d’installation et de mise à jour quand le stockage cloud propose des licences facturées mensuellement ou annuellement. Il est à noter que les solutions cloud peuvent être accessibles à tout moment grâce à une connexion à distance sur ordinateur ou mobile.
- Accès pour des collaborateurs externes : il est possible que des personnes externes à l’entreprise soient impliquées dans un projet. Leur offrir un accès à la plateforme peut être utile pour avoir une visibilité sur leur avancée et leur permettre d’interagir avec les équipes en interne. Via un outil de gestion de projet, les parties prenantes externes peuvent être provisoirement intégrées à une phase stratégique du projet.
- Intégration avec d’autres outils : il peut être intéressant pour l’entreprise de synchroniser certains de ses outils comme son CRM ou son gestionnaire de messages avec un logiciel de gestion de projet afin de bénéficier d’un système centralisé.
En ayant une meilleure connaissance des fonctionnalités clés et de leur utilité et en prenant en compte les critères cités plus haut, ce guide aidera sans aucun doute les entreprises à savoir quels sont les outils de gestion de projet les plus adaptés à leur fonctionnement et leurs attentes.
