Si vous dirigez une entreprise et que vous vous demandez si le fait d'avoir différents comptes de messagerie vous facilitera la vie, la réponse est oui.
Dans cet article
- 1. Vous voulez être professionnel
- 2. Vous voulez rester anonyme
- 3. Vous voulez éviter les spams
- 4. Vous voulez lancer une campagne par e-mail
- 5. Vous voulez publier votre adresse mail sur votre site
- 6. Vous voulez contacter plusieurs personnes à la fois
- 7. Vous devez partager les données de votre compte
- 8. Vous voulez renforcer la sécurité de votre système informatique
- En bref : pourquoi avoir plusieurs adresses mail est essentiel
Votre entreprise a besoin de plusieurs adresses e-mail à des fins diverses. Vous pouvez avoir un seul compte pour vos besoins personnels, mais lorsqu'il s'agit des affaires, vous risquez d'être submergé par plus de messages que vous ne pouvez en gérer depuis une seule boîte de réception.
Des comptes de messagerie distincts vous aideront à organiser les différents secteurs de votre entreprise, à favoriser la collaboration entre collègues et à protéger votre entreprise contre les attaques éventuelles et les spams.
Supposons que vous ayez déjà votre propre domaine de messagerie. Si ce n'est pas le cas, les logiciels de création de sites Internet offrent généralement la possibilité de créer des domaines et des adresses e-mail personnalisées. Vous pourrez ensuite connecter votre domaine personnalisé à votre fournisseur de messagerie, par le biais d'un abonnement ou dans le cadre d'un compte de messagerie professionnel payant.
Quels logiciels utiliser pour la gestion des adresses e-mail ?
Vous vous demandez toujours pourquoi avoir plusieurs adresses mail ? Vous trouverez ci-après huit raisons d'utiliser plus d’un compte de messagerie pour votre entreprise, ainsi que quelques idées d'adresses électroniques professionnelles pour vous aider à démarrer.
1. Vous voulez être professionnel
Pour commencer : assurez-vous de disposer d'une adresse e-mail professionnelle. Si vous vous servez encore d'une vieille adresse du genre “gégédu35@caramail.fr”datant du début d'Internet, il est temps d'en changer et de passer à quelque chose d'un peu plus moderne (quoiqu'un peu plus classique). Inutile d'en faire trop : votre nom complet fera l'affaire pour commencer. Si votre nom de famille est trop compliqué, essayez de vous en tenir à votre prénom. Si vous avez votre propre domaine, aucun risque que ce nom ne soit déjà pris.
Exemples :
- prénom.nom@votredomaine.com
- prénom@votredomaine.com
2. Vous voulez rester anonyme
S'il faut être facilement identifiable dans le cadre professionnel, il y a aussi des moments où l'on préfère passer inaperçu. Une adresse e-mail "prénom.nom" peut convenir pour la communication au quotidien, mais vous ne souhaitez pas toujours être identifié. Par exemple, si vous participez à des conversations en ligne, si vous commentez des articles ou si vous publiez des avis dans le cadre d'une étude de marché, vous seriez sans doute plus à l'aise en utilisant une autre adresse mail pour rester incognito. C'est le moment de vous laisser guider par votre inspiration (même si, encore une fois, nous vous conseillons de ne pas utiliser "gégédu35").
Exemple :
- communaute@votredomaine.com
3. Vous voulez éviter les spams
Si vous devez vous inscrire à un service, mais que vous ne voulez pas recevoir toutes les offres publicitaires qui vont avec, inscrivez-vous avec une adresse e-mail jetable. Pour éviter de recevoir du matraquage publicitaire par e-mail et d'encombrer votre boîte de réception principale, vous pouvez toujours créer un compte spam dédié.
C'est parfait lorsque vous vous absentez du bureau et que vous devez enregistrer une adresse e-mail pour accéder au réseau Wi-Fi dans un espace public, par exemple, ou que vous devez vous inscrire pour accéder à du contenu sur Internet.
Exemple :
- messagerie@votredomaine.com
4. Vous voulez lancer une campagne par e-mail
Si vous voulez lancer une campagne de marketing par e-mail grâce à des logiciels dédiés, optez pour une adresse d'expéditeur différente de la vôtre. Ainsi, si vous envoyez un publipostage à de multiples destinataires, vous éviterez de recevoir d'éventuels retours dans votre boîte de réception principale et vous ne serez pas submergé de réponses. Selon le type de campagne que vous menez (ventes ou marketing, par exemple), le fait de disposer d'une adresse e-mail générique évitera la saturation de votre propre boîte de réception.
Exemple :
- marketing@votredomaine.com
5. Vous voulez publier votre adresse mail sur votre site
Les adresses personnelles (votrenom@votredomaine.com) conviennent parfaitement à une communication entre deux personnes, mais vous voulez éviter, à juste titre, de les publier sur votre site Internet. Dans ce cas, il est préférable d'utiliser une adresse mail générique, ou même un formulaire sur Internet, permettant au public de vous contacter pour toute question concernant vos produits ou services. Si le fait de devoir consulter plusieurs comptes de messagerie vous agace, vous pouvez toujours définir des règles pour faire suivre les messages d'un compte secondaire vers votre compte principal.
Exemples :
- contact@votredomaine.com
- bienvenue@votredomaine.com
6. Vous voulez contacter plusieurs personnes à la fois
Si vous travaillez avec des équipes, des vendeurs ou des sous-traitants, vous recevrez une multitude d'informations destinées à des tâches ou des objectifs spécifiques. Il serait donc pertinent de disposer de comptes supplémentaires dédiés aux différents services. Cela vous aidera non seulement à gérer les circuits de communication, mais vous pourrez également ajouter plusieurs personnes à ces groupes de messagerie afin que chacun dispose d'une meilleure visibilité. Cela permettra aussi de contacter plus facilement des équipes spécifiques au sein de l'entreprise.
Exemples :
- ventes@votredomaine.com
- rh@votredomaine.com
7. Vous devez partager les données de votre compte
Les comptes de messagerie partagés peuvent être utiles, surtout si vous utilisez un produit ou un service qui sera enregistré sous un seul compte, mais sera utilisé par plusieurs personnes. Si vous souhaitez mettre en place une connexion d'équipe pour votre plateforme de gestion de projets ou de marketing, mais que vous ne voulez pas associer cette connexion à votre propre adresse, la configuration de plusieurs comptes permettra à chacun de disposer d'un accès qui ne sera pas associé à votre propre nom.
Exemple :
- redaction@votredomaine.com
8. Vous voulez renforcer la sécurité de votre système informatique
Le fait d'avoir plus d'une adresse e-mail présente plusieurs avantages en matière de sécurité. Tout d'abord, vous devez toujours utiliser un compte mail secondaire pour créer des comptes en ligne aléatoires. Sinon vous risquez d'atterrir sur une liste de diffusion ou sur le dark web. À ces fins, optez pour des fournisseurs de courrier électronique axés sur la confidentialité, qui vous permettent de créer de nombreuses adresses électroniques à usage unique. Vous devriez également garder un compte de messagerie secret pour les informations sensibles que vous ne voulez pas voir divulguées. Cela vaut pour les comptes bancaires, les services de sauvegarde en ligne et tout autre usage requérant une adresse mail confidentielle.
Conseils supplémentaires pour la sécurité et la gestion des adresses mails
- Choisissez un mot de passe unique et complexe pour chacun de vos comptes
- Activez l'authentification à deux facteurs (2FA) pour renforcer la sécurité de votre courrier électronique
- Utilisez un gestionnaire de mots de passe pour stocker vos données de connexion
- Apprenez à repérer les mails de phishing
- Renseignez-vous sur les différents logiciels de messagerie sécurisée disponibles
Enfin, les fournisseurs de services de messagerie électronique protègent souvent votre compte en cas de perte de mot de passe ou d'accès non autorisé en utilisant une adresse mail de secours pour la restauration du compte. Le fait de conserver deux comptes de messagerie vous permet d'avoir une sauvegarde si vous perdez l'accès à votre compte principal.
En bref : pourquoi avoir plusieurs adresses mail est essentiel
Les comptes de messagerie sont faciles à créer et leur nombre n'est pas limité. Loin de ralentir la communication et les processus, le fait de disposer de plusieurs adresses mail peut plutôt les accélérer. D’autant plus que différents outils existent pour vous permettre d’assurer aisément la gestion des adresses mail.
