Bureau agile : plus de flexibilité pour plus de productivité

Publié le 19/03/2019 par Sonia Mokrani et Zach Capers

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Bureau agile : plus de flexibilité pour plus de productivité

La satisfaction générale des travailleurs est étroitement liée à l’efficacité de la gestion des espaces de travail. Selon Gartner, les employés satisfaits de leur bureau sont 16 % plus productifs, 18 % plus enclins à conserver leur poste et 30 % plus intéressés par leur entreprise que par ses concurrentes (rapport en anglais accessible aux clients).

Les PME doivent donc repenser leur utilisation des espaces de travail pour concevoir des “bureaux agiles” favorisant la productivité et la rétention des talents.

Employés satisfait de leur espace de travail agile

Bureau agile et flux de travail actuels

Les flux de travail agiles se sont imposés dans le monde de l’entreprise. La segmentation des projets, les itérations et la priorité donnée à la flexibilité et à la collaboration boostent la productivité et l’innovation.

Les entreprises doivent faire en sorte que leurs bureaux s’accordent à leurs flux de travail agiles en mettant à la disposition de leurs collaborateurs des espaces flexibles, segmentés, adaptés à différents types de tâches et favorables à la collaboration.

Les bureaux agiles sont des environnements bien connectés adaptés à différents types d’activités et styles de travail. Ils sont composés de plusieurs zones bien distinctes et donnent la priorité à l’expérience employé. Il faut donc repenser les espaces traditionnels pour que chacun puisse travailler dans son bureau idéal.

Aujourd’hui, les employés sont habitués aux espaces de travail partagé (coworking) et ne s’imaginent plus vivre dans des bâtiments qui ne leur garantissent pas une connexion Wi-Fi au moins dans les zones communes. Les bureaux suivent la tendance. Les environnements de travail sont de moins en moins encombrés et proposent de plus en plus d’aménagements permettant aux travailleurs de circuler librement.

Les bureaux agiles doivent être configurés de sorte à associer harmonieusement espaces collaboratifs et individuels, publics et privés. En général, ils incluent donc des postes de travail individuels, des bureaux collaboratifs, des zones communes et des zones de silence. Les employés choisissent l’espace qui correspond le mieux au projet qui les occupe à un temps donné.

Depuis plusieurs années, de nombreuses entreprises se sont lancées à corps perdu dans l’open space et les sommes investies dans ce modèle les empêchent d’adopter une nouvelle approche de la gestion des espaces de travail.

Heureusement, il suffit souvent d’apporter quelques modifications à un espace ouvert pour créer un bureau agile. Le passage à cette nouvelle configuration exige un peu de créativité pour repenser un usage plus efficace des espaces, mais il permet la création d’un bureau aux multiples facettes qui devrait plaire à tous les collaborateurs.

Chacun son style

Chaque employé a une personnalité et un style de travail propres. Pour simplifier les choses, nous avons défini trois grandes catégories de travailleurs. Dans cet article, nous explorerons comment ces différents profils répondent aux espaces de travail agiles.

Employés dans un bureau agile

Espaces dans bureaux agiles et profiles associés

Quatre idées pour créer un bureau agile

1. Hot desking : premier arrivé, premier installé

La plupart des entreprises en croissance se retrouvent rapidement à court de bureaux. Pourtant, de nombreux postes restent libres lorsque les employés sont en vacances, en déplacement ou en journée de travail à distance. Pour créer un bureau agile, oubliez les places attribuées et passez à un agencement hot desking, qui permet aux travailleurs de s’installer chaque jour à un endroit différent.

Lors de son arrivée, chacun trouve un poste libre avant de se mettre au travail, un peu comme dans un espace de coworking. Ce type d’approche permet notamment d’encourager les contacts avec des collègues différents et de réduire les espaces de travail nécessaires. Comme la plupart des configurations de bureau agile, le hot desking ne fonctionne bien que si les employés peuvent disposer d’ordinateurs portables, d’applications cloud et d’une connexion Wi-Fi ultrarapide.

2. Zones communes, salles de réflexion et zones de silence

L’utilisation optimale d’espaces inutilisés peut contribuer à compenser les défauts habituels des bureaux conventionnels. Un bureau agile doit inclure des zones communes, des salles de réflexion et des zones de silence.

Zones communes

La plupart des entreprises mettent à la disposition de leurs collaborateurs une salle de pause ou une cuisine, mais elles leur proposent rarement une zone commune dans laquelle ils peuvent se détendre et s’installer avec leur ordinateur portable. Ce type d’espace peut être aménagé dans un coin équipé de quelques poufs bien confortables ou encore le long d’un mur contre lequel vous disposez des canapés ou une table haute et quelques tabourets. Le mobilier modulaire est idéal. Les zones communes encouragent les rencontres et rassemblent les employés.

Zones de silence

Les zones de silence permettent aux employés facilement distraits de s’installer à l’écart pendant quelques heures. Il peut s’agir d’espaces entièrement fermés (cabines, par exemple) ou de zones cloisonnées qui rappellent les boxes. Ce type de bureau, parfois décrié, peut être idéal pour s’isoler dans un open space un peu trop bruyant. Ces petites enclaves favorisent la concentration.

Salles de réflexion (huddle rooms)

Les salles de réflexion sont de petites salles de réunion ou des espaces de rencontre adaptés à deux à quatre employés. Parfois équipées d’outils de visioconférence, elles sont idéales pour les brainstormings improvisés ou les réunions de bilan ponctuelles. Au contraire des grandes salles de conférences qu’il faut réserver parfois des mois à l’avance, les salles de réflexion sont des espaces informels qui ne sont habituellement pas gérés dans un calendrier de réservations.

Zones communes des bureaux de Software Advice á Austin
L’une des nombreuses zones communes des bureaux de Software Advice à Austin (Texas)

3. Adieu l’artificiel, place à la lumière naturelle

La lumière du jour a un effet bénéfique sur la santé et permet d’équilibrer le rythme biologique du corps humain. L’absence de lumière naturelle sur le lieu de travail peut avoir des effets néfastes : changement d’humeur, problèmes de concentration, maux de tête, voire même risque accru de cancers. Or, la norme NF EN 12-464-1 d’éclairage sur les lieux de travail ne mentionne presque pas cette source de lumière et, malheureusement, dans les lieux de travail classiques, les bénéfices de la lumière naturelle sont généralement réservés aux cadres supérieurs.

Mais pas dans un bureau agile. Dans ce type d’agencement, les zones communes sont placées près des fenêtres dans la mesure du possible pour que chaque travailleur puisse profiter d’une bonne lumière et d’une vue sur l’extérieur. Les employés ont naturellement tendance à s’installer dans ces espaces, ce qui encourage les rencontres et les collaborations improvisées. L’utilisation de couleurs vives sur les murs et de séparateurs en verre (à la place des murs ou des cloisons opaques) permet de diffuser la lumière naturelle dans tout le bureau.

4. Le travail à distance, atout du bureau agile

La semaine de travail classique et ses journées de 8 heures en horaire fixe ont laissé la place à un modèle horaire centré sur les résultats qui permet aux employés d’adapter leur travail à leur vie. De plus en plus d’entreprises s’intéressent moins aux heures de présence tant que les résultats sont là.

Les possibilités de travail à distance séduisent les employés pour la liberté et la flexibilité qu’il représente. Le travail à distance convainc aussi de plus en plus les employeurs, car il est synonyme de réduction des coûts. Selon Gartner, l’augmentation du nombre de travailleurs à distance devrait permettre aux entreprises d’employer 40 % de personnes supplémentaires dans les mêmes espaces d’ici 2021 (rapport en anglais accessible aux clients).

Les horaires flexibles et les options de travail à distance permettront en effet de libérer des postes et d’utiliser plus efficacement l’espace disponible.

Prenons l’exemple d’un bureau accueillant 50 employés répartis en deux équipes :

  • 4 jours | 10 heures par jour | 1 jour de travail à distance
  • 5 jours | 8 heures par jour | 2 jours de travail à distance

Un bureau appliquant le modèle du hot desking devrait accueillir 30 et non 50 employés chaque jour, ce qui réduirait de 40 % les postes de travail nécessaires. Cela permettrait de libérer de l’espace pour aménager des zones communes.

Espaces alternatifs, normes et technologie

Pour que le travail à distance et l’aménagement d’espaces agiles aient une chance de réussir, il faut que l’entreprise dispose des bons outils technologiques, notamment des ordinateurs portables équipés de connexions VPN et Wi-Fi sécurisées. L’établissement de normes d’accès aux données et d’utilisation des appareils est aussi indispensable.

L’adoption de logiciels cloud est également cruciale. Que les collaborateurs travaillent depuis un bureau, un café ou une plage à l’autre bout du monde, tous les membres de l’équipe doivent pouvoir accéder aux données de l’entreprise, partager leurs idées et collaborer au sein d’un même environnement numérique.

Les outils de gestion de projets permettent de simplifier les communications, le suivi des activités et la gestion du temps. Samepage, par exemple, inclut des fonctionnalités bien utiles : listes de tâches, cocréation de documents en temps réel, chat vidéo en groupe, planification, etc. Le tout dans une seule application.

Logiciel de gestion de projets Samepage
Samepage, logiciel de gestion de projets (source)

Les horaires flexibles et les possibilités de travail à distance libèrent l’espace et permettent aux entreprises d’en faire meilleur usage. Avec des ordinateurs portables équipés de logiciels cloud, les employés peuvent travailler depuis n’importe quel endroit.

Et ensuite ?

Le passage à un bureau agile doit être mûrement réfléchi. Les membres des générations Y et Z sont déjà mobiles. Ils auront nettement moins de mal à s’adapter à un bureau agile que les membres de la génération X et les baby-boomers, plus habitués aux espaces de travail traditionnels.

Vous avez plus de chances de convaincre tous vos employés si vous leur démontrez clairement les avantages que représente un nouveau type de configuration. L’introduction de mesures appréciées comme le travail à distance peut compenser d’autres approches plus radicales comme le hot desking.

N’hésitez pas à demander l’avis de vos collaborateurs et à envisager des solutions variées. Certains employés peu enthousiastes à l’idée de perdre leur espace de travail privé pourraient par exemple apprécier l’installation de casiers dans les zones communes pour ranger leurs effets personnels.

Les nouvelles approches de l’agencement des bureaux remettent en question notre vision du travail. Les hiérarchies disparaissent progressivement puisque les responsables travaillent à présent côte à côte avec leurs collaborateurs directs. Désormais, les espaces de travail alternatifs permettent aux employés de s’installer chaque jour à un nouveau poste et de profiter constamment des avantages d’un bureau agréable plutôt que de passer leur vie à se battre pour obtenir le bureau le plus confortable ou le plus prestigieux de l’entreprise.

infographie les bureaux agiles

Attention : l’information contenue dans cet article provient de sources considérées comme fiables. Les applications présentées illustrent certaines fonctionnalités dans un contexte précis. Leur sélection n’indique en aucun cas une marque d’adhésion ou une recommandation.

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