Trois PME sur quatre utilisent une application de partage de fichiers pour augmenter la productivité à l’intérieur et à l’extérieur de leurs bureaux. Il existe des dizaines d’ applications de partage de fichiers et de gestion documentaire sur le marché, mais la qualité et les fonctionnalités peuvent varier considérablement d’un logiciel à un autre.
Comment bien choisir une application de partage de fichiers ?
Ce choix doit être basé sur quatre critères essentiels :
- Les fonctionnalités disponibles
- Les périphériques pris en charge
- Les options de support
- Le prix
La sécurité est une autre question qui revient souvent parmi les dirigeants de PME. Beaucoup de données sensibles et d’informations confidentielles sont gérées et stockées dans une application de partage de fichiers. Il est important de connaître le niveau de sécurité qu’une application propose avant de l’adopter comme nouvel outil pour votre entreprise. Dans votre vie de tous les jours, vous avez sûrement déjà utilisé une application de partage de documents comme
. Mais les applications conçues pour les entreprises offrent plus de sécurité, plus de flexibilité et plus de contrôle.Comment l’implémenter ?
1) Formez votre équipe à l’utilisation de cette nouvelle technologie.
Au cours de cette formation vous devez définir ce que signifie le mot “collaboration” dans votre entreprise pour aider les membres de votre équipe à comprendre ce que vous attendez de ce nouvel outil. Faites une formation sur la technologie que vous êtes en train de mettre en place avec des vrais exercices de collaboration afin d’augmenter la productivité et l’innovation de vos collaborateurs. Beaucoup d’employés expriment leur frustration par rapport au manque de formation. Assurez-vous de ne pas brûler cette étape si vous désirez que l’implémentation de votre application de partage de documents soit réussie.
2) Établissez un sentiment de confiance entre vos collaborateurs.
Il faut que votre plateforme soit un environnement ouvert qui encourage le partage des idées. Cela prendra du temps pour que l’ensemble de vos collaborateurs prennent conscience qu’il n’y a pas de mauvaises réponses à apporter et que n’importe quelle réflexion ou idée apportée sur la plateforme sera appréciée. Pourquoi ne pas récompenser ces personnes d’ailleurs ! Même si une personne propose une idée qui ne plaît pas à tout le monde, vous devez être reconnaissant du simple fait qu’il/elle ait proposé cette idée.
5 applications professionnelles de partage de fichiers
est une solution de gestion de tâches et de projets collaboratifs dans le Cloud. Les outils sont intuitifs et conçus pour optimiser la collaboration sur les projets en incluant des ressources internes et externes, telles que des to-do listes, des plannings de projet, le partage de documents et de commentaires. Chaque collaborateur peut envoyer et mettre à jour du contenu via la plateforme et le Wiki collaboratif. Un outil de chat pour chaque élément de l’application est aussi disponible.
Intégrations : Planzone intègre les services
et de Google pour la synchronisation des documents et du planning.Principales fonctionnalités :
- Gestion des tâches et des jalons
- Discussions et commentaires
- Espace wiki
- Planning des équipes
- Modèles, rapports et synthèses de projet
Prix : À partir de 9.90€/mois
Kiwapp
Kiwapp est un logiciel cross-devices qui permet de centraliser les applications et documents destinés à vos équipes commerciales sur tablettes et smartphones. Vous pouvez ainsi connecter vos solutions CRM, importer différents types de fichiers et d’applications, gérer les droits des utilisateurs et suivre toutes les statistiques liées à leur utilisation depuis le tableau de bord Manager. En plus de cette application, Kiwapp propose une offre Retail pour les points de vente qui souhaitent collecter des données clients sur tablette en magasin.
Intégrations : Vous pouvez lier Salesforce, Dropbox, Mailchimp ou encore SAP et Pipedrive avec Kiwapp.
Principales fonctionnalités :
- Créez et déployez des formulaires mobiles
- Accédez à vos documents sans couverture réseau
- Partagez immédiatement vos présentations avec vos clients
- Déployez vos applications HTML5 personnalisées
- Compatible Android et iOS (iPad et Iphone)
Prix
: À partir de 5.00€/mois
est une solution de partage de documents hébergée sur le Cloud pour les entreprises qui souhaitent partager leurs documents en interne ou avec d’autres organisations extérieures. Ftopia s’adresse aux entreprises de toutes tailles. Ses secteurs cibles sont l’informatique, le marketing et la communication, l’administration, les achats, la finance et les ventes.
Intégrations : Actuellement, Ftopia n’intègre pas les applications tierces, mais leur API (interface de programmation d’application) sera disponible au cours de l’année 2015.
Principales fonctionnalités :
- Personnalisation visuelle avancée
- Traçabilité complète
- Permissions simples et avancées
- Synchronisation Windows et Mac
- Espaces de travail privés et publics
Prix : À partir de 2.50€/mois
NetExplorer
NetExplorer est un logiciel sécurisé pour le partage de fichiers et le travail collaboratif en ligne. Il fonctionne en mode SaaS et offre un espace de stockage hébergé en France. Collaborez de n’importe où et à tout moment en ayant accès aux fichiers stockés en toute sécurité.
Intégrations : NetExplorer fournit une API complète utilisable à travers le protocole HTTP, dispose d’une architecture de type REST (REpresentational State Transfer). Toutes les fonctionnalités de NetExplorer sont accessibles au travers de l’API.
Principales fonctionnalités :
- Edition de fichiers en ligne
- Verrouillage automatique
- Alertes emails automatiques
- Droits d’accès par dossier
- Accès mobile aux fichiers (smartphone et tablette)
Prix : À partir de 49.00€/mois
est une application de partage de fichiers en ligne, pouvant fonctionner sur tout type d’appareil (mobile ou desktop) sous n’importe quel système. Grâce à l’application vous pouvez envoyer des fichiers volumineux aux membres de votre équipe à n’importe quel moment. Partagez des fichiers volumineux directement depuis Outlook et Sharepoint.
Intégrations : Hightail s’intègre facilement à des applications comme Box, OneDrive et Google Drive pour vous donner accès à tous vos fichiers.
Principales fonctionnalités :
- Envoi sécurisé
- Accès mobile et ordinateur
- Plug-in Microsoft Outlook
- Réception de fichiers lourds
- Contrôle des accès collaborateurs
Prix : Gratuit (version Professionnelle à partir de 14,99€/mois)
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