Achat de logiciels : 63 % des employés estiment que leur entreprise devrait investir dans l’automatisation des tâches courantes

Le regret d’achat de logiciels peut exister parmi les entreprises et transformer un investissement qui se voulait vertueux en perte de profits. Comment faire pour le surmonter ? Quels critères prendre en compte avant de revoir sa sélection d’outils numériques ? Tels sont les sujets traités par la nouvelle enquête GetApp.

Un phrase résonne comme une évidence aujourd’hui : la pandémie a accéléré la numérisation des entreprises, et ce quel que soit le domaine d’activité. Pourtant si l’acquisition de logiciels est devenue la norme afin de viser toujours plus d’efficacité, elle peut parfois s’accompagner de vifs remords. Ce que confirme une étude de Gartner menée en 2022 (article en anglais) : 56 % des entreprises interrogées regrettent fortement l’achat de logiciels effectué au cours des deux années précédentes. Un sentiment qui peut apparaître si l’on se rend compte que les outils choisis ne sont pas adaptés ni aux besoins de l’entreprise ni à ceux des collaborateurs. Les conséquences peuvent donc s’avérer néfastes pour la productivité de l’organisation ainsi que pour sa croissance.  

Le regret d’achat est, pourtant, loin d’être une fatalité, la compréhension des besoins spécifiques de l’entreprise et des préférences technologiques des employés pouvant aider à surmonter cet écueil. En effet, en explorant ces axes, les organisations peuvent optimiser le processus de sélection des technologies et ajuster leurs stratégies actuelles pour atteindre plus rapidement un retour sur investissement.

Afin d’en savoir plus et d’éclairer les entreprises sur le sujet, nous avons interrogé un échantillon de 349 employés français sur leur usage de logiciels, leurs préférences en la matière ainsi que leurs avis quant aux technologies émergentes comme l’intelligence artificielle. À travers cette enquête, nous avons également voulu savoir si certaines des attentes exprimées différaient en fonction des générations et si elles pouvaient être sources de frictions. Une méthodologie complète est disponible à la fin de cet article.

78 % des employés sondés ne se sentent pas dépassés par la quantité d’outils que leur entreprise leur demande de maîtriser

Le sentiment de regret d’achat de logiciels éprouvé par certaines entreprises peut être induit par une surabondance d’outils qui s’avèrent finalement inefficaces pour les employés, et par conséquent peu voire pas du tout utilisés. 

Parmi les entreprises qui emploient les professionnels de notre panel, une solution d’outils relativement restreinte semble être de mise, 28 % affirmant avoir à leur disposition 1 à 5 logiciels et autres appareils quand 34 % en ont 6 à 10. Une petite partie de notre échantillon met, toutefois, en évidence une propension de leur organisation à acquérir de nombreuses ressources. En effet, 11 % ont la possibilité de recourir à plus de 25 outils. Une prolifération de logiciels qui peut forcer les employés à jongler en permanence entre diverses interfaces et être une source d’erreurs, ce qui est susceptible de ralentir la productivité de chacun.

Le nombre d’outils mis à leur disposition est-il pertinent aux yeux des salariés sollicités pour notre enquête ? Il semblerait que cela soit relativement le cas, 50 % affirmant utiliser activement la plupart des technologies disponibles et 27 % l’ensemble d’entre elles. Par ailleurs, parmi tous les professionnels de notre panel, 78 % ne se sentent pas dépassés par la quantité de logiciels que leur organisation leur demande de maîtriser pour accomplir leur travail.

Et, quand on demande aux employés de notre échantillon s’ils sont convaincus par la technologie qu’ils utilisent au travail, l’enthousiasme est plus ou moins au rendez-vous, 31 % étant “très” satisfaits et 57 % “plutôt” satisfaits. 

61 % des sondés considèrent qu’une interface médiocre constitue l’un des principaux défis de l’utilisation de la technologie au travail

Si l’utilisation de la technologie au travail suggère des avantages pour les employés sondés comme la possibilité de travailler à distance (75 %), l’optimisation du partage et de l’analyse de données (67 %) ou encore l’automatisation et la planification des tâches (62 %), elle peut parfois présenter certains défis, les principaux étant de : 

• travailler  avec une technologie dont l'interface utilisateur est médiocre : pour 61 % de l’ensemble des sondés (cette proportion atteignant 67 % quand on interroge uniquement les répondants issus de la génération X, nés entre 1965 et 1980),
• devoir utiliser des technologies dépassées : pour 38 % de l’ensemble des sondés (cette proportion atteignant 46 % quand on interroge uniquement les répondants issus de la génération Z, nés entre 1997 et 2012),
• s’habituer aux nouvelles technologies : pour 32 % de l’ensemble des sondés (cette proportion atteignant 34 % quand on interroge uniquement les répondants issus de la génération Z),
• ne  pas disposer des fonctions logicielles requises pour faire son travail efficacement : pour 31 % de l’ensemble des sondés (cette proportion atteignant 37 % quand on interroge uniquement les répondants issus de la génération X).

Les problématiques soulevées plus haut peuvent ralentir les collaborateurs dans l’exécution de leur travail. Aussi prendre des dispositions pour faire face à ces défis peut-il s’avérer primordial pour assurer la productivité des employés, et donc de l’entreprise. Parmi celles-ci, il peut être recommandé d’intégrer en permanence les technologies les plus récentes, tant qu’elles sont pertinentes. Un principe auquel 89 % des employés interrogés accordent une importance, 38 % la jugeant grande et 51 % relative.

En plus de l’adoption de technologies récentes, il peut être intéressant pour les entreprises de se renseigner sur les technologies émergentes et leurs opportunités. S’il y en a une qui est sur toutes les lèvres depuis ces derniers temps, c’est bien l’intelligence artificielle (IA). Et il semblerait qu’elle intéresse les employés sollicités pour notre enquête, 54 % affirmant qu’elle pourrait améliorer la qualité de leur travail ou augmenter leur productivité.

Parmi les autres technologies émergentes jugées prometteuses par notre panel, citons  l’automatisation des tâches courantes (63 %), et les réseaux plus rapides avec une meilleure bande passante comme la 5G (44 %).

Logiciels utilisés en entreprise : les critères de sélection ou de satisfaction des employés selon leur génération

76 % des sondés issus de la génération Z souhaiteraient que la technologie au travail les aide à réaliser leurs tâches habituelles

Les logiciels utilisés au travail peuvent aider les employés de différentes manières. Quand on interroge l’ensemble des personnes sollicitées pour notre enquête, celles les plus mises en avant concernent : 

• la réalisation de tâches habituelles (71 % des sondés),
• la réalisation de tâches analytiques (57 %),
• l’apprentissage et le développement de compétences (43 %).

Il est à souligner que les deux premières réponses ont été davantage exprimées par les employés issus de la génération Z, 76 % de ces derniers soulignant que la technologie au travail leur permet de réaliser leurs tâches courantes et 60 % des tâches analytiques. 

La troisième option a, quant à elle, particulièrement été plébiscitée par les sondés de la génération X, 49 % estimant que l’usage de logiciels les aide à apprendre et à développer leurs compétences. Des considérations à prendre en compte pour répondre aux besoins spécifiques de chaque génération qui constitue son effectif.

Pour 73 % des répondants issus de la génération X, la facilité d’utilisation est une caractéristique essentielle que devrait avoir la technologie utilisée au travail

Un autre paramètre clé à prendre en compte au moment d’évaluer l’efficacité d’un logiciel concerne ses fonctionnalités ou caractéristiques. Pour l’ensemble des employés interrogés, les plus importantes que devrait avoir la technologie utilisée au travail sont : 

• la facilité d’utilisation  (61 %),
• la compatibilité avec le travail à distance (47 %),
• l’accès aux appareils les plus récents ou puissants (42 %).

Quand on se penche sur le profil générationnel des répondants, on constate que la facilité d’utilisation et la compatibilité avec le travail à distance sont particulièrement sollicitées par les employés issus de la génération X, 73 % d’entre eux ayant exprimé ce premier critère (contre 65 % issus de la génération Z et 55 % de la génération Y, nés entre 1981 et 1996) et 51 % le second (contre 42 % pour la génération Z et 50 % pour la génération Y). Des  tendances qui peuvent s’expliquer par le fait que cette génération est généralement moins à l’aise avec la technologie que ses cadets. Aussi a-t-elle spécialement besoin de disposer d’outils intuitifs pour mener à bien ses missions. 

L'accès aux appareils les plus récents ou puissants a, en revanche, été davantage demandé par les répondants de la génération Y (48 % contre 31 % de la génération X et 39 % de la génération Z, pourtant réputée pour être la plus technophile). 

61 % des employés issus de la génération Y souhaiteraient un changement de la technologie au travail axé sur des appareils plus rapides et puissants

Même si les employés de notre panel sont relativement satisfaits de la technologie qu’ils utilisent au travail, ils aimeraient y apporter des changements, les plus notables étant : 

• des appareils plus rapides et puissants (57 %),
• un meilleur accès aux outils facilitant le travail à distance (33 %),
• un soutien à l'intelligence artificielle ou à des technologies similaires permettant d'automatiser certaines tâches (33 %),
• de meilleures ressources dédiées à la formation et à l'intégration de nouvelles recrues (32 %).

Trois des changements évoqués ci-dessus ont particulièrement été sollicités par les répondants issus de la génération Y, 61 % voulant des appareils plus rapides, 36 % un meilleur accès aux outils facilitant le travail à distance et 34 % de meilleures ressources dédiées à la formation et à l’intégration de nouvelles recrues. Des résultats qui concordent avec les caractéristiques et aspirations communément attribuées à cette génération comme une connaissance des nouvelles technologies, un désir de plus de flexibilité et une volonté d’évoluer dans sa carrière. 

Le soutien à l’IA pour automatiser certaines tâches a, quant à lui, été davantage suggéré par des répondants issus de la génération Z (36 %). Ce qui confirme non seulement le fameux attrait de ce profil pour les technologies innovantes mais aussi le rôle qu’il a fortement tendance à conférer aux logiciels, à savoir l’aider à réaliser ses missions courantes.

La technologie, source de friction entre les générations ?

Les différents profils générationnels ne disposent pas du même niveau de connaissance en matière de technologie. Si la génération Z a baigné dans le digital dès la naissance et que la génération Y a grandi avec ses mutations les plus significatives, la génération X l’a expérimenté à l’âge adulte et a dû s’adapter. Aussi ces différences de compétences technologiques peuvent-elles créer une fracture numérique, soit une disparité de maîtrise du numérique qui affecte généralement les profils plus âgés.

Or, ce qu’il ressort de notre enquête, c’est que même si les proportions diffèrent d’une génération à l’autre, toutes semblent s’accorder sur les critères essentiels qu’un outil numérique devrait avoir pour leur permettre d’être efficaces au travail. 

Par ailleurs, 64 % de l’ensemble des sondés ne sont pas d’accord avec le fait que la technologie puisse être source de frictions et creuser un fossé générationnel sur le lieu de travail. Toutefois, il est à souligner que 36 % des employés interrogés sont convaincus du contraire. 

Mais qu’est-ce qui pourrait créer des frictions selon ces derniers ? Outre les différents niveaux de connaissance de la technologie (82 %), il s’agirait principalement d’une résistance au changement (68 %), des différents niveaux de formation et de soutien nécessaires à l’adoption d’une nouvelle technologie (52 %) et des préférences pour des outils différents (36 %).

Achats de logiciels : comment surmonter les regrets et revoir sa sélection d’outils ?

Afin de surmonter le regret d’achat de logiciels et revoir sa sélection, il est important d’évaluer les défis que rencontre l’activité de l’entreprise au quotidien et de déterminer comment la technologie peut y répondre. Pour ce faire, il convient d’interroger ses employés en prenant connaissance de leurs préférences et de leurs attentes. Une analyse des tâches pouvant être automatisées sera la bienvenue tout comme une identification des lacunes dans les processus. 

Par ailleurs, le monde du travail actuel regroupant des profils d’âges toujours plus variés avec l’arrivée progressive de la génération Z dans la vie active, il peut s’avérer intéressant de récolter des avis par génération et de savoir comment chacune d’entre elles perçoit les tendances technologiques actuelles tout en favorisant la collaboration intergénérationnelle et la formation.