Logiciel de messagerie : définition et avantages pour les PME

Publié le 01/09/2022 par Dalloba Conté

Qu’est-ce qu’un logiciel de messagerie ?

L’évolution de la technologie a permis aux entreprises de profiter de ce nouveau tournant pour améliorer la communication avec les clients et les fournisseurs. Les logiciels de messagerie sont devenus incontournables dans les échanges. Nombreuses sont les fonctionnalités et les avantages offerts par ces outils aux utilisateurs. Voici un petit guide qui présente l’univers des logiciels de mails.

Définition d’un logiciel de messagerie

Un logiciel de messagerie est un logiciel qui permet de gérer la messagerie d’une organisation, plus précisément la prise de notes, la gestion des contacts et des rendez-vous, l’envoi et la réception des messages, etc. Le logiciel de messagerie électronique permet donc d’améliorer la communication ainsi que le partage d’informations avec les clients et les partenaires.

Quelles sont les fonctionnalités principales d’un logiciel de messagerie ?

Lorsqu’il est installé sur un ordinateur, le logiciel de mails peut fonctionner en ligne ou hors ligne. Ce qui permet de gérer plus facilement des messages, de partager des informations et d’organiser une communication. Le logiciel de messagerie électronique sur ordinateur dispose d’un agenda, d’un carnet d’adresses synchronisé, d’une liste de tâches, d’une recherche rapide, d’un filtre et d’un calendrier permettant d’optimiser son utilisation. De même, il sécurise les données et détecte les spams, car l’envoi, la réception et le stockage des messages électroniques est pris en charge par des protocoles spécifiques : SMTP, IMAP, POP…

Les fonctionnalités clés d’un logiciel de mails

Envoi de message électronique avec le SMTP

Le SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) facilite la communication entre les serveurs d’envoi et de réception d’un message électronique. Il peut alors transférer aisément un mail d’un serveur à un autre. Par défaut, il fait usage d’un port spécifique pour se connecter à un serveur. Ce port est souvent bloqué par le fournisseur d’accès à Internet. Parfois, il laisse passer les spams à travers le réseau. Il est donc recommandé de le remplacer par un port plus adapté tel que le port 80, ouvert 99,9 % du temps ou encore le port 465 qui vous permet une utilisation plus sûre de la connexion SMTP.

Réception de courrier électronique avec IMAP

Internet Message Access Protocol ou IMAP permet de stocker les mails en toute sécurité sur le serveur de messagerie. Il permet de synchroniser de façon permanente la boîte de réception ainsi que les courriers dans l’ordinateur et sur le serveur de messagerie. L’utilisation de l’IMAP donne la possibilité de consulter son courrier électronique depuis une tablette, un ordinateur ou un téléphone.

Réception de message électronique avec POP

Le POP (Post Office Protocol) permet de relever les messages envoyés par le biais du serveur de messagerie. Il facilite la consultation des mails hors connexion à condition qu’ils soient téléchargés au préalable avec une connexion internet. En plus d’être peu adapté aux tablettes et aux téléphones, le POP ne permet pas une synchronisation des courriers avec le serveur de messagerie.

Pensez à sauvegarder vos courriers électroniques les plus importants sur un support amovible afin de réduire les risques de pertes des messages en cas de panne d’ordinateur.

Les logiciels de messagerie possèdent plusieurs fonctionnalités qu’il faut maîtriser pour une meilleure utilisation. La maîtrise de ces fonctionnalités assure une bonne gestion de la messagerie et des diverses tâches qui nécessitent l’utilisation de l’outil.

Quels sont les avantages d’utiliser un logiciel de messagerie ?

Les avantages d’utiliser un logiciel de messagerie électronique

L’utilisation du logiciel de messagerie électronique permet aux entreprises de gérer efficacement leurs courriers électroniques. Une fois les messages téléchargés, ils peuvent être récupérés sur l’ordinateur pour une consultation. Ensuite, les réponses peuvent être composées hors connexion puis transmises une fois la connexion rétablie. Avec cet outil de travail, il n’est plus nécessaire de stocker les mails sur un quelconque serveur de messagerie. 

Le logiciel de mails offre la possibilité de paramétrer l’arrivée de nouveaux courriers grâce à un signal sonore ou une alerte visuelle. Ceci est faisable lorsque l’outil est configuré sur un ordinateur. Ce paramétrage permet alors de répondre rapidement aux mails des clients. 

De même, son utilisation facilite le classement des mails. Il n’est plus nécessaire d’avoir plusieurs boîtes mail à gérer en même temps. Il est possible de recevoir tous les courriers dans la même boîte et de procéder à un tri. L’ajout des destinataires, l’exportation des mails, la mise en place des filtres, la structuration du carnet d’adresses, et même la suppression des mails deviennent plus aisés. Le logiciel ne consomme de l’énergie que lorsque l’ordinateur sur lequel il est installé est en marche. Sa taille de stockage est limitée à celle du disque dur. Le changement de FAI n’affecte en rien les mails conservés. La sécurité des données est également garantie. Il est rassurant de se renseigner sur toutes les fonctionnalités et avantages proposés par l’outil avant son acquisition.

Les options d’utilisation du logiciel de messagerie varient en fonction des besoins de chaque entreprise et des fonctionnalités recherchées. Compte tenu de la taille de la structure, il est envisageable de faire installer l’outil de travail sur plusieurs supports. Cela permettra de connaître les coûts liés à cette option, la nécessité d’un service de maintenance et d’un accompagnement pour une maîtrise optimale de l’outil.

Comment choisir le bon logiciel de messagerie ?

Le choix du bon logiciel de messagerie électronique sur ordinateur dépend de plusieurs critères.

Choisir le bon logiciel de messagerie sur ordinateur

La maîtrise de l’outil informatique

L’utilisation du logiciel de mails est conditionnée par une parfaite maîtrise de l’outil informatique : ordinateur de bureau, PC, tablette, etc. Dès que le logiciel est installé sur un ordinateur, il faudra ensuite effectuer les tests nécessaires pour se familiariser avec son interface.

L’obtention d’une version d’essai

Pour un logiciel de cette envergure, il est recommandé de tester la version démo pour mieux apprécier l’outil et s’assurer qu’il convient aux besoins de l’entreprise. Ce processus facilite le choix du meilleur outil pour votre entreprise.

Un accompagnement pour la prise en mains du logiciel

Afin de mieux cerner le logiciel qui sera adéquat pour l’entreprise, il faut vérifier si le fournisseur propose une formation ou un accompagnement. Cela permettra au client de comprendre le fonctionnement du logiciel choisi et d’optimiser son utilisation.

Les fonctionnalités disponibles

Les besoins des entreprises varient et évoluent en fonction des besoins de leurs clients. En dehors des fonctionnalités basiques du logiciel de messagerie, il faut le configurer sur la base de ses besoins. Pour cela, une petite vérification des différentes fonctions s’impose. Le choix de l’outil devient alors plus facile.

La compatibilité de l’outil

Opter pour un logiciel de mails est un grand pas dans le développement d’une structure. Toutefois, il faudrait veiller à ce que ce dernier s’intègre avec les différents systèmes utilisés au sein de l’entreprise. Si tel n’est pas le cas, une mise à jour des technologies existantes s’impose à l’organisation.

La comparaison des différents logiciels

Avoir la possibilité de comparer les logiciels ainsi que leurs fonctions est le moyen le plus sûr de trouver l’outil adéquat pour son entreprise. GetApp vous propose de procéder à une comparaison des logiciels sur la base de certains critères. Cela permet également d’avoir une idée du prix du logiciel.

Et maintenant ? Consultez notre catalogue de logiciels de messagerie pour trouver l’outil qu’il vous faut.

Cet article peut faire référence à des produits, programmes ou services qui ne sont pas disponibles dans votre pays, ou qui peuvent être limités par les lois ou règlements de votre pays. Nous vous suggérons de consulter directement l'éditeur du logiciel pour obtenir des informations sur la disponibilité du produit et le respect des lois locales.


Partager cet article