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4 questions à se poser avant de choisir un outil de réservation en ligne

Publié le 02/11/2018 par Sonia Mokrani

outil réservation en ligne

Vous êtes prestataire de services, gérant d’une clinique, propriétaire dun hôtel ou gestionnaire dune agence de voyages et vos affaires commencent à se développer. Mieux elles se portent, plus vous peinez à gérer seul vos clients, notamment les réservations ou les rendez-vous.

Vous avez beau améliorer votre système dorganisation, dossiers e-mail, Google Calendars et tableurs Excel  ne suffisent plus. Vous ou vos employés passez énormément de temps à fixer des rendez-vous par téléphone et vous commencez à vous demander sil nexisterait pas un moyen plus simple de contrôler vos réservations. Réjouissez-vous, ce moyen existe : vous avez besoin d’un outil de réservation en ligne.

Dans cet article, vous trouverez quatre questions à vous poser avant dadopter un logiciel de réservation en ligne.

  • Quest-ce quun système de gestion des réservations ?
  • Mon entreprise bénéficierait-elle dun outil de réservation en ligne ?
  • Mes clients ont-ils envie de réserver en ligne ?
  • Quels sont les logiciels disponibles ?

Qu’est-ce qu’un système de gestion des réservations ?

Si vous ne savez pas exactement ce quest un logiciel de réservation et ce quil permet de faire, vous vous demandez probablement sil vous en faut vraiment un. Pour les prestataires de services dont les activités dépendent dun système de réservation et de rendez-vous, un logiciel de gestion est indispensable. Il permet de programmer des rendez-vous, de fixer des rencontres, dorganiser lemploi du temps de tous les intervenants et de vérifier les disponibilités de chacun. Un système de réservation peut être utile à de nombreux types de sociétés, des salons de beauté aux salles de fitness, en passant par les hôtels, les entreprises de location, les restaurants et les centres médicaux. Bref, tous ceux dont les affaires dépendent de la réservation, la programmation ou la location de services ou de produits peuvent en bénéficier.

Un outil de réservation en ligne sintègre à votre site web pour que vos clients puissent réserver et payer vos services en ligne, mais aussi vérifier vos disponibilités ou encore passer en revue leur historique dachats ou de réservations. Il permet aussi, en interne, de gérer les disponibilités, dautomatiser la facturation et dobtenir des informations sur le trafic web et les références, ou referrals. Lintégration dun système de gestion des réservations à votre site web peut changer votre travail au quotidien.

Mon entreprise bénéficierait-elle d’un outil de réservation en ligne ?

Si vos réservations se limitent à fixer un rendez-vous par semaine, vous navez probablement pas encore besoin dun outil de gestion des réservations. Cependant, si vous avez du mal à organiser votre agenda ou celui de vos collaborateurs, si vous passez énormément de temps au téléphone avec vos clients ou si vous ratez de nombreuses occasions parce que vous êtes débordé, un logiciel de réservation pourrait vraiment vous aider.

  • Organisation des emplois du temps : si vous ny voyez plus clair dans les horaires de vos collaborateurs, un outil de réservation en ligne vous sera bien utile pour obtenir un aperçu des emplois du temps de chaque acteur de votre équipe. Vous pourrez ainsi vous assurer que les réservations et les disponibilités correspondent. De nombreuses solutions de gestion des réservations peuvent être synchronisées avec Google Calendar afin que les agendas personnels de vos employés soient toujours à jour.
  • Trop de temps passé au téléphone : en mettant en place un outil de réservation en ligne, vous épargnez à votre équipe de nombreuses heures à discuter avec les clients et à fixer des rendez-vous par téléphone. La réservation en ligne est presque entièrement automatisée, ce qui permet à vos collaborateurs de consacrer leur temps à dautres tâches.
  • Occasions manquées : si vos clients ne peuvent réserver vos services ou vos produits que par téléphone, vous risquez de rater de belles occasions en dehors des heures de bureau, les personnes qui travaillent n’ayant souvent pas le temps de passer un coup de fil pendant la journée. 

Mes clients ont-ils envie de réserver en ligne ?

À l’ère du tout-connecté et des appareils mobiles, la réponse est sans appel : oui ! Et c’est particulièrement vrai dans le secteur du tourisme : en 2017-2018, 49 % des Français ont réservé leurs vacances en ligne.

Et si la Génération Y est votre principale clientèle, il faudra encore plus miser sur l’accès à vos services en ligne. Dans la restauration, par exemple : alors que les millenials passent 5 à 6h par jour sur leur mobile, proposer des services en ligne devient une des tendances principales pour les attirer. Disposer d’un outil de réservation en ligne est donc incontournable. 

De nombreux systèmes de réservation en ligne offrent également la possibilité denvoyer automatiquement des notifications par texto aux clients juste avant leur rendez-vous ou leur séjour, ce qui réduit de près de 57 % les annulations de dernière minute et les no-shows.

Quels sont les logiciels disponibles ?

Il existe de très nombreux outils de réservation en ligne, généralement adaptés à des secteurs et des activités particuliers. En voici quelques-uns, présentés par secteur d’activité :

Salons de beauté, salles de fitness et centres médicaux

SimplyBook.me

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SimplyBook.me est un logiciel de réservation destiné à divers types dactivités, des salles de fitness et des salons de beauté aux cliniques, en passant par les associations locales. Il propose une fonctionnalité de réservation en ligne, des rappels par texto, des options de paiement en ligne et des intégrations avec Facebook, WordPress et dautres CMS à ajouter à votre site web.

MyTime

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MyTime est une autre application de réservation utile dans de nombreux secteurs (soins de beauté, entretiens automobiles, soins des animaux, services à domicile, services de jardinage…). Il permet à vos clients deffectuer des réservations et des paiements en ligne. Vous pouvez également enregistrer leurs données pour les réutiliser facilement. MyTime propose en outre un portail “Marketplace” dans lequel les utilisateurs peuvent chercher et évaluer des services ; vous pouvez aussi y participer pour améliorer la visibilité de vos activités.

Agences de voyages, activités de loisirs et locations

TrekkSoft

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TrekkSoft est un logiciel de réservation de voyages créé pour les tour-opérateurs, les offices du tourisme et les agences de location. Loutil est équipé dun créateur de sites web qui vous aide à construire une plateforme optimisée pour les réservations et vous permet dajouter un bouton “Réserver maintenant” sur un site web existant. Il inclut également un gestionnaire des ressources pour mieux coordonner vos équipes et vos équipements, la synchronisation dagendas et lenvoi de notifications par email.

Checkfront

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Checkfront est un outil de réservation en ligne idéal pour réserver logements, activités et locations de matériel. Il prend en charge les réservations en libre-service, les paiements en ligne et la facturation automatique. Ce logiciel de réservation propose aussi un tableau de bord en temps réel qui vous offre une vision globale des informations essentielles. Il génère des analyses de données poussées et exportables.

Hôtels et auberges

ConvertDirect Booking Engine de Staah

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Staah est un système de gestion hôtelière complet équipé dun logiciel de réservation indépendant, ConvertDirect Booking Engine. Cet outil de réservation  en ligne offre un suivi détaillé des conversions, un processus de réservation en trois étapes, des analyses du processus de vente et un moteur de réservation adapté aux appareils mobiles.

Base7booking

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Base7booking est une autre solution de gestion hôtelière dont le moteur de réservation vous permet de maximiser le nombre de clients de votre établissement. Il comprend un calendrier intelligent pour la gestion des réservations, plusieurs options linguistiques adaptées à votre clientèle internationale et une intégration avec Google Analytics pour en savoir plus sur la manière dont vos hôtes arrivent sur votre page.

Plus de réservations = plus de rentrées financières

Il ny a aujourdhui plus aucune raison de douter de lutilité dun outil de réservation en ligne pour les petites entreprises : c’est devenu un outil essentiel. Si vous voulez suivre correctement vos clients, améliorer vos résultats et réellement contrôler vos activités, il est temps dadopter un système de gestion des réservations en ligne.

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