Si vous êtes dirigeant d’une petite PME ou un entrepreneur, il y a de fortes chances pour que vous gériez encore votre comptabilité à la main. Pourtant, de nombreux logiciels de comptabilité s’offrent à vous pour gagner du temps sur cette tâche administrative. Pour vous guider dans votre démarche de sélection, voici les questions à vous poser avant de choisir un logiciel comptable. Ces questions prennent en compte vos besoins et la nature de votre activité, mais également la taille de votre équipe. Pour obtenir des informations sur les possibilités offertes par ces applications, vous pouvez aussi parcourir la catégorie finance et comptabilité du catalogue GetApp
Quels sont mes besoins ?
Suivant la nature de son activité, tout le monde n’a pas les mêmes besoins. Vous devriez choisir votre logiciel suivant le nombre de factures que vous avez à traiter mais également suivant la récurrence de ces dernières.
Certaines solutions comme Sellsy Facturation permettent de créer facilement des factures “sur mesure”. L’application prend en compte différentes devises si bien que vous pouvez facturer dans différents pays à partir du même logiciel. La solution gère aussi les factures liées aux abonnements et autres paiements récurrents.
Aussi, vous devez prendre en compte les factures entrantes. Il existe en effet des solutions spécialisées pour les achats et d’autres pour la facturation. Dans les deux cas, ces applications ont pour objectif (entre autres) de faciliter vos opérations de comptabilité. L’une des opérations les plus simplifiées par ces logiciels est la prise en charge des notes de frais. Certaines solutions permettent de gérer les notes de frais de manière instantanée grâce à l’appareil photo de votre smartphone. Une fois la note de frais photographiée, elle est automatiquement synchronisée avec les documents comptables. Cela diminue le temps de traitement et rend l’opération comptable beaucoup plus aisée. Mais cela prévient également le risque de perdre de la note de frais. Une solution comme Sellsy Achats offre cette possibilité.
Qui doit pouvoir accéder aux factures ?
Si vous êtes seul à gérer votre comptabilité, pas besoin de souscrire à un abonnement multi-utilisateurs. Mais si vous êtes plusieurs alors il peut être intéressant et plus productif de choisir une solution qui autorise aussi l’accès à vos collaborateurs. Certains logiciels de comptabilité offrent des options avancées de confidentialité. L’objectif est de protéger les informations sensibles mais aussi de permettre un travail collaboratif efficace en cas de besoin. L’un des cas d’utilisation les plus emblématiques est celui de la gestion des factures entre le service administratif et le service commercial.
Incwo CRM et Facturation permet de mieux gérer la comptabilité provenant du processus commercial en intégrant une solution de facturation au sein du logiciel CRM. Ce logiciel fonctionnant avec des modules additionnels, ils vous est facile de connecter vos outils entre eux pour faciliter votre gestion comptable.
Si vous voulez approfondir vos connaissances des logiciels de facturation, n’hésitez pas à utiliser notre outil de comparaison pour identifier les différences entre incwo CRM et Facturation et Sellsy Facturation.
Avez-vous besoin de statistiques ?
La comptabilité et la finance sont au cœur de la gestion de votre entreprise. Certaines solutions de comptabilité permettent de visualiser un ensemble d’indicateurs qui peuvent vous aider dans la gestion de votre activité. Non seulement le logiciel apporte une solution dans la gestion des données comptables mais il est aussi capable de traduire ces données en informations utiles au management. Par exemple, Sellsy Achats permet de calculer les marges en temps réel. Certaines applications permettent de créer de véritables tableaux de bord afin de mieux piloter son business. Grâce à la multitude d’applications disponibles dans son store, incwo permet de créer un logiciel “sur-mesure” parfaitement adapté à vos besoins et délivrant toutes les informations pertinentes pour votre activité. Ces solutions permettent de gérer la trésorerie en temps réel.
Autre élément important pour le pilotage de la comptabilité et de la trésorerie, la gestion des stocks. Si les stocks représentent un élément fondamental pour votre business alors il vous faut une solution mettant l’accent sur cette spécificité.
offre une solution de géolocalisation des ressources en temps réel. Vous pouvez équiper chaque article de vos stocks de QR code ou de puces NFC. Cela vous permettra d’avoir un aperçu beaucoup précis de l’état de vos stocks et vous évitera sûrement des erreurs de gestion potentiellement très dommageables. Ce logiciel vous offre même la possibilité de suivre la valeur et la dépréciation de vos ressources.
Est-ce que mon expert-comptable doit se connecter à mon logiciel facturation ?
Disposer d’une application pour gérer sa comptabilité, c’est aussi permettre un accès aux documents comptables depuis n’importe quel ordinateur. Ainsi, si votre solution permet la création de plusieurs comptes, votre expert-comptable pourra directement se connecter pour accéder aux informations dont il a besoin. Cela permet un gain de temps et d’efficacité important, qui pourrait se transformer en économie de coûts par la suite.
L’ergonomie du logiciel me convient-elle ?
Commencer à utiliser un logiciel pour une tâche qu’on a l’habitude de réaliser “à la main” depuis des années n’est pas une chose facile. La transition nécessite un temps d’adaptation pour créer une habitude d’utilisation. Pour raccourcir ce temps d’adaptation, il est important que le logiciel vous plaise sur le plan de l’ergonomie et du design. La prise en main doit être intuitive et rapide et vous devez avoir envie d’utiliser le logiciel. C’est l’utilisation quotidienne, la prise en main irréprochable de l’application et la maîtrise des fonctionnalités qui permettront de tirer un gain de temps et d’argent de la solution.
Ai-je besoin d’un accès mobile ?
Si vous êtes très souvent en déplacement, un accès mobile est indispensable. Heureusement, la plupart des solutions sont accessibles sur smartphones et tablettes. Si vous avez une équipe commerciale sur le terrain, Sellsy Achats leur permettra de prendre en photo leurs notes de frais pour les synchroniser en temps réel avec le logiciel de comptabilité.
Les questions à se poser avant de choisir un logiciel de comptabilité sont nombreuses et dépendent de la nature de votre activité. Certaines solutions vous donneront un avantage précis dans un domaine particulier (comme la gestion des stocks), d’autres solutions beaucoup plus globales vous permettront d’intégrer votre comptabilité aux fonctions importantes de l’entreprise (achats, service commercial,…).
Vous souhaitez approfondir votre recherche et récolter de plus amples informations sur les logiciels disponibles répondant à vos besoins ? Utilisez l’outil de comparaison GetApp ou parcourez notre catégorie finance et comptabilité !