La vie des PME est rythmée par des projets divers dont la réussite est souvent cruciale pour le développement des affaires. Afin de les aider à les mettre en œuvre, une variété d’outils et de méthodes existent et s’avèrent utiles pour non seulement identifier les tâches à réaliser mais aussi avoir une meilleure visibilité sur les délais. Le rétroplanning en fait partie. On vous explique pourquoi et comment l’appliquer !
Dans cet article
En quoi consiste le rétroplanning et comment le réaliser ? Cet article livre tous les secrets sur cette technique de planification qui peut faciliter aux PME la concrétisation de leurs projets, particulièrement dans des conditions contraignantes.
Rétroplanning : définition et avantages
Qu’est-ce qu’un rétroplanning ?
La gestion de projet vise à rassembler les ressources mises à disposition, à planifier et à organiser les activités en vue d’atteindre un objectif donné. La mise en œuvre du projet doit tenir compte de plusieurs exigences liées non seulement au résultat recherché, mais aussi aux ressources allouées et surtout au respect des délais. Les délais constituent l’une des principales difficultés auxquelles sont confrontés les gestionnaires des projets.
Le rétroplanning s’avère une solution permettant de faire face aux contraintes de délais. Il se définit comme une méthode de planification et de suivi qui vise à élaborer l’échéancier de déroulement du projet en partant de sa date de fin pour remonter à la date de démarrage. Aussi le désigne-t-on également par les termes de “planification inversée” ou “planification à rebours” par opposition au planning classique qui se construit à partir de la date de démarrage du projet.
Le diagramme de Gantt, qui présente la chronologie de la mise en œuvre du projet, et le diagramme PERT, qui établit les dépendances entre les tâches, sont deux outils phares de gestion de projet permettant de réaliser un rétroplanning. Si le diagramme de Gantt offre une vue d’ensemble de la succession des tâches, le diagramme PERT permet d’identifier les tâches critiques afin d’y consacrer plus d’attention. Ces données, à savoir la succession des tâches et les événements critiques, facilitent la mise en place d’un rétroplanning cohérent.
Pourquoi réaliser un rétroplanning dans le cadre du suivi d’un projet ?
Dans un contexte de délais rigides, le rétroplanning est un moyen efficace de planifier les tâches d’un projet de sorte à respecter la date d’échéance. En considérant la date butoir comme une contrainte majeure, cette approche ajuste en conséquence les tâches et les ressources. Le rétroplanning offre plusieurs avantages :
- l’évaluation de la faisabilité d’un projet dans le délai imparti et l’identification proactive des ressources nécessaires à la réussite du projet,
- une visualisation claire de l’ensemble des étapes avec une précision des étapes clés et des délais critiques,
- la coordination efficiente des ressources grâce à la mise en évidence des dépendances entre les différentes tâches,
- le suivi rigoureux du projet sur la base des délais prévus et la promptitude des mesures correctives en cas de retard sur les étapes.
En somme, le rétroplanning est utile pour réussir un projet dans le respect des délais.
Comment faire un rétroplanning efficace ? 4 étapes à suivre
1. Définir des objectifs finaux
La première étape pour l’élaboration d’un rétroplanning consiste à fixer les objectifs à atteindre. Ces objectifs doivent être clairement définis et répondre aux critères SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporellement défini).
2. Identifier des phases intermédiaires
L’étape suivante consiste à identifier les différentes activités à réaliser pour atteindre les objectifs définis. Lesdites activités, présentées sous forme d’étapes, doivent être décomposées en tâches successives à accomplir. Dans certains secteurs, on appelle ces tâches les “lots de travaux”.
3. Estimer les délais
Il faut ensuite déterminer le temps nécessaire à l’accomplissement de chaque tâche, en tenant compte des ressources disponibles, des contraintes et des dépendances entre les différentes activités. Il est recommandé d’associer tous les membres de l’équipe de projet à cet exercice.
4. Organiser les tâches
Enfin, la dernière étape est celle de l’organisation des tâches dans l’ordre chronologique inverse. Il s’agit de présenter la succession des tâches en commençant par les activités finales pour remonter vers les activités initiales. Le rétroplanning ainsi élaboré devra être ajusté si nécessaire, en fonction des contraintes et des risques éventuels identifiés.
Suivi de projet : quels outils utiliser pour créer un rétroplanning ?
Différents outils peuvent être utilisés pour créer un rétroplanning. Ce sont en général des logiciels capables de générer des flux de travail avec des fonctionnalités qui facilitent la création de graphiques, l’organisation des échéances et la collaboration des équipes en temps réel. On distingue principalement trois catégories de logiciels pour la création de rétroplanning :
Les logiciels de tableurs
Les logiciels de tableurs facilitent l’enregistrement et le traitement automatisé de données multiples grâce à des tableaux. Ils permettent ainsi d’organiser l’information pour créer des plans de travail faciles à modifier.
Les logiciels de gestion de projet
Grâce à des fonctionnalités variées telles que le partage de documents et de calendriers, le travail collaboratif, l'organisation et le suivi de tâches, ainsi que la production de rapports, les logiciels de gestion de projet permettent entre autres de construire des rétroplannings précis pour gérer efficacement les projets.
Les logiciels de diagramme de Gantt
Les logiciels de diagramme de Gantt proposent comme fonctionnalité phare, la construction et l’exploitation de diagrammes de Gantt incluant la dépendance des tâches et la gestion des ressources. La création de rétroplanning se fait alors en toute simplicité, tout comme l’allocation des ressources et le suivi des étapes.
Calendrier à rebours, le rétroplanning est le moyen approprié pour planifier et suivre efficacement l’exécution d’un projet soumis à des délais de rigueur. Les outils de gestion de projets sont dotés de fonctionnalités permettant de construire un rétroplanning en toute simplicité.
