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PME et prélèvement à la source : être prêt pour 2019

Publié le 16/10/2018 par Antoine Dubois

PME et prélèvement à la source

Le prélèvement à la source (aussi appelé “PAS”) vise à adapter le recouvrement de l’impôt à la situation réelle du contribuable. Les règles de calcul restent inchangées et le décalage d’un an entre perception des revenus et prélèvement de l’impôt est ainsi supprimé.

Les entreprises et les salariés sont concernés

Principes de la retenue à la source

Le 1er janvier 2019, la nouvelle réforme fiscale concernant l’imposition directement à la source entrera en vigueur ! Les contribuables verront donc un impact direct sur le montant de leurs salaires.

Il s’agira pour les salariés d’avoir une vision en temps réel de leur revenu tout en ayant l’avantage d’une adaptation du taux d’imposition à leur situation actuelle. Concernant l’assiette de cotisation de l’impôt, le calcul est toujours établi sur le salaire net imposable.

Tout le monde est concerné

Entrepreneurs, dirigeants, chefs d’entreprise, indépendants ou salariés, chacun est concerné. Si le prélèvement à la source concernera la majorité des revenus, deux modes de calculs seront appliqués en fonction de l’origine des revenus.

Ainsi, pour les traitements, salaires, pensions de retraite et revenus de remplacement, le tiers versant les revenus (l’employeur, la caisse de retraite, un particulier employeur…) prélèvera l’impôt à la source.

Concernant les indépendants et les revenus fonciers, des acomptes seront calculés par l’administration fiscale et payés au mois ou au trimestre.

Le calendrier de la réforme

Beaucoup d’informations circulent au sujet du prélèvement à la source. Si de nombreuses personnes sont déjà engagées dans l’application de cette loi, voici quelques éléments pour y voir plus clair et éviter les interrogations et les critiques de vos salariés lors de la réception de leur bulletin de paie en janvier prochain.

L’année 2018 est marquée par différentes étapes clés. Si pour les particuliers les démarches de préparation à la nouvelle réforme ont déjà été réalisées, pour les PME, le mois de septembre marque le début de leur contribution à la réforme de la retenue à la source.

En effet, d’avril jusqu’à juin 2018, les contribuables ont déjà pu déclarer en ligne leur revenus de 2017 et identifier leur taux d’imposition correspondant à leur situation actuelle.

Pour les entreprises, le calendrier est différent. Le mois de septembre correspond à la transmission par l’administration fiscale des taux aux entreprises via la DSN (déclaration sociale nominative). D’octobre à décembre, les entreprises auront la possibilité de faire des simulations pour rendre la mise en application du prélèvement à la source effective le 1er janvier 2019. Ces simulations consisteront à préciser sur le bulletin de salaire le montant du prélèvement qui serait acquitté si le PAS était en vigueur.

La réalisation de ces simulations semble importante dans la mesure où une erreur de prélèvement sur le net fiscal de vos salariés aura pour conséquence de leur demander des efforts de trésorerie sur plusieurs mois.

prélèvement à la source

Transfert de compétences ou simplification de la perception de l’impôt ?

On l’a dit, toutes les entreprises sont concernées par le prélèvement à la source. Si les grands groupes ont les moyens humains et financiers de se mettre en conformité, il semble moins évident pour les PME et petites entreprises de mettre en application la nouvelle réforme. Communication, nouveau bulletin de salaire, collecte du prélèvement à la source… autant de tâches qui peuvent compliquer le fonctionnement des PME et petites entreprises.

En effet, selon une étude de Mazars pour l’Inspection Générale des Finances, le coût de de mise en œuvre serait de 26 € à 50 € pour les TPE/PME (en fonction de la structure et du mode de gestion de paie), alors qu’il serait de 6 € à 8 € pour les ETI et les Grands Groupes. Cette différence étant en grande partie due au niveau d’industrialisation de la fonction paie dans ces dernières. Concernant la phase pérenne, le coût calculé tombe alors entre 3 € et 4 € pour toutes les catégories d’entreprise à l’exception des TPE (9 €) où le gérant a la charge de gérer la paie.

Il est cependant important de noter que dans les conclusions de cette étude, Mazars met l’accent sur le fait que l’impact de cette réforme est moindre pour les entreprises qui externalisent leur paie. En ce sens, l’Administration a récemment choisi d’écouter les patrons de TPE en leur permettant de faire gérer gratuitement le PAS par l’URSSAF. En effet, une majorité des TPE interrogées par le Syndicat des indépendants et des PME (SDI) demandaient ainsi à en être exemptées. Cette facilité ne concerne que les entreprises de moins de 20 salariés et permettra de soulager environ 1 million de TPE.

Année de transition pour le PAS

Cette année 2018 marque l’année de transition entre le prélèvement de l’impôt comme nous l’avons connu et le prélèvement à la source réalisé directement par les entreprises.

Si des campagnes de communication ont été réalisées pour expliquer les caractéristiques de cette réforme, il semble toutefois utile de préciser qu’il n’y aura pas de double imposition.

En effet, l’impôt dû en 2018 est exceptionnellement annulé et compensé par un crédit d’impôt spécifique. Il s’agit du CIMR, crédit d’impôt modernisation du recouvrement. Pour cette année de transition, les entreprises qui sont donc dès janvier 2019 collectrices de l’impôt ne seront pas impliquées dans le processus. Si vos collaborateurs vous posent la question, sachez que ce sera à eux d’identifier leurs revenus exceptionnels lors de la déclaration de revenus 2018 déposée en 2019.

Qui fait quoi ?

Pour les contribuables, il n’y a pas de véritable changement. Ils déclarent leurs revenus et se doivent de communiquer tout changement de situation personnelle à la DGFiP. Cette dernière reste l’interlocuteur privilégié et unique du salarié pour le prélèvement à la source. Aucune interaction n’existe entre les salariés et le collecteur.

La Direction Générale des Finances Publiques calcule quant à elle les taux et les transmet aux collecteurs, c’est-à-dire aux entreprises. Elle encaissera ensuite les versements de l’impôt correspondants par prélèvement.

Acteurs incontournables de cette réforme, les entreprises en tant que collecteurs appliquent les taux reçus par l’Administration pour retenir l’impôt à la source et le reverser à la DGFiP. En pratique, le collecteur reçoit de la DGFiP le taux de prélèvement auparavant calculé par la Déclaration Sociale Nominative (DSN). Le collecteur prépare ainsi la paie du mois et se connecte au portail Net-Entreprise pour avoir accès aux taux de PAS à appliquer. La paie pour chaque collaborateur et ainsi calculée avec application du taux. L’entreprise peut ensuite verser les salaires nets de prélèvement à la source.

On l’appréhende facilement, pour les collecteurs, il y a nécessité de bien informer leur collaborateur quant au traitement des données personnelles. En effet, la Déclaration Sociale Nominative contient des informations propres aux contribuables puisqu’on y voit apparaître le taux de prélèvement de l’impôt à la source. Sachez cependant que le taux de PAS pour chacun de vos collaborateurs sera soumis au secret professionnel.

Ce nouveau mode de fonctionnement peut donc engendrer des coûts humains et financiers pour la mise en conformité avec cette réforme. Il s’agit donc pour les PME de bien anticiper et d’utiliser les outils adaptés à ces changements.

Mise en œuvre du PAS : comment anticiper ?

Le PAS en pratique

Le prélèvement à la source consistera à appliquer un taux de prélèvement personnalisé pour chaque foyer fiscal. Ce taux calculé par la DGFiP sera transmis au collecteur via un compte-rendu métier qui contient le taux de prélèvement à la source des salariés qui ont figuré dans la DSN du mois précédent.

Comment est calculé le taux de prélèvement ? Il sera calculé à partir d’une assiette de calcul qui correspond au salaire net imposable déjà calculé par les logiciels de paie. Parmi les solutions conforme au PAS, vous pourrez utiliser par exemple les logiciels d’ADP ou de Sage. Ce taux est mis à jour automatiquement lors de la taxation des revenus au 1er septembre et il est connu dès la déclaration en ligne des revenus. Il peut être retrouvé sur l’avis d’impôt et dans l’espace personnel du site impots.gouv.fr.

Notez également que le contribuable aura, comme aujourd’hui, l’obligation de signaler tout changement de situation. Mariage, PACS, naissance, décès auront effectivement pour conséquence un re-calcul du taux par l’Administration.

Si le taux de prélèvement à la source est automatiquement calculé, vos salariés auront toutefois la possibilité de le modifier suivant leur situation.

Ainsi, une variation de revenus ou de charges pourra entraîner une modulation du taux. Dès lors il y aura peut-être nécessité de régulariser la situation.

Si une disparité importante des revenus existe au sein d’un couple, il sera possible d’opter pour une individualisation du taux. Chacun se verra donc appliquer un taux propre à ses revenus.

Finalement, pour des raisons de confidentialité, le contribuable pourra opter pour une non-transmission du taux à son employeur. Dans ce cas, un taux non personnalisé sera appliqué par le collecteur. Ce taux qui suit le barème établi par la DGFiP peut être consulté sur son site internet.

prélèvement à la source
Source

Faire preuve d’anticipation

La mise en conformité avec le prélèvement à la source est essentielle de par les enjeux que comporte la nouvelle réforme. En effet, la mise en œuvre sera un accélérateur de conformité puisque les PME devront établir une paie juste et cela chaque mois. Les entreprises auront donc besoin d’être bien accompagnées en ayant des outils efficaces pour ne pas s’exposer à des pénalités en cas d’erreur.

Elles devront également faire preuve d’anticipation pour que les salariés soient bien informés notamment en ce qui concerne la collecte et le traitement de leur données personnelles (taux de prélèvement) et pour qu’ils s’habituent à avoir le sentiment de gagner moins qu’avant. Même si de nombreuses informations sont disponibles sur le site des impôts, soyez prêts à ce que vos salariés vous sollicitent pour vous poser des questions dès janvier 2019 et quand ils connaîtront un changement de situation.  

Le prélèvement à la source ainsi présenté ne soulève pas de grandes problématiques d’intégration. Il faudra cependant bien prendre en compte les nombreux cas particuliers. En effet, un employé en CDD, un stagiaire, un expatrié… peuvent changer la donne dans l’établissement de la paie et de la collecte de l’impôt. Il y a donc nécessité pour les PME de prendre contact avec leur éditeur de logiciel de paie pour se mettre en conformité et bien anticiper les changements.

Les gestionnaires de PME devront également se former et mobiliser l’ensemble des acteurs concernés par le prélèvement à la source. Si les éditeurs de logiciels peuvent jouer le rôle de formateur, sachez que plusieurs alternatives s’offrent à vous pour être à l’aise avec cette réforme.

L’administration fiscale a effectivement formé 40 000 agents pour accompagner les entreprises mais aussi les contribuables dans la mise en œuvre de cette réforme. Parmi les moyens mis en place, une ligne téléphonique dédiée et un dispositif en ligne sont disponibles pour les usagers.

Pour les PME, une assistance DNS avec ligne téléphonique dédiée ainsi qu’un kit collecteur téléchargeable ont été mis en place.

PAS : une volonté de modernisation

Chiffres clés

Selon une étude Odoxa de 2018, 63 % de la population française est favorable au prélèvement à la source.

Cette réforme concerne 98 % des revenus, et 55 % des contribuables bénéficieront d’un taux de retenue à la source de 0 %.

Pour finir…

Si cette réforme est plébiscitée pour la simplicité et la visibilité quant au paiement de l’impôt sur le revenu qu’elle doit apporter, elle n’en demande pas moins une mise en conformité non négligeable pour les employeurs et notamment les PME.

Il s’agira pour les PME de bien communiquer avec leurs salariés pour leur expliquer comment fonctionne le prélèvement à la source. Les entreprises collectrices de l’impôt devront ainsi adapter leurs outils de gestion de paie afin de bien établir les nouveaux bulletins de paie et communiquer avec l’Administration fiscale.

Si les grandes entreprises auront les ressources pour gérer ces changements, les PME et petites entreprises pour qui la mise en conformité sera plus difficile à mettre en œuvre pourront compter sur leur éditeur de logiciel ou utiliser les outils mis à disposition par l’état par l’intermédiaire de l’URSSAF.

Dans l’ensemble, le prélèvement à la source nécessite une bonne communication auprès des salariés et un accompagnement à chaque étape des PME pour une mise en application de la retenue à la source efficace. En ce sens, l’Administration a mis en place des moyens afin d’accompagner les collecteurs dans leurs démarches.

Ainsi, tout le monde est concerné par cette nouvelle réforme ! Si la DGFiP reste l’interlocuteur central, les PME devront se préparer en communiquant et en s’appuyant sur leur logiciel de paie ou des experts comptables.

 


À PROPOS DE L’AUTEUR

Antoine Dubois est passionné d’entrepreneuriat, de technologie et de finance. Après s’être formé en audit et conseil au sein de grands cabinets, il est aujourd’hui freelance. En tant que consultant, il accompagne les entreprises sur des problématiques stratégiques aussi bien liées à la performance qu’aux enjeux du digital. Efficacité opérationnelle, performance digitale, levée de fonds et mode de financement sont autant de sujets où il peut apporter sa vision globale de l’entreprise. Retrouvez-le sur Twitter : @ATN_DBS


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