Processus de traitement d’une commande client : pourquoi choisir un logiciel ?

Le traitement d’une commande est un processus qu’il convient de suivre étape par étape pour s’assurer de la satisfaction du client. Recourir à l’utilisation d’un logiciel de gestion des commandes peut s’avérer utile pour mener à bien cette mission. Comment ? Cet article vous en dit plus sur les principes et les avantages de ce genre d’outils.

Quelles sont les étapes du processus de traitement d’une commande client ? 

La gestion des commandes clients est un paramètre important dans la croissance d’une PME, d’un commerce de détail ou en ligne. Il s’agit d’une procédure permettant de se démarquer de ses concurrents et de réellement prendre en compte les besoins de sa clientèle. Mettre en place un processus de traitement d’une commande client vise à améliorer l’expérience d’achat et à fidéliser sa clientèle. 

Généralement, le processus de traitement d’une commande client se déroule en six étapes :

1. La réception du stock : cette phase préalable permet de s’assurer que tous les produits de l’entreprise sont disponibles et pourront faire l'objet de commandes.
2. La commande : le client intéressé par le produit passe sa commande.
3. La réception de commande : une équipe chargée du traitement des commandes reçoit les détails.
4. L’emballage : une autre équipe dédiée à la préparation des commandes se charge d’emballer les produits et de les envoyer au transporteur.
5. L’expédition : le transporteur s’assure de faire parvenir le colis au client à l’adresse indiquée.
6. La gestion des retours : si le produit n’est pas conforme à la commande du client, il utilisera l’étiquette de retour (si disponible) pour renvoyer le colis à la structure. L’équipe chargée de gérer les retours procèdera à une inspection afin de traiter convenablement le retour.

Parce que la gestion des commandes peut être fastidieuse pour les entreprises, il peut être utile d’opter pour un logiciel dédié afin de traiter plus rapidement les commandes.

Qu’est-ce qu’un outil de gestion des commandes ?

Un outil de gestion des commandes permet d’automatiser le processus de traitement des commandes des clients. Ce système offre un suivi commande client dès la réception du bon de commande jusqu’au service après-vente. Avec ce logiciel, les entreprises peuvent mieux coordonner les différentes opérations liées à leur logistique. Elles ont également la possibilité de collecter les données nécessaires sur leur clientèle, d’effectuer un suivi minutieux des stocks de produits et de recenser les différents canaux de vente.

Quelles sont les fonctionnalités importantes d’un système de gestion des commandes ?

Le logiciel de gestion des commandes possède plusieurs fonctionnalités clés. Les principales sont :

• Le suivi des commandes : il s’agit d’une fonctionnalité qui tend à faciliter le traitement des commandes depuis leur réception jusqu’à la livraison aux clients.
• La saisie des commandes : cette fonctionnalité permet d’enregistrer les commandes et de limiter la lenteur dans le processus.

Les fonctionnalités les plus communes d’un outil de gestion des commandes sont :

• La gestion des commandes en attente : cette fonctionnalité permet de procéder à un suivi des commandes en instance pour répondre à temps aux besoins des clients.
• La gestion du catalogue : elle facilite le recensement des informations sur les différents produits vendus par l’entreprise.
• La gestion des stocks : elle permet le suivi des stocks et le réapprovisionnement si nécessaire.
• La base de données clients : elle sert à la gestion des données clients et permet une meilleure connaissance de leurs habitudes d’achat.
• L’exécution des commandes : elle atteste de la rapidité du service offert par l’entreprise.
• Les commandes récurrentes : cette fonction recense les commandes fréquentes et permet à l’entreprise de mieux connaître ses clients et les produits dont ils ont besoin ou qui les intéressent.
• La gestion des retours : elle vise à faciliter le traitement des requêtes liées aux produits non-conformes aux commandes.
• La gestion des expéditions : avec cette fonctionnalité, l’entreprise peut planifier la livraison de plusieurs colis à la fois.

Pourquoi utiliser un système de gestion des commandes ?

L’utilisation d’un système de gestion des commandes présente des avantages dans le suivi d’une commande client comme :

• Un traitement des commandes facilité : les délais de traitement sont réduits et les clients peuvent obtenir un retour plus rapidement.
• Un gain de temps : en obtenant des alertes sur les nouvelles commandes, l’entreprise peut les traiter dans un délai de temps raisonnable.
• Un service client amélioré : après une commande, les clients sont enregistrés dans la base de données. Il n’est donc plus nécessaire de reprendre le processus à zéro pour les prochaines commandes.
• Une réduction du nombre d’erreurs : quand le volume de commandes est important, les erreurs sont parfois inévitables. Avec un logiciel, le processus est simplifié et il peut s’avérer plus facile de livrer le bon produit au destinataire approprié.

Quels sont les critères à prendre en compte avant d’acquérir un outil de gestion des commandes ?

Voici quelques critères à vérifier avant de faire l’acquisition d’un outil de gestion des commandes :

• L’ergonomie : ce critère est à prendre en compte pour assurer une bonne prise en main de l’outil.
• Le lecteur code-barres : il doit être adapté au secteur de l’entreprise.
• La capacité mobile : elle implique la compatibilité de l’appareil avec les nouvelles technologies et tendances.
• Le coût : il doit être proportionnel aux besoins et au budget de l’entreprise.
• L’évolutivité : le logiciel doit être évolutif et flexible pour s’adapter aux besoins progressifs de l’entreprise.

À travers ses diverses fonctionnalités, un système de gestion des commandes tend à optimiser la gestion du processus de traitement d'une commande client. Toutefois, son choix doit être minutieux et s’accorder avec les besoins réels et spécifiques de chaque entreprise.