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Les 5 meilleurs outils de réservation de salles de réunion avec intégration Outlook

Publié le 31/07/2023 par Sabrina Khoulalène et Smriti Arya

Les outils de réservation de salles peuvent faciliter la gestion des espaces de travail et des salles de conférence. Ce type de logiciel permet de suivre l'utilisation des espaces partagés et limite les risques de surréservation. Bureaux, salles, places de stationnement, services d'entretien et de traiteur… Tout peut être réservé en temps réel. Ces plateformes fournissent souvent une intégration pratique pour réserver des salles de réunion depuis une boîte de messagerie.

Réservation de salles de réunion

Pour aider les entreprises à choisir le logiciel adéquat, nous avons dressé la liste par ordre alphabétique des cinq meilleurs outils de réservation de salles de réunion avec intégration Outlook selon les avis des utilisateurs de GetApp France. Ces outils sont destinés aux petites et moyennes entreprises (PME) qui souhaitent rationaliser la gestion des espaces de travail. Une méthodologie complète est indiquée à la fin de cet article.

Top 5 des outils de réservation de salles de réunion avec intégration Outlook

1.

Plan et disponibilité des bureaux dans Clearooms, un outil de réservation de salles de réunion
Gestion des espaces de travail dans Clearooms (source)
  • Note globale : 4,8/5
  • Simplicité d'utilisation :  4,8/5
  • Support client : 4,6/5
  • Fonctionnalités : 4,6/5
  • Rapport qualité-prix : 4,6/5

Clearoom est un outil de gestion des espaces de travail qui permet de réserver des salles de réunion et de gérer les bureaux à l'aide d'un simple glisser-déposer. Les gestionnaires de propriétés et les administrateurs peuvent créer des plans à l'aide d'outils de conception et inviter des collègues à réserver des espaces grâce aux fonctionnalités de planification automatisée. Les outils d'analyse et de reporting permettent de garder trace des protocoles, de la disponibilité des salles et du nombre d'employés travaillant sur site tous les jours. De plus, les employés peuvent consulter les plans d'étages pour voir si tel bureau ou telle salle est disponible. Ils peuvent effectuer, modifier ou annuler leur réservation en fonction. Clearooms inclut aussi l'authentification unique (SSO), l'intégration à Outlook, la réservation de services de traiteur et de places de stationnement.

Le modèle tarifaire de Clearooms est basé sur le nombre de bureaux et non le nombre d'employés. Cet outil de réservation de bureaux non assignés et de salles de réunion propose sept types de licences, pour un à plus de mille bureaux, avec des frais supplémentaires par salle de réunion. Les PME peuvent demander une démonstration et essayer Clearooms gratuitement pendant 30 jours.

2.

Panneau pour les visiteurs avec options de recherche, d'inscription et d'invitation dans Eden Workplace, un outil de réservation de salle de conférence
Tableau de bord des visiteurs dans Eden Workplace (source)
  • Note globale : 4,8/5
  • Simplicité d'utilisation :  4,8/5
  • Support client : 4,8/5
  • Fonctionnalités : 4,7/5
  • Rapport qualité-prix : 4,8/5

Eden Workplace est un système de gestion des espaces de travail qui peut s'avérer utile pour les gestionnaires de sites, les administrateurs de bureaux, les équipes de l'informatique, les fournisseurs de services, etc. Eden Workplace permet d'enregistrer des visiteurs, de suivre les demandes de service et d'envoyer des sondages depuis un seul tableau de bord. Les administrateurs peuvent envoyer des invitations par e-mail, définir les critères d'accès des visiteurs et recevoir des notifications en temps réel. Les managers, quant à eux, peuvent utiliser Eden Workplace pour suivre les ressources, automatiser la création de commandes récurrentes, coordonner les tâches d'entretien et gérer les sites. En plus de proposer des plans d'étages, la planification automatique, l'intégration à Outlook, les analyses et les rapports, Eden Workplace inclut également des outils intégrés de gestion des déchets, de services de traiteur, de nettoyage des fenêtres et des sols, etc.

Eden Workplace est disponible avec différents plans tarifaires pour répondre à divers besoins : réservation de bureaux, tickets internes, planification des salles, gestion des visiteurs, livraisons, etc. Les trois dernières fonctionnalités sont disponibles avec la version gratuite et prennent en charge 10 salles, 100 livraisons par mois et un site avec 50 employés maximum. Les fonctionnalités avancées incluant l'enregistrement sans contact, l'impression de badge, l'authentification unique, les plans des bureaux et les intégrations personnalisées sont disponibles dans le cadre d'un abonnement payant.

3.

Réservation d'une salle de réunion et d'une place de stationnement avec Ronspot, un logiciel de réservation d'espaces
 Réservation de salle dans Ronspot (source)
  • Note globale : 4,6/5
  • Simplicité d'utilisation : 4,6/5
  • Support client : 4,8/5
  • Fonctionnalités : 4,5/5
  • Rapport qualité-prix : 4,5/5

Avec Ronspot, les employés peuvent consulter la disponibilité des salles et des bureaux jusqu'à 90 jours en avance. La version mobile de cet outil permet de réserver des espaces pour une journée complète ou à l'heure, de savoir qui sera sur site et d'appliquer des filtres pour affiner les recherches (salle, étage, bâtiment ou place de stationnement). Les administrateurs peuvent définir des règles, classer les assignations par ordre de priorité, et donner à tous une chance de réserver un espace de travail grâce à un système de crédit. Ronspot inclut d'autres fonctionnalités pratiques, telles que la planification automatique, les plans d'étages, l'intégration au calendrier d'Outlook, les rappels personnalisés par e-mail, la confirmation instantanée de la réservation, et l'enregistrement par code QR.

Les utilisateurs de Ronspot peuvent choisir une version gratuite. Cette option inclut les applications iOS, Android et web avec des fonctionnalités basiques (outils de réservation de bureaux et de places de stationnement, un seul administrateur, et des réservations à la journée jusqu'à trois jours en avance). Les PME qui ont besoin de salles de réunion disponibles jusqu'à 14 jours en avance, de plans d'étages, d'authentification unique, de rappels et de confirmations instantanées peuvent, quant à elles, opter pour la version payante Premium. Ainsi, elles peuvent avoir un nombre illimité d'administrateurs, un concepteur de plans d'étages, un planificateur automatique et des options de priorité. Pour finir, la version payante Enterprise inclut toutes les fonctionnalités précitées ainsi que les analyses et les rapports, une fonctionnalité d'export de données, des outils d'intégration et un responsable de compte dédié.

4.

Panneau de réservation avec plan d'étage, grille et calendrier dans Skedda, un outil de réservation web avec une application mobile
Tableau de bord de réservation dans Skedda (source)
  • Note globale : 4,8/5
  • Simplicité d'utilisation :  4,8/5
  • Support client : 4,8/5
  • Fonctionnalités : 4,6/5
  • Rapport qualité-prix : 4,9/5

Skedda est un outil qui permet de gérer les réservations de bureaux, de salles et d'équipement avec des règles de tarification, de partage et d'automatisation. Ces règles laissent les administrateurs déterminer quand et comment les utilisateurs peuvent réserver des salles selon des règles et des politiques personnalisées. Le planificateur intégré est visualisable par mois, par jour ou par liste, et l'outil inclut aussi des plans interactifs et des rapports analytiques. De plus, les visiteurs peuvent réserver maintenant et payer plus tard ; ils peuvent aussi consulter des informations de réservation personnalisée et accéder à Skedda directement depuis leur calendrier et leurs e-mails grâce à l'intégration à Outlook.

Pour bénéficier gratuitement de Skedda (avec des options de configuration d'espace pour un an maximum), les utilisateurs peuvent opter pour l'abonnement Core, qui fournit jusqu'à cinq comptes administrateurs, une application mobile, un fil d'activité de réservation de 24 heures ainsi que le service client par messagerie instantanée et e-mail. Passer à l'abonnement Pro donne accès à un nombre illimité de comptes administrateurs, la conservation des données de réservation pendant sept ans et un fil d'activité de 90 jours maximum. L'abonnement Premium, quant à lui, propose des plans interactifs, la gestion des pointages, la facturation personnalisée, plus de 2 000 intégrations, le traitement des paiements et un responsable de compte dédié. Les fonctionnalités communes à tous les abonnements incluent les réservations et les utilisateurs illimités, les aperçus calendaires et l'intégration à Outlook, entre autres.

5.

Assignations et utilisations des salles dans WorkInSync, un outil de réservation d'espaces de travail qui permet de réserver une salle de réunion sur Outlook
Tableau de bord des assignations dans WorkInSync (source)
  • Note globale : 4,8/5
  • Simplicité d'utilisation :  4,8/5
  • Support client : 4,7/5
  • Fonctionnalités : 4,7/5
  • Rapport qualité-prix : 4,7/5

WorkInSync est un outil de réservation de bureaux, de places de stationnement et de salles de réunion qui peut s'avérer utile pour les PME ayant adopté un modèle de travail hybride. Il prend en charge la planification automatisée, les plans interactifs, les réservations à commande vocale, l'accès sans contact, l'enregistrement par code QR et la gestion de l'assainissement. Les responsables peuvent gérer les calendriers d'équipe à l'aide des intégrations Outlook et Google Workspace, et constater de l'efficacité avec laquelle les espaces de travail sont assignés ou utilisés. Du côté des employés, ils peuvent déterminer où se trouvent leurs collègues à l'aide du plan d'étage interactif et choisir leur place à l'avance. WorkInSync offre également un accès aux services de taxi et de bus et permet de modifier la disponibilité des salles de réunion en temps réel grâce à l'application mobile ou un kiosque sur site.

WorkInSync est disponible dans une version d'essai gratuite de 14 jours avec toutes les fonctionnalités incluses, et ce, en deux versions : Core et Advance. Ces deux licences incluent l'intégration, la formation en ligne et l'assistance. Cependant, la version Advance offre des fonctionnalités qui sont payantes avec la version Core, comme la personnalisation de la plateforme, l'analyse, les rapports et les intégrations.

Comment réserver une salle de réunion sur Outlook ?

Les fonctionnalités de l'Assistant Planification et de la Recherche de salle dans

permettent de réserver une salle de réunion. Voici comment faire :

  1. Ouvrez Outlook, faites un clic droit sur l'icône de l'application et sélectionnez "Nouvelle réunion".
  2. Ajoutez les participants à la réunion dans les champs "À" et cliquez sur le bouton "Recherche de salle" pour afficher les salles disponibles.
  3. Choisissez la salle qui vous convient et renseignez les informations pertinentes.
  4. Cliquez sur "Envoyer" pour inviter les participants et réserver la salle. 

Le processus de réservation de salle dans Outlook peut varier selon la version d'Outlook, le type d'appareil et les paramètres de l'application déterminés par votre entreprise. 

Vous voulez en savoir plus ? Consultez notre catalogue de logiciels de réservation de salles pour découvrir d'autres outils.


Méthodologie

Les logiciels cités dans cet article ont été choisis selon les critères suivants : 

  • correspond à la définition d'un logiciel de réservation de salles suivante : un logiciel de réservation de salles permet de réserver des salles de conférence et d'autres espaces ou ressources pour des réunions ou des événements.
  • dispose des fonctionnalités principales suivantes : le calendrier des disponibilités des salles et la réservation de salle.
  • a reçu plus de 50 avis d’utilisateurs au cours des deux dernières années, entre le 10 mai 2021 et le 10 mai 2023.
  • a obtenu une note supérieure à 4/5 pour chaque aspect évalué (simplicité d'utilisation, support client, rapport qualité-prix, fonctionnalités et note globale).
  • propose une intégration à Microsoft Outlook pour réserver des salles de réunion depuis une boîte de messagerie. 


Cet article peut faire référence à des produits, programmes ou services qui ne sont pas disponibles dans votre pays, ou qui peuvent être limités par les lois ou règlements de votre pays. Nous vous suggérons de consulter directement l'éditeur du logiciel pour obtenir des informations sur la disponibilité du produit et le respect des lois locales.

À propos des auteurs

Sabrina, analyste de contenu pour GetApp, suit les dernières tendances technologiques et donne des conseils stratégiques aux PME. Fan de cinéma, rock et tennis.

Sabrina, analyste de contenu pour GetApp, suit les dernières tendances technologiques et donne des conseils stratégiques aux PME. Fan de cinéma, rock et tennis.


Smriti est analyste de contenu pour le Canada, aidant les PME à obtenir des informations clés sur les logiciels, les affaires et les tendances technologiques.

Smriti est analyste de contenu pour le Canada, aidant les PME à obtenir des informations clés sur les logiciels, les affaires et les tendances technologiques.