La communication interne permet d’instaurer des canaux d’information dans une entreprise et peut donc améliorer le partage d’information entre les employés. Dans cet article, découvrez ce qu’est un outil de communication interne et comment choisir celui qui est adapté à vos besoins.
Dans cet article
Les outils de communication interne font aujourd’hui partie des indispensables pour la bonne marche des organisations. En effet, on peut considérer que l’information est au cœur de toute activité humaine, et sa bonne circulation au sein de l’entreprise peut être nécessaire à la prise de décision pour le bon déroulement des activités et l’atteinte des objectifs communs. Dans l’environnement professionnel actuel, de plus en plus globalisé et dématérialisé, la communication interne en entreprise doit répondre à des défis de simplicité, d’efficacité et de fonctionnalités avancées.
Qu’est-ce que la communication interne ?
La communication interne est l’ensemble des actions et pratiques mises en œuvre en vue de faciliter la circulation de l’information entre les différents acteurs au sein d’une entreprise, selon un article de Digital Recruiters. La communication interne ne se limite toutefois pas au simple partage d’informations. Idéalement, elle prend en compte la diffusion des valeurs et de la culture d’entreprise, le renforcement de la cohésion des équipes, de l’harmonie entre les employés et de l’engagement individuel de chaque travailleur.
La mise en place d’une stratégie de communication interne peut passer par les trois étapes suivantes qui sont généralement communes à la réalisation de tout projet. Il s’agit de :
- La définition d’objectifs clairs, cohérents et réalisables
- L’identification des cibles et acteurs clés
- Le choix et le déploiement d’une solution appropriée
Cette solution réside généralement dans la mise en place d’un outil de communication en entreprise. Il s’agit d’un programme informatique permettant de créer un canal de diffusion de l’information aux employés d’une entreprise. Cet outil pourrait également faciliter l’échange et le partage d’informations entre les employés tout en favorisant l’esprit d’équipe et la cohésion de groupe. Il existe une pléthore d’outils de communication interne, lesquels peuvent être choisis en fonction des spécificités de chaque entreprise.
Comment choisir le logiciel de communication interne adapté aux besoins de votre entreprise ?
Il est important pour les petites et moyennes entreprises (PME) de bien choisir leur logiciel de communication interne afin de s’assurer que ce dernier répond aux besoins identifiés et aux objectifs fixés. Le processus de sélection doit dès lors reposer sur une évaluation du logiciel au regard de plusieurs critères prédéfinis, une tâche qui peut s’avérer complexe face à la multiplicité des solutions disponibles.
L’utilisation d’un outil de comparaison constitue alors une solution efficace pour opérer rapidement un choix conséquent. L’outil de comparaison de GetApp, conçu sous la forme d’un tableur Excel, peut aider à faciliter la sélection d’un outil de communication interne sur la base des critères dominants ci-après :
- Les fonctionnalités du logiciel : ce volet vise à comparer les fonctionnalités des outils listés afin de choisir celui qui propose les fonctions répondant aux besoins et aux exigences de l’entreprise.
- La formation au logiciel : en fonction de la complexité de l’outil, l’accès aux programmes de formation peut être nécessaire pour s’assurer de la prise en main du logiciel par les utilisateurs.
- L’assistance technique : afin de garantir une exploitation sans interruption de l’outil, les différentes options de support technique offert par l’éditeur du logiciel doivent être prises en compte.
- Les spécifications opérationnelles : le mode de déploiement du logiciel, sa compatibilité avec l’infrastructure existante et les systèmes d’exploitation pris en charge sont autant d’éléments à évaluer pour le choix d’un logiciel.
- Les possibilités d’intégration : la solution de communication interne doit pouvoir s’intégrer aux outils actuels et futurs de l’entreprise, avec la possibilité de partager les données.
- La tarification : enfin, les plans tarifaires varient d’une application à une autre, et doivent être analysés avec attention. Abonnements mensuels ou annuels, licences gratuites ou payantes, prix par utilisateur, essais gratuits, etc sont des options possibles.
Quelles doivent être les fonctionnalités principales d’un outil de communication interne d’entreprise ?
De la newsletter interne à l’affichage dynamique en passant par l’intranet, le réseau social d’entreprise, l’e-mail et les webinaires, les outils traditionnels de communication interne en entreprise peuvent potentiellement être regroupés dans des solutions tout-en-un.
La plupart des outils de communication en entreprise peuvent proposer une variété de fonctionnalités utiles au partage de l’information entre les collaborateurs, mais aussi au renforcement de la productivité et au travail collaboratif. Certaines de ces fonctionnalités peuvent être essentielles pour les PME qui souhaitent mettre en place une stratégie de communication interne.
L’intégration d’emails
Certains outils de communication interne offrent des possibilités d’intégration avec certains logiciels de messagerie électronique, ce qui permet aux employés de disposer d’un environnement unifié avec des flux d’informations centralisés.
Messagerie instantanée
La messagerie instantanée élimine les longs délais de réponse lors des échanges entre les collaborateurs. Grâce au chat en direct disponible sur certains outils de communication interne, les collègues peuvent discuter en ligne en temps réel, partager des documents et toutes autres formes de données.
Téléphonie et visioconférence
Les solutions de téléphonie par internet (VoIP) sont généralement intégrées dans les outils de communication interne. Elles favorisent dès lors les échanges directs et spontanés entre collègues, ce qui permet de gagner du temps. De même, grâce aux fonctions de vidéoconférence en ligne, certains outils de communication en entreprise peuvent permettre d’organiser des réunions digitales avec des collaborateurs travaillant à distance.
La création d’un réseau social d’entreprise
Vous pouvez également envisager d’utiliser un outil de communication interne qui offre une plateforme de partage social au sein de l’entreprise. Les employés peuvent créer des profils personnalisés et diffuser du contenu sur leur fil d’actualité. Le réseau social d’entreprise pourrait ainsi permettre d’instaurer une ambiance conviviale dans l’entreprise et de renforcer le sentiment d’appartenance des employés.
Déploiement mobile
La majorité des outils de communication interne en entreprise doivent idéalement être accessibles depuis un appareil mobile, ce qui permet aux collaborateurs de rester en contact en permanence, où qu’ils se trouvent.
Pourquoi utiliser un outil de communication interne ?
L’usage efficace d’un outil de communication interne peut procurer de nombreux avantages aux petites et moyennes entreprises. Nous en avons listé quelques-uns ci-dessous :
- Il peut faciliter la circulation et le partage de l’information au sein de l’entreprise et optimiser la collaboration entre les employés.
- Il peut potentiellement véhiculer la culture d’entreprise grâce à la diffusion efficiente des valeurs, de la vision et de la stratégie de l’entreprise au sein des employés.
- Il peut favoriser l’implication effective des collaborateurs dans les tâches et la vie de l’entreprise, ce qui accroît la motivation et les performances des employés.
- Il peut aider à entretenir le sentiment d’appartenance des employés, à renforcer l’harmonie et la cohésion au sein des équipes et à garantir la fidélisation des salariés.
- Cet outil pourrait potentiellement réduire les tensions et les conflits au sein de l’entreprise grâce à une plus grande facilité de communication, ainsi que réduire les risques d’erreur et les pertes de temps, ce qui améliore inéluctablement la productivité et le chiffre d’affaires de l’entreprise.
Au regard de ces nombreux avantages qui peuvent influencer directement la qualité de vie au travail, les outils de communication interne peuvent être indispensables pour les petites et moyennes entreprises. En effet, l’humain étant au cœur de la réussite de toute organisation, une bonne communication interne peut être un levier déterminant des performances de l’entreprise.
