En savoir plus sur OpenKM

OpenKM est une solution de gestion des documents basée sur le cloud, qui aide les entreprises à gérer leurs documents en saisissant, traitant et sécurisant les données provenant de diverses sources numériques. Elle leur permet de modifier et de partager des documents avec les membres de l'équipe, tout en assurant la collaboration au sein de l'organisation.

Les principales fonctionnalités d'OpenKM comprennent le contrôle de version, la gestion des dossiers, la gouvernance de l'information, la capture de signature électronique, la gestion du cycle de vie du contenu et l'accès mobile. Les entreprises peuvent importer plusieurs types de données à partir d'e-mails, y compris du texte, des pièces jointes multimédias/documents et HTML. De plus, l'application multilingue permet l'extraction de texte à partir de documents papier, notamment les images en nuances de gris, en couleur ou binaires.

OpenKM aide à capturer des signatures électroniques, générer des factures au format XML et charger des documents en définissant des valeurs de métadonnées pour distribuer des informations entre les équipes afin de résoudre les problèmes et faciliter la prise de décision. Les managers utilisent le tableau de bord pour obtenir un aperçu des modifications apportées aux documents et contrôler l'accès utilisateur pour garantir la conformité. L'intégration à diverses applications tierces, notamment MS Office, .NET, PHP, les systèmes de formulaires cognitifs, ABBYY FlexiCapture et plus encore permet aux utilisateurs de gérer et de conserver des documents officiels et d'automatiser les flux de travail.

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Appareils

Pour quelle entreprise ?

TPE PME GE

Disponible dans les pays suivants

Andorre, Antigua-et-Barbuda, Anguilla, Albanie, Arménie, Angola, Argentine, Samoa américaines, Autriche, Australie, Aruba, Azerbaïdjan, Bosnie-Herzégovine, Barbade, Bangladesh, Belgique, Burkina Faso, Bulgarie, Bahreïn, Burundi, Bénin, Bermudes, Brunei, Bolivie, Pays-Bas caribéens, Brésil, Bahamas, Bhoutan, Botswana, Biélorussie, Belize, Canada, Îles Cocos, Congo-Kinshasa, République centrafricaine, Congo-Brazzaville, Côte d’Ivoire, Chili, Cameroun, Chine, Colombie, Costa Rica, Cuba, Cap-Vert, Curaçao, Île Christmas, Chypre, Tchéquie, Allemagne, Danemark, Dominique, République dominicaine, Algérie, Équateur, Estonie, Égypte, Éthiopie, Finlande, Îles Féroé, France, Royaume-Uni, Grenade, Guyane française, Gibraltar, Guinée équatoriale, Grèce, Guatemala, Guyana, R.A.S. chinoise de Hong Kong, Honduras, Croatie, Hongrie, Indonésie, Israël, Inde, Territoire britannique de l’océan Indien, Islande, Italie, Jamaïque, Jordanie, Japon, Kenya, Cambodge, Comores, Saint-Christophe-et-Niévès, Corée du Sud, Îles Caïmans, Luxembourg, Lettonie, Maroc, Monaco, Moldavie, Maldives, Mexique, Nouvelle-Calédonie, Nicaragua, Norvège, Népal, Nouvelle-Zélande, Panama, Pérou, Polynésie française, Pakistan, Porto Rico, Paraguay, Russie, Slovénie, Slovaquie, Salvador, Tchad, États-Unis, Saint-Vincent-et-les Grenadines

Langues

allemand, anglais, arabe, bulgare, catalan, chinois, coréen, danois, espagnol, finnois, français, galicien, grec, hongrois, indonésien, italien, japonais, letton, lituanien, malais, norvégien, néerlandais, polonais, portugais, roumain, russe, serbe, slovaque, suédois, thaï, turc, vietnamien

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Fonctionnalités

Nombre total de fonctionnalités pour OpenKM : 71

  • API
  • Accès mobile
  • Alertes/Notifications
  • Archivage et rétention
  • Authentification unique
  • Authentification à 2 facteurs
  • Automatisation de documents
  • Autorisations basées sur les rôles
  • Champs personnalisables
  • Classification des documents
  • Collaboration en équipe
  • Connexion sécurisée
  • Contrats formalistes
  • Contrats gouvernementaux
  • Contrôle du processus d'approbation
  • Contrôles/Permissions d'accès
  • Conversion de fichier
  • Examen de documents
  • Extraction de données
  • Fonction de glisser-déposer
  • Gestion de contenu
  • Gestion de cycle de vie des contrats
  • Gestion de versions
  • Gestion des audits
  • Gestion des calendriers
  • Gestion des contacts
  • Gestion des documents
  • Gestion des fichiers
  • Gestion des flux de travail
  • Gestion des modèles
  • Gestion des métadonnées
  • Gestion des ressources numériques
  • Gestion des tâches
  • Gestion des utilisateurs
  • Gouvernance de l'information
  • Génération de documents
  • Indexation
  • Intégrations de tiers
  • Modèles
  • Modèles de documents
  • Modèles personnalisables
  • Notes et commentaires
  • Notifications en temps réel
  • Outils de collaboration
  • Partage des fichiers
  • Personnalisation
  • Piste d'audit
  • Prise en charge de plusieurs langues
  • Rappels
  • Rapports et analyses
  • Rapports et statistiques
  • Rapports personnalisables
  • Recherche en texte intégral
  • Recherche/Filtre
  • Reconnaissance optique de caractères
  • Récupération des fichiers
  • Saisie de documents
  • Saisie mobile
  • Signature électronique
  • Signature électronique
  • Stockage de documents
  • Stockage sécurisé des données
  • Stratégie de marque personnalisable
  • Suivi de la conformité
  • Suivi des activités
  • Synchronisation de données
  • Sécurité SSL
  • Tableau de bord d'activités
  • Transfert de fichiers
  • Workflow basé sur les règles
  • Workflow configurable

Alternatives

Alfresco Content Services

4,1
Alternative n° 1 à OpenKM
Alfresco Content Services est une solution de gestion de contenu qui permet aux entreprises de stocker et de partager...

LogicalDOC

4,7
Alternative n° 2 à OpenKM
Grâce à son interface Web, LogicalDOC rend toute tâche de gestion documentaire facile, permettant un contrôle total du...

Microsoft SharePoint

4,3
Alternative n° 3 à OpenKM
SharePoint est une plateforme de collaboration et de gestion de contenu pouvant être utilisée pour concevoir des...

Avokaado

4,9
Alternative n° 4 à OpenKM
Avokaado is a digital workspace for contract lifecycle management

Avis

Note globale

4,7 /5
(16)
Rapport qualité-prix
4,6/5
Fonctionnalités
4,4/5
Simplicité d'utilisation
4,2/5
Support client
4,2/5

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5 avis affichés sur 16
Utilisateur vérifié
Note globale
  • Secteur d'activité : Services et technologies de l'information
  • Taille de l'entreprise : 2-10 employés
  • Logiciel utilisé tous les jours pendant plus de deux ans
  • Provenance de l'avis

Note globale

  • Rapport qualité-prix
  • Simplicité d'utilisation
  • Support client
  • Probabilité de recommander le produit 10.0 /10

Fantastic DMS solution

Publié le 24/11/2019

Great solution with all fully integrated components of DMS core, workflow, reporting, OCR, etc.

Great solution with all fully integrated components of DMS core, workflow, reporting, OCR, etc.

Avantages

Very cost-effective yet with enterprise-class features and functionalities.

Inconvénients

Hope to see mobile app's built-in file previewer soon.

Alternatives envisagées 

Alfresco Content Services

Pourquoi passer à OpenKM

Cost

Réponse de OpenKM

Hello dear customer,

We, at OpenKM, appreciate your highly positive feedback. Our team has primarily been working on Version 7 recently, now that it is live we will be looking to continue improving in other areas, and have noted that the previewer for the mobile app is a highly sought function for its users.

Jose miguel S.
Note globale
  • Secteur d'activité : Logiciels
  • Taille de l'entreprise : 11-50 employés
  • Logiciel utilisé tous les jours pendant plus de deux ans
  • Provenance de l'avis

Note globale

  • Rapport qualité-prix
  • Simplicité d'utilisation
  • Support client
  • Probabilité de recommander le produit 10.0 /10

Digital Document Management Done Right!

Publié le 02/12/2019

Digital Document Management can be implemented to a very wide range of verticals, but to be precise...

Digital Document Management can be implemented to a very wide range of verticals, but to be precise and in my experience, you can achieve:
- Procurement documents
- HR Documents
- Medical Images
- Legal Contracts
- Service Contracts

Avantages

The most valuable advantage of OpenKM is its API. It is so easy to connect OpenKM to other systems (this is the most common scenario for Document Management). Using Rest services, OpenKM can connect to your ERP, CRM or even your BPM of choise, you name it.

Inconvénients

Its UI is a little dated, but version 7 will come with a big overhaul in this regard! So, stay tuned.

Alternatives envisagées 

LogicalDOC et Alfresco Content Services

Pourquoi passer à OpenKM

Open and easy to use of its API. Robust infrastructure with no fancy requirements, as you can install in HA IF. Secure. Knowledgeable Support team.

Réponse de OpenKM

We at OpenKM, appreciate your highly positive feedback. We are very excited by the opportunities and advancements possible with Version 7, and hope to be able to show the improvements to the UI soon.

Ben R.
Note globale
  • Secteur d'activité : Biotechnologie
  • Taille de l'entreprise : 51-200 employés
  • Logiciel utilisé tous les jours pendant 6 à 12 mois
  • Provenance de l'avis

Note globale

  • Rapport qualité-prix
  • Simplicité d'utilisation
  • Support client
  • Probabilité de recommander le produit 5.0 /10

OpenKM Experience

Publié le 27/11/2019

Avantages

Overall functionality. Open Source. Feature rich.

Inconvénients

The application was written with discrepancies such as:
• The Copy and Move command behave differently as it relates to inheriting permission in the target folder. The Move command should work like copy with the option to clone security.
• Email: When sending an email from the Write Email icon, the emails get saved in the Email section below Taxonomy. However, when emails are sent via Send link or Send document attachment or Notification, they are not saved in the email folder. All emails and notifications should be saved in the email section.
• Stamping: Text stamps do not have the option to choose a page or page range, but Image stamps do. All stamps should have the option to apply to a specific page or range.
• Stamping: All stamps - be able to set the default page number when creating the stamp.

When sending an email, it would be nice to be able to type ahead to get to the name or at least to have the ability to enter the first initial, to quickly move to the name desired.

Write mail Icon to default the “Reply to” to the sender.

When clicking on a link in an email, to be able to configure which browser it should go to either on a system level or per user, not for OpenKM to open the document in the default browser. This is because many use Chrome as their default browser but OpenKM works best with Firefox. So, even if the default browser is Chrome, there should be a setting to open document links in a specified browser.

Alternatives envisagées 

Microsoft SharePoint

Pourquoi passer à OpenKM

Affordable and features.

Réponse de OpenKM

We at OpenKM appreciate your feedback. Our team is currently performing a significant user interface overhaul as part of the version 7 update, and we have sent your UI requests to our technical staff so they may be reviewed for inclusion in the new interface. We will be providing many improvements soon, and hope to see your desired changes among them.

Michael J.
Note globale
  • Secteur d'activité : Services et technologies de l'information
  • Taille de l'entreprise : 51-200 employés
  • Logiciel utilisé tous les jours pendant plus d'un an
  • Provenance de l'avis

Note globale

  • Rapport qualité-prix
  • Simplicité d'utilisation
  • Support client
  • Probabilité de recommander le produit 8.0 /10

Good for building a searchable PDF database

Publié le 25/11/2019

We use the software to maintain bills received from our facilities over 2 states. We have to keep ...

We use the software to maintain bills received from our facilities over 2 states. We have to keep everything for at least 2 years before compacting and archiving with the ability to pull up documents on the fly. We currently have roughly 200,000 PDFs in OpenKM and the only lag comes from Adobe. We are running it on an in-house VM with very little resource usage and have had almost no problems.

Avantages

Drag and drop from file explorer is a huge plus for our non-tech savvy users.
Adding a tag to each PDF for future recall is good if you don't want to OCR everything.
Up time is excellent. Over the last ~2 years, we have gone down maybe twice, and neither time was for more than an hour. Very dependable.

Inconvénients

The interface is a bit outdated.
OCR is a bit hit or miss.
Help files could be better. There are a few features that I had trouble getting more info on.
User access can be a pain to set up, especially retroactively.

Réponse de OpenKM

Hello dear customer,

We, at OpenKM, appreciate your overall positive feedback. We had a technical concern preventing us from updating our UI, which has been addressed with Version 7. Interface improvements are now on our development schedule.

We are also currently revising our documentation for the new version, and it will see improvements shortly as well. The OCR and User Authentication both require some experience to use to their full potential, such as setting user permissions through the database, which will be much faster for some changes.

There are also alternate options, the OCR engine used is pluggable if an alternative would be preferred, and OpenKM Professional can be set up to use Active Directory or LDAP for authentication. If you would like any additional information, please contact us.

Allen G.
Note globale
  • Secteur d'activité : Hôpitaux et soins de santé
  • Taille de l'entreprise : 201-500 employés
  • Logiciel utilisé tous les jours pendant plus de deux ans
  • Provenance de l'avis

Note globale

  • Rapport qualité-prix
  • Simplicité d'utilisation
  • Support client
  • Probabilité de recommander le produit 10.0 /10

OpenKM Two year review

Publié le 29/11/2019

We have solved our NYS and HIPAA regulatory requirements for governance of our documents.

We have solved our NYS and HIPAA regulatory requirements for governance of our documents.

Avantages

It has all the features that a company needs to satisfy requirements for documentation management.

Inconvénients

It requires a basic training session before any user can get started. We about one hour to get them started, then a follow-up later.

Réponse de OpenKM

We at OpenKM, appreciate your overall positive feedback. We believe that OpenKM gives you a whole array of useful features that can improve its usability and help your company process workflows.

We agree that basic training is necessary to learn how to use OKM and get the most benefits of our application.

We believe it might be beneficial for your team to attend one of our free webinars that take place once a month. The next one in English is on 12/17/19 at 1:00 pm EST. If you want to register, please do so by using the following link

https://register.gotowebinar.com/rt/5090586405572191756

During the webinar, your team can post questions that, if the time allows, will be answered right away, or we will be addressed afterward via direct email.

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OpenKM - FAQ

Voici quelques-unes des questions fréquentes sur OpenKM.

Types de licences disponibles pour OpenKM :

  • À partir de :
  • Type de licence : Version gratuite, Abonnement
  • Version d’essai gratuite : Disponible

Utilisateurs habituels du logiciel OpenKM :

2-10, 11-50, 51-200, 201-500, 501-1 000, 1 001+

Langues dans lesquelles OpenKM est disponible :

allemand, anglais, arabe, bulgare, catalan, chinois, coréen, danois, espagnol, finnois, français, galicien, grec, hongrois, indonésien, italien, japonais, letton, lituanien, malais, norvégien, néerlandais, polonais, portugais, roumain, russe, serbe, slovaque, suédois, thaï, turc, vietnamien

Appareils pris en charge par OpenKM :

Android (mobile)

Applications s'intégrant à OpenKM :

Microsoft Excel, Microsoft Outlook, Microsoft PowerPoint, Microsoft Word

Ressources d'aide disponibles pour OpenKM :

Service client/e-mail, FAQ/forums, Base de connaissances, Support téléphonique

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