Le guide pratique du recouvrement pour les PME

Publié le 22/02/2019 par Antoine Dubois

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Vous avez des factures avec des dates d’échéance dépassées sans que votre client n’ait encore payé ce qu’il vous doit ? En fonction de sa situation, du montant de la dette et de la qualité de la relation commerciale que vous avez avec ce client, vous allez pouvoir faire appel à différentes procédures pour obtenir le paiement de ces factures. Ces différentes méthodes n’ayant pas le même impact, il est important de garder en considération l’équilibre entre le résultat voulu et les moyens déployés.

Recouvrement bancaire : définition

Mais d’abord, qu’est-ce que le recouvrement bancaire ? On parle de recouvrement quand vous débutez des démarches pour récupérer les sommes d’argents qui sont dues par vos clients. Il s’agit donc d’une incitation, voire d’une obligation que vous fixez à vos clients pour qu’ils respectent leur engagement.

En effet, à partir du moment où vous faites parvenir une facture à vos clients et qu’ils dépassent le délai de paiement indiqué sur cette dernière, vous allez procéder à des rappels de paiement. Si vos rappels restent sans réponse, vous pouvez enclencher ce que l’on appelle le processus de recouvrement.

Cette démarche n’est pas la plus agréable à entreprendre, mais elle reste nécessaire face à des clients mauvais payeurs. Cet argent que l’on vous doit peut effectivement pénaliser la gestion de votre entreprise, voire même vous mettre en défaut face à vos fournisseurs.

En plus d’avoir un impact sur votre comptabilité, le retard de paiement de vos clients peut aussi affaiblir la performance de votre entreprise en créant des écarts de trésorerie.

Si cette démarche peut sembler être délicate puisqu’elle peut avoir des conséquences sur la relation commerciale que vous entretenez avec vos clients, il faut garder à l’esprit que vous avez vous-même des engagements à tenir. Il y aura donc nécessité de bien gérer les relations commerciales que vous entretenez avec vos partenaires et clients afin de ne pas vous retrouver dans des situations difficiles à gérer.

Quelles sont les techniques de recouvrement bancaire ?

Le recouvrement n’est pas synonyme d’action en justice, loin de là ! Le plus souvent quand vous constatez un retard de paiement de vos factures, vous souhaiterez avant tout préserver la relation commerciale que vous entretenez avec vos clients. Ainsi, différentes étapes existent afin de récupérer l’argent qui vous est dû.

La relance commerciale

Une fois l’impayé constaté, vous pouvez effectuer une relance commerciale en envoyant un courrier ou un mail de rappel afin de déclencher un paiement rapide de la facture. Vous pouvez également opter pour la relance téléphonique qui permet d’avoir une réponse directe et de s’assurer de la bonne foi de votre interlocuteur.

Cette première étape du recouvrement qu’est la relance commerciale préserve la relation client en résolvant le problème qui, dans la plupart des cas, est dû à un simple oubli, un manque de trésorerie temporaire ou encore une demande de modification de votre facture.

Sachez également qui si le volume de relance à traiter est trop important pour être géré en interne, vous pouvez externaliser cette tâche à une agence spécialisée.

Le recouvrement amiable

Si vous restez sans nouvelle quant au paiement de votre facture ou que vous constatez que votre client n’est pas prêt de payer, vous pouvez engager une procédure de recouvrement à l’amiable.

Cette procédure vise à accentuer la démarche et faire comprendre à votre client la nécessité de payer. Elle est cependant plus chronophage et fait appel à vos capacités de négociation et de gestion des litiges. Cette démarche doit être réalisée en essayant de trouver un arrangement bénéfique pour les deux parties. L’externalisation de cette mission est souvent choisie pour augmenter l’efficacité du processus.

Agence de recouvrement, huissier ou avocat

Faire appel à une agence de recouvrement représente le premier degré de la démarche et augmente les chances de succès grâce au statut neutre de cette dernière.

Le recours à un avocat ou un huissier ne donne pas de contraintes judiciaires à votre client, mais renforce le degré de persuasion du processus. En effet, cela permet de faire comprendre au client que la dimension de la démarche n’est plus la même et qu’il s’agit pour lui de la dernière étape du recouvrement à l’amiable avant d’entamer des procédures judiciaires.

Si aucune réponse n’est fournie, le client recevra une sommation envoyée par huissier ou une mise en demeure envoyée par courrier recommandé avec accusé de réception. Ces documents sont nécessaires avant d’envisager de faire appel à la justice.

Le recouvrement judiciaire

Après avoir tenté d’obtenir votre argent tout en essayant de trouver un arrangement avec votre client, et si ce dernier n’est toujours pas décidé à vous verser la somme due, il vous reste la possibilité de procéder au recouvrement judiciaire.

Si le client est un particulier, vous pourrez vous adresser au tribunal d’instance ou au tribunal de commerce. S’il s’agit d’une entreprise, le tribunal compétent sera le tribunal de commerce.

Une fois le tribunal saisi, vous aurez la possibilité de mettre en place trois types de procédures différentes.

 

1 – L’injonction de payer

Si la somme due est incontestable et que vous prouvez l’existence de la créance en fournissant la facture, un bon de commande ou un contrat qui lie les deux parties, vous pouvez choisir l’injonction de payer. Cette mesure vous permettra d’obtenir un titre exécutoire de recouvrement qui est un acte vous permettant d’engager l’exécution de paiement à l’encontre de votre client débiteur.

Démarche la plus simple et la plus légère, elle est réalisé sans médiation avec votre client. Il n’est tenu informé de la procédure qu’à partir du moment où il reçoit l’injonction de payer.

Sachez également qu’il existe une procédure au niveau européen si le litige concerne une livraison intracommunautaire.

 

2 – Le référé-provision

Le recouvrement en référé-provision à la particularité d’exiger la présence des deux parties devant le juge afin qu’un débat contradictoire puisse être mené. Une fois la médiation terminée, le juge prononce son jugement au plaignant. Si elle est favorable, vous devez en informer votre client par voie d’huissier. Il devra alors s’acquitter de la totalité de sa dette à titre de provision.

Dans le cas où la décision du juge est négative, vous avez la possibilité d’abandonner l’action en justice, de faire appel ou d’engager une procédure d’assignation au fond.

 

3 – L’assignation au fond

Dernier stade de la procédure de recouvrement, l’assignation au fond vous permet d’appeler votre client mauvais payeur à comparaître au Tribunal. Cette démarche vous permet de solliciter le paiement de dommages et intérêts ainsi que les différents frais engendrés par la procédure en plus du montant de la dette.

Cette procédure met fin au conflit par décision ferme et définitive du juge. La décision appelée assignation à toutes fins est irrévocable. Si elle est positive pour le plaignant, elle débouche sur un titre exécutoire. Vous devrez alors confier le recouvrement de la créance à un huissier de justice afin d’obtenir les sommes dues.

Sachez finalement que cette démarche est plus longue et plus coûteuse que l’injonction de payer ou le référé-provision.

Comment bien gérer le recouvrement pour votre PME ?

Le recouvrement peut s’avérer être une procédure délicate et conflictuelle pour votre entreprise. Il y a donc nécessité de préserver la relation commerciale. Si le client fait réellement preuve de mauvaise foi, vous allez donc devoir faire appel à la justice.

Pour éviter de vous retrouver dans ce genre de situation, des solutions sont à votre disposition afin de gérer et d’anticiper les retards de paiement de vos clients.

Les bonnes pratiques

Le recouvrement n’étant pas la tâche la plus agréable à réaliser parmi les processus métier de votre organisation, mettre en place des solutions efficaces afin d’anticiper et de simplifier le paiement de vos factures pourra vous faire gagner un temps précieux tout en préservant la relation commerciale que vous avez avec vos partenaires.

Ainsi, utiliser un logiciel de paiement au sein de votre organisation vous permettra d’automatiser les paiements. En effet, des solutions existent pour automatiser la collecte de vos paiements exceptionnels ou récurrents.

Pour n’en citer que deux, GoCardless et Zoho Checkout sont deux très bons outils qui amélioreront la gestion de vos paiements pour minimiser l’impact d’éventuels recouvrements.

Le premier est à utiliser pour automatiser vos paiements récurrents, tandis que le second gère aussi bien la collecte des paiements exceptionnels que récurrents.

Ainsi, ces solutions vous permettent de rendre automatique le prélèvement de vos paiements pour éviter tout retard. Vous n’aurez donc pas à subir d’écart de trésorerie ou de recouvrement.

Les outils et logiciels utiles

On l’appréhende facilement, le recouvrement nécessite la mise à disposition de ressources internes pour recouvrer les sommes dues. En fonction de la situation, il sera également envisagé de mettre à disposition des moyens financiers afin de travailler avec une agence de recouvrement, un avocat ou encore un huissier.

Ces démarches sont donc chronophages et coûteuses. Dès lors, il semble utile d’avoir à disposition des outils efficaces pour gérer vos recouvrements.

On retiendra deux logiciels reconnus en terme de gestion des créances clients que sont ACE et CollectPlus. Ils vous permettront de bénéficier de solutions fiables et performantes dans la gestion du recouvrement.

Quelques astuces pour rendre efficace le recouvrement

Vous l’aurez compris, vous avez la possibilité de mettre en oeuvre différentes démarches qui vont de la simple relance commerciale à l’assignation au fond.

Finalement, le but sera toujours d’obtenir le versement des sommes dues en utilisant des méthodes graduelles en terme de moyens et de ressources raisonnables en fonction des objectifs fixés.

Dans un soucis de rentabilité et d’efficacité, il y aura nécessité de bien anticiper et d’utiliser les bons outils afin de ne pas se retrouver dans des situations délicates.

infographie le recouvrement bancaire


À PROPOS DE L’AUTEUR

Antoine Dubois

Antoine Dubois est passionné d’entrepreneuriat, de technologie et de finance. Après s’être formé en audit et conseil au sein de grands cabinets, il est aujourd’hui freelance.
En tant que consultant, il accompagne les entreprises sur des problématiques stratégiques aussi bien liées à la performance qu’aux enjeux du digital. Efficacité opérationnelle, performance digitale, levée de fonds et mode de financement sont autant de sujets où il peut apporter sa vision globale de l’entreprise. Retrouvez-le sur
Twitter : @ATN_DBS

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