Logiciels professionnels SaaS : avantages et inconvénients de ces solutions d’entreprise

Publié le 31/08/2014 par La Rédaction de GetApp

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Logiciels professionnels SaaS : avantages et inconvénientsDe plus en plus de logiciels professionnels sont accessibles directement en ligne, via un navigateur ou une application mobile / tablette. On parle alors de logiciels SaaS, pour “Software as a Service”. Moindres coûts de maintenance, installation et déploiement simplifiés, paramétrages fins, ergonomie moderne, fonctions collaboratives, utilisation en mobilité, paiement à l’usage réel,… Les avantages ne manquent pas. Il y a aujourd’hui une généralisation de ces logiciels sur un nombre toujours croissant de fonctionnalités. Voici donc un tour d’horizon des principaux avantages des logiciels professionnels SaaS, ainsi que quelques recommandations à prendre en compte pour faire de votre passage au SaaS un succès !

Les avantages des logiciels SaaS

  • Flexibilité. C’est probablement l’un des points forts des logiciels professionnels SaaS. Par “As A Service”, comprenez que ces logiciels sont utilisables sur demande. Ajouter un nouvel utilisateur, suspendre son compte, l’activer soi-même sans même avoir besoin d’un contact commercial,… Voilà quelques-unes des possibilités des logiciels en ligne.

 

  • Possibilité d’essai (gratuit). Les logiciels étant en ligne, vous pouvez aisément vous faire un avis en conditions réelles. La plupart des logiciels SaaS offrent aujourd’hui un “free trial”, c’est-à-dire une période d’essai plus ou moins longue (en général de 7 à 30 jours), vous permettant de jouer avec tout ou partie des fonctionnalités en question. Et ce, sans bourse délier. Profitez-en alors pour comparer les solutions qui s’offrent à vous grâce à notre outil de comparaison avant de prendre votre décision finale.

Tilkee Logo - Optimisation de prospection commercialeTilkee 

Cette application vous permet d’optimiser le suivi des propositions commerciales. N’hésitez pas à tester ce logiciel de prospection commerciale ou à le faire tester par vos équipes le cas échéant : c’est une bonne façon de se décider pour une app.

 


 

  • Plus que la possibilité d’essai gratuit, l’usage même du logiciel peut être totalement gratuit ! Il existe en effet chez certains éditeurs une version “light” de leur logiciel permettant de bénéficier ad vitam eternam des fonctionnalités sans avoir à débourser 1 centime.

 

Wrike 

Ce logiciel favorise la collaboration et le travail d’équipe. Une version gratuite du logiciel existe et permet à cinq utilisateurs de bénéficier de cette solution : le jeu en vaut la chandelle ! Alors n’hésitez plus à essayer gratuitement Wrike.


 

  • Paiement à l’usage versus “investissement logiciel”. Une fois que vous êtes convaincu, la facturation s’effectue la plupart du temps mensuellement, en fonction de la consommation : taille de stockage, nombre d’utilisateurs, fonctionnalités Premium, passage en marque blanche,… Les clés peuvent varier mais la mécanique reste la même. Finis donc les “investissements logiciels” où il fallait engager des budgets représentant 3 ou 4 années de licence (et du service, de la maintenance, de la formation) pour pouvoir commencer à utiliser les logiciels,… sans pouvoir anticiper des variations d’activité ou de ressources humaines.

 

  • Mobilité. Les logiciels professionnels SaaS étant utilisés directement sur le web, ils ont été très tôt une solution pour les publics en situation de mobilité, qu’elle soit externe (par exemple des flottes de commerciaux) ou interne à l’entreprise (passage de service en service, travail transversal, multi-sites,  télétravail). Il suffit donc d’une connexion internet pour pouvoir accéder à ces logiciels. Cette notion de mobilité est également valable au sens propre “sur votre mobile” (ou tablette), car la plupart des logiciels professionnels SaaS sont accompagnés de leurs applications iOs et Android, propageant les usages à nos smartphones.

 

zendeskZendesk

Zendesk est un logiciel de gestion client disponible sur support mobile. Cela vous permet d’accroître sensiblement l’efficacité de votre support et service client.

 


 

  • Données sauvegardées. Les données ne sont plus prisonnières de votre ordinateur : vous pouvez vous le faire voler ou endommager, il vous suffit de vous connecter depuis une autre machine et vous retrouvez votre travail là où vous l’aviez laissé. Et vos fichiers et sauvegardes sont en de bonnes mains !
  • Collaboratif. Le travail d’équipe est au cœur de nombreux logiciels professionnels SaaS, la plupart du temps, en temps réel. Systèmes de commentaires, notifications, chats, visibilité sur “qui travaille sur quoi” : voilà de vrais facteurs de productivité et de réactivité !
  • Ergonomie. Les logiciels professionnels SaaS se distinguent également par leur qualité d’ergonomie et ce notamment par rapport aux logiciels “desktop”, installés directement sur votre ordinateur. Non seulement cela est plus agréable à regarder, mais surtout, cela renforce la productivité à l’intérieur du logiciel et la capacité de prise en main par les utilisateurs. Un facteur évidemment primordial à l’échelle de l’entreprise.
  • Mises à jour en permanence. Les “montées de version” sont un vieux souvenir avec les logiciels professionnels SaaS : ils sont généralement mis à jour quasi quotidiennement et de façon incrémentale. Cela permet non seulement aux utilisateurs d’avoir des logiciels plus performants sans avoir à tout réapprendre de temps à autres, mais cela élimine aussi les opérations lourdes de maintenance,… et les coûts des mises à jours et upgrades de licences !

Les inconvénients des logiciels SaaS

Il existe quelques petits points de vigilance à avoir en tête, plus que de véritables risques.

  • Sécurité. Comme tout logiciel ou toute architecture informatique, les logiciels professionnels SaaS ne sont pas totalement exempts d’éventuelles failles de sécurité. Vous n’êtes pas à l’abri que les serveurs de l’éditeur de votre logiciel préféré soient un jour soumis à une attaque ou un risque. Cela s’avère en réalité rare, et l’on constate plutôt aujourd’hui des problématiques liées à l’humain : mot de passe stocké en clair sur un PC (ou sur un post-it !), vol d’ordinateur ou de smartphone, manque de vigilance dans les transports en commun… Et comme il vaut mieux prévenir que guérir, soyez prévoyants et communiquez autour des risques de sécurité avec vos collaborateurs.

logo clarizen - gestion de projet Clarizen

Bien conscient des risques de sécurité pour les données de ses clients, Clarizen fait tout son possible pour réduire ce risque à zéro. Les collaborateurs s’échangeant des fichiers sensibles sur ce logiciel de gestion de projet le font l’esprit libre car la solution a reçu les célèbres certifications de sécurité Safe Harbor, SOC2 type II, VeriSign et CloudTrust de Skyhigh.


 

  • Rapidité d’exécution. Les données étant en ligne, et les interfaces dans le navigateur, on peut noter, sur certains logiciels, des temps de latence entre certaines opérations.

 

  • Connexion internet. Les logiciels étant en ligne, vous pouvez être un peu pris au dépourvu lorsqu’Internet n’est plus à votre portée. Fort heureusement, de plus en plus de logiciels professionnels SaaS offrent un mode déconnecté permettant de continuer à travailler, même sans connexion à Internet !

 

Salesforce1 Service Cloud

Ce CRM en ligne offre un mode déconnecté : un avantage important dans le cas où vous ne disposez pas de connexion ou voyagez régulièrement.

 


 

Inconvénient logiciels SaaS : connexion internet

  • Récupération des données / portabilité des données. Comme vos données ne sont pas chez vous directement, la plupart des éditeurs commencent à proposer des extractions complètes. Mais rassurez-vous, techniquement, ces données vous appartiennent toujours ! Ainsi, les éditeurs concernés peuvent proposer des moteurs de migration qui facilitent la portabilité des données.

 

  • La localisation des données. Encore beaucoup de logiciels sont entièrement hébergés hors de France. Pour certaines données sensibles, nous recommandons au préalable du choix d’un logiciel professionnel SaaS de demander où et comment s’effectue l’hébergement.

 

  • Formation. Voilà – probablement seulement pour quelques temps – l’un des vrais défauts de la plupart des logiciels professionnels SaaS : achetés directement par l’entreprise qui va l’utiliser (donc sans intermédiaire), ils font aujourd’hui assez peu l’objet de formations. Ceci peut potentiellement être un point à améliorer pour certaines entreprises ou auprès de certains publics. Voici quelque chose à anticiper donc le cas échéant.

Vous l’aurez compris : en dépit de quelques points de vigilance à avoir en tête, les logiciels professionnels SaaS offrent de nombreuses fonctionnalités dont il serait dommage de se passer.


Pour mieux choisir, comparez les logiciels SaaS qui conviendront le mieux aux besoins de votre entreprise! Notre catalogue est libre d’accès et vous permet de découvrir de nombreuses applications.

 

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