On confond souvent archivage avec sauvegarde de données et inversement. Pourtant, il s’agit de deux tâches bien distinctes qui répondent à des besoins différents et sont prises en charge par des logiciels différents.
Archivage : certaines réglementations comme la MiFID II imposent l’archivage des données pour une durée de cinq à sept ans. Les logiciels d’archivage assurent la préservation des données durant cette période pour un coût bien plus faible que les outils de sauvegarde ou de stockage. Ils permettent de libérer de l’espace de stockage en déplaçant les données anciennes vers des solutions de longue durée.
Sauvegarde : les logiciels de sauvegarde permettent de prévenir les pertes de données. Ils stockent une copie des données et assurent leur récupération, ce qui permet de ne pas interrompre trop longuement les activités en cas de sinistre. Une étude a démontré que 50% des entreprises n’effectuent pas de sauvegarde de leurs données.
La confusion entre archivage et sauvegarde des données empêche les PME de garantir la conformité de leur structure aux exigences réglementaires et de se prémunir contre la perte de données. Faute de s’équiper des logiciels adéquats, elles s’exposent à la fois à des amendes et à des rançons.
Il ne s’agit pas de faire un choix entre la sauvegarde et l’archivage de données, mais bien de déterminer comment associer les deux approches dans une politique cohérente d’archivage ou de sauvegarde pour se préparer à faire face aux reprises sur sinistre et aux exigences réglementaires.
Cet article vous aidera à comprendre les similitudes et les différences entre l’archivage et la sauvegarde en ligne de données et à déterminer le ou les logiciels dont vous avez besoin.
Logiciels d’archivage vs logiciels de sauvegarde
Logiciels d’archivage de données
L’archivage de données consiste à déplacer des données anciennes ou qui ne sont plus activement utilisées vers un espace de stockage à long terme. Il permet de conserver des données pour une période étendue à des fins d’archivage et de conformité réglementaire.
L’archivage présente plusieurs caractéristiques essentielles :
- Les données archivées ne sont pas activement utilisées : les données archivées sont des données d’historique ou des informations qui n’ont plus d’utilité pour les activités opérationnelles.
- Les données archivées sont des originaux et non des copies : les données archivées sont des originaux déplacés vers un nouveau lieu de stockage permettant d’assurer leur conservation pour une période plus importante
- Les données archivées doivent rester inchangées : l’authenticité des données est l’une des clés de l’archivage. Les données doivent donc rester inchangées et enregistrées sous leur format d’origine ; elles ne peuvent être ni modifiées ni altérées.
- Les archives permettent de stocker, d’organiser et de retrouver des données : le but premier de l’archivage est de stocker et d’organiser des données anciennes et non pas de récupérer des données en cas d’urgence ou de sinistre. Par ailleurs, les données archivées doivent pouvoir être retrouvées via un outil de recherche.
Les solutions logicielles d’archivage permettent de stocker des données d’historique pendant une durée importante sans influencer leur authenticité.
Les logiciels d’archivage doivent présenter quelques fonctionnalités clés :
- Gestion de la conservation : un logiciel d’archivage permet de créer des flux de travail basés sur des règles de déplacement des données anciennes vers des plateformes de stockage à bas coût, de définition des périodes de conservation pour certains types de données et d’application d’exceptions.
- Prise en charge de plusieurs types de données : aujourd’hui, les données sont partout (serveurs, bureaux, appareils mobiles, sites de réseaux sociaux, applications cloud et même dispositifs IoT). Un logiciel d’archivage doit pouvoir reconnaître, récolter et stocker ces différents types de données.
- Fonction de recherche : la possibilité de retrouver des informations est essentielle dans les logiciels d’archivage. Les utilisateurs doivent pouvoir effectuer des recherches par type de données, date, auteur ou n’importe quel autre paramètre. Les fonctions de recherche doivent faciliter la localisation des données parmi d’importants volumes d’archives.
- Contrôles de sécurité : une bonne politique d’archivage permet de définir des autorisations et des règles d’accès. Il existe d’autres fonctionnalités de sécurité nécessaires comme le cryptage des données (pour protéger l’authenticité des données) et les options de suivi des audits (pour consigner les actions des personnes qui ont accès aux données).
- Optimisation de stockage : les techniques d’optimisation de stockage permettent de réduire le volume global de données stockées et donc les coûts de stockage. Elles passent notamment par l’utilisation d’un moteur de déduplication pour empêcher la création de copies multiples ou encore par la compression des données.
Logiciels de sauvegarde de données
La sauvegarde ligne de données consiste à créer une copie des données pour assurer leur récupération en cas de perte de données suite à une erreur humaine ou à une catastrophe naturelle. Cette activité est essentielle à toute stratégie de business continuity.
La sauvegarde de données présente quelques caractéristiques clés :
- Les sauvegardes sont des copies : la sauvegarde de données est le papier carbone de l’informatique. Elle permet de créer une copie des données originales, ce qui permet de continuer à travailler sur les données tout en enregistrant automatiquement toutes les modifications apportées dans une copie de sauvegarde.
- Les sauvegardes sont utiles pour la récupération des données : les copies de sauvegarde des données permettent de récupérer rapidement un fichier écrasé ou une base de données corrompue. Elles ne sont généralement pas utilisées à des fins de vérification ou de conformité.
- La vitesse de sauvegarde et de récupération des données est essentielle : en matière de sauvegarde et de récupération de données, il est crucial que les changements soient enregistrés en continu ou, à défaut, aussi rapidement que possible afin de réduire le laps de temps qui s’écoule entre les modifications apportées aux données originales et celles sauvées dans la copie de sauvegarde.
- Les sauvegardes sont conservées pour une durée limitée : la plupart des sauvegardes sont conservées pendant une période de temps assez courte, par exemple quelques jours ou quelques semaines, jusqu’à ce que les nouvelles versions écrasent les précédentes.
Les solutions de sauvegarde de données permettent de créer rapidement des copies des données qui seront facilement récupérables en cas de perte de données.
Tout logiciel de sauvegarde doit présenter quelques caractéristiques incontournables :
- Programmation de sauvegardes automatiques : un logiciel de sauvegarde doit automatiquement se lancer à heures fixes pour créer des copies des données. Les sauvegardes incrémentales sont plus rapides que les sauvegardes traditionnelles puisqu’elles ne concernent que les modifications.
- Compression des données : l’espace de stockage nécessaire est un facteur déterminant dans le prix d’un logiciel de sauvegarde. Les fonctionnalités de compression des données permettent de réduire la taille des fichiers, d’optimiser l’espace de stockage et de réduire les coûts.
- Récupération des données et reprise après sinistre : la perte de données maximale admissible (RPO) et la durée maximale d’interruption admissible (RTO) prises en charge par un logiciel doivent être adaptées au fonctionnement de chaque entreprise. Les processus de copie fastidieux et chronophages sont de l’histoire ancienne : les nouvelles technologies incluent le récupération en un clic.
- Contrôles de sécurité : les contrôles de sécurité assurent la protection des données sauvegardées. Le cryptage des données, les restrictions d’accès et la protection antivirus, entre autres, sont des fonctionnalités importantes.
- Vérification des sauvegardes : en cas de perte de données, le pire scénario consiste à découvrir que les données à récupérer en urgence sont corrompues. La vérification des sauvegardes permet de contrôler l’intégrité des données et de garantir que les sauvegardes ne contiennent pas d’erreur.
- Intégration avec des applications tierces : les outils de sauvegarde doivent prendre en charge les bases de données, les échanges par e-mail et d’autres applications particulières. L’intégration avec des logiciels tiers facilite la configuration, la sauvegarde et la récupération des données entre systèmes.
Dans le graphique ci-dessous, vous trouverez un résumé des différences entre les logiciels de sauvegarde et d’archivage de données.
Outils disponibles
Les logiciels de sauvegarde et d’archivage de données présentent certaines fonctionnalités similaires (comme la compression des données et les contrôles de sécurité renforcés) et peuvent être accessibles en cloud ou en local.
Ils sont pourtant très différents.
- L’intégrité des données et la vitesse de récupération sont essentielles pour les logiciels de sauvegarde.
- Pour les logiciels d’archivage, en revanche, ce sont les fonctionnalités de recherche et le maintien de l’authenticité des données qui priment.
Par ailleurs, certains types de données (brouillons de documents, notamment) n’ont pas besoin d’être archivés et peuvent être supprimés rapidement une fois qu’ils ne sont plus utiles. D’autres, en revanche (échanges avec les clients ou les partenaires, par exemple) doivent impérativement être archivés. Les PME doivent donc clairement identifier leurs besoins en matière d’archivage et de sauvegarde avant de choisir une solution.
Ci-dessous, vous trouverez une brève description de quelques logiciels incluant des fonctionnalités d’archivage et/ou de sauvegarde en ligne des données. Pour en savoir plus sur les critères de sélection de ces outils, rendez-vous à la fin de cet article.
Attention : certains éditeurs centralisent fonctionnalités d’archivage et de sauvegarde dans un seul et même logiciel tandis que d’autres proposent des produits distincts. N’hésitez pas à faire le point avec chaque éditeur pour comprendre en détail les règles d’archivage et/ou de sauvegarde, les RTO et RPO (pour les outils de sauvegarde) et le prix des espaces de stockage.
Logiciels d’archivage de données
ArcTitan Email Archiving
ArcTitan est un logiciel d’archivage de données qui permet d’archiver les e-mails. Il présente de nombreuses fonctionnalités : preuve électronique, compression des données, accès à distance aux e-mails archivés et intégration avec Office 365 pour améliorer la recherche et le stockage des données.
ArcTitan inclut également un outil de recherche qui permet de localiser et de récupérer rapidement des e-mails archivés (200 par seconde). Le logiciel sécurise les e-mails via cryptage et il est conforme à différentes réglementations, dont le RGPD.
CloudBerry
CloudBerry est avant tout un outil de sauvegarde qui inclut également des fonctionnalités d’archivage. Il permet de sauvegarder et d’archiver des données depuis des fichiers, des dossiers, des paramètres système et des serveurs. Les fonctions d’archivage ne sont assurées que dans la dernière version de l’outil, CloudBerry Backup 5.9.
CloudBerry n’inclut pas d’espace de stockage propre, mais il s’associe à des grands noms du stockage en cloud comme Amazon Web Services, Google Cloud, Oracle, OpenStack, VMware et ConnectWise. Il assure le support d’archivage pour Azure, Google, Oracle et B2.
La compression des données permet de réduire le volume des données stockées et le cryptage AES 256 bits et les protocoles SSL assurent leur protection.
FileHold
FileHold est un logiciel de stockage de documents qui inclut des fonctionnalités d’archivage. Ses options de gestion des dossiers permettent de mieux gérer les documents électroniques en définissant des règles d’archivage et en éliminant les données inactives. Les règles d’élimination donnent la possibilité de programmer la suppression automatique de vos documents après un certain laps de temps.
FileHold fournit des rapports d’élimination qui rassemblent toutes les informations relatives aux règles d’archivage, aux types de documents et aux archives actives et inactives. L’outil offre également des fonctions de gestion du flux de travail documentaire, de numérisation et d’imagerie des documents.
SolarWinds
SolarWinds est un logiciel de sauvegarde et d’archivage de données. L’outil sauvegarde automatiquement les données enregistrées sur fichiers et serveurs et les archive après un certain laps de temps que l’utilisateur peut déterminer lui-même.
SolarWinds offre également des options d’archivage d’e-mails. La solution déplace les e-mails de votre serveur pour les stocker ailleurs. Les fonctionnalités de recherche permettent de localiser et de récupérer les e-mails et les fichiers stockés. Le logiciel sécurise les données via le cryptage AES et les protocoles de communication TLS (Transport Layer Security).
Logiciels de sauvegarde
Acronis Backup
Acronis Backup est une solution de sauvegarde et de récupération des données qui permet de reproduire des données extraites de fichiers, de dossiers et de serveurs. Il inclut la sauvegarde locale et en cloud ainsi qu’un moteur de déduplication, la restauration granulaire, une console de gestion web centralisée, des tableaux de bord personnalisables, les restrictions d’accès selon les rôles utilisateurs et le reporting.
Le logiciel présente également des fonctionnalités de sécurité comme le cryptage AES 256 bits, une protection contre les logiciels rançonneurs basée sur l’IA et le machine learning ou encore la vérification de conformité. Acronis propose des versions adaptées aux utilisateurs individuels et aux petites entreprises.
CloudAlly
CloudAlly est un logiciel de sauvegarde qui simplifie la copie de données depuis Office 365, SharePoint, OneDrive, G-Suite, Salesforce, Box et d’autres applications. L’outil inclut la recherche granulaire par item et des options de récupération ainsi que des sauvegardes quotidiennes programmées et des rapports.
CloudAlly peut détecter les nouveaux utilisateurs de votre réseau et automatiquement sauvegarder les données depuis leur compte Office 365 ou d’autres applications. Il présente en outre des fonctionnalités d’archivage et permet aux utilisateurs de décider dans quelle zone géographique ils souhaitent que leurs données soient stockées.
CrashPlan
CrashPlan permet de sauvegarder et de récupérer des fichiers depuis n’importe quel dispositif, disques durs externes inclus. Il se décline sous plusieurs versions, CrashPlan for Small Businesses, conçue pour les PME, les consultants IT et les managers IT.
Cet outil permet de programmer des sauvegardes automatiques et de vérifier la qualité des copies de fichiers pour éviter la perte et la corruption de données. Il conserve en outre des copies de différentes versions des fichiers. Il prend également en charge l’ajout de règles de conservation.
CrashPlan inclut un espace de stockage illimité et fournit des rapports automatiques et des tableaux de bord en ligne pour vérifier le statut des sauvegardes en temps réel. Parmi les fonctionnalités de sécurité de l’outil, on peut mentionner le cryptage des données, la récupération des données jusqu’à la dernière version et la conformité au RGPD.
GoodSync
GoodSync est une solution de sauvegarde et de synchronisation des données qui inclut la reproduction automatique en temps réel des données. Elle s’appuie sur des techniques de sauvegarde incrémentale et vérifie les copies de fichier en comparant l’ensemble des corps de fichiers pour réduire le risque d’erreur.
Parmi les autres fonctionnalités de l’outil, on peut citer le contrôle de version, le reporting, les filtres d’inclusion ou d’exclusion de fichiers lors de la synchronisation et la récupération de fichiers. GoodSync résout automatiquement les conflits entre différentes versions de données et assure que les flux de travail parallèles sont bien synchronisés.
Les fonctionnalités de sécurité du logiciel incluent le cryptage AES 256 bits, les permissions d’accès utilisateurs et la limitation de bande passante pour garantir de meilleures performances réseau.
Pour aller plus loin
Comme nous l’avons vu, les logiciels d’archivage et de sauvegarde de données partagent certaines fonctionnalités mais sont bien distincts.
- Les logiciels de sauvegarde de données conservent une copie de celles-ci tandis que les outils d’archivage les déplacent pour les stocker ailleurs.
- Les logiciels de sauvegarde de données contribuent à leur récupération tandis que ceux d’archivage permettent d’assurer la conformité réglementaire.
- Les logiciels de sauvegarde sont basés sur la rapidité de copie et de récupération ainsi que sur l’intégrité des données (pas d’erreurs dans les données copiées) alors que les outils d’archivage donnent la priorité à l’authenticité des données et aux fonctionnalités de recherche.
Les logiciels d’archivage et de sauvegarde de données sont mutuellement exclusifs et répondent à des besoins différents.
Si vous êtes à la tête d’une PME en tout début de parcours, vous devriez prioritairement investir dans un logiciel de sauvegarde de données. À mesure que le volume de vos données augmentera, vous pourrez ajouter une solution d’archivage à votre arsenal pour libérer votre espace de stockage et garder une trace de vos données d’historique.
Pour obtenir une liste complète des logiciels disponibles sur le marché dans différentes catégories, consultez les répertoires spécialisés de GetApp :
Pour aller plus loin, découvrez les 4 prédictions de sécurité informatique que les entreprises doivent savoir pour 2019
Critères de sélection
Les applications reprises dans cet article ont été sélectionnées selon plusieurs critères : définition actuelle du marché, note globale moyenne et taille des clients cibles.
Dans le cadre de notre démarche de sélection, nous avons développé une série de définitions sur lesquelles se base l’ensemble du contenu associé à chaque catégorie. Ces définitions déterminent l’adéquation des applications aux catégories en question. Lorsqu’aucune définition formelle de catégorie n’existait, l’analyste a fait appel à son expérience de terrain et à ses connaissances pour évaluer les produits.
Après ce premier crible, les applications ont été analysées à la lumière des classements GetApp, établis selon les avis utilisateurs, les intégrations, l’existence de versions mobiles, la présence dans les médias et les fonctionnalités de sécurité des produits. Faute de classement par catégorie, les applications ont été sélectionnées sur la base de leur note moyenne, de leur pertinence sur le marché et de leurs fonctionnalités.
Enfin, les applications ont été filtrées selon la taille de leurs clients cibles grâce au filtre de GetApp pour ne retenir que les produits adaptés aux entreprises employant jusqu’à 500 personnes.
