Comment envoyer un document en ligne de façon sécurisée ?

Publié le 19/01/2021 par Ana Infante Martinez et Caroline Rousseau

transfert de fichier sécurisé

Votre équipe envoie-t-elle des documents importants sur Internet ? Garantir la confidentialité en travaillant à distance peut s’avérer difficile. Découvrez trois types de solutions logicielles conçues pour protéger les données des entreprises contre les menaces et réaliser des transferts de fichiers sécurisés.

Les outils permettant de garantir la sécurité des données entre collaborateurs à distance n’ont jamais eu autant la cote. Aux États-Unis, les géants technologiques tels que Facebook, Square et Amazon ont tous annoncé que leurs employés travailleraient à distance jusqu’à une date indéterminée en raison de la pandémie de COVID-19. Quant à nous, chez GetApp, notre équipe ne sera pas de retour sur site avant l’automne 2021, au plus tôt. Nous nous sommes habitués à utiliser des VPN sur nos appareils professionnels. 

Pour les entreprises qui débutent dans le télétravail, il est crucial de renforcer la cybersécurité et de protéger le partage et le stockage de fichiers en ligne. Avec la large gamme de solutions de sécurité informatique disponible sur le marché, il est important de connaître les types de logiciels proposant les fonctionnalités les plus utiles pour votre entreprise. 

Dans cet article, nous passerons en revue trois types de logiciels conçus pour aider vos équipes à accéder aux données et à faciliter le partage de document en ligne en toute sécurité via des réseaux externes ou domestiques. Ces solutions peuvent vous aider en amont à éviter des erreurs coûteuses de cybersécurité. Nous nous concentrerons sur les solutions de partage de fichiers à distance, de cryptage et de VPN et démontrerons comment chaque type de logiciel peut protéger vos données d’utilisateurs mal intentionnés.    

Solution n° 1 : le logiciel de partage de fichiers

Un logiciel de partage de fichiers propose des fonctionnalités de collaboration qui permettent aux équipes d’effectuer rapidement des transferts de fichiers sécurisés. Ces solutions sont conçues pour fournir un accès à toutes les parties prenantes, peu importe où elles se trouvent ou quel appareil elles utilisent, en toute sécurité.

Parmi les fonctionnalités habituelles, on peut nommer la gestion des documents, les autorisations et restrictions d’accès, les pistes d’audit, les outils de messagerie et le cryptage des données. Penchons-nous maintenant sur deux fonctionnalités généralement incluses dans les logiciels de partage de fichiers. 

Utilisez des flux d’activité de dossiers pour surveiller les documents

Grâce à des flux d’activité en temps réel, vous pouvez vous assurer que vos collaborateurs gèrent les documents de façon appropriée. En suivant les changements apportés aux documents et les nouveaux téléchargements, cette fonctionnalité peut aider les managers à identifier en amont les activités suspectes, telles qu’un utilisateur non autorisé qui réalise des modifications inattendues ou qui partage des fichiers avec des tiers. 

Le flux d’activité suit la nature des changements apportés ainsi que l’auteur et la date. Cette fonctionnalité s’avère particulièrement utile pour les responsables d’une équipe de taille dont les membres doivent s’échanger des documents confidentiels au cours du projet. 

Gérez l’accès aux documents grâce à des options de partage personnalisées

Les solutions de partage de fichiers permettent généralement de personnaliser les autorisations d’accès aux dossiers, les restrictions de téléchargement et les dates d’expiration des accès. 

Cette option de partage peut vous aider à réduire le risque d’accès non autorisé en limitant l’accessibilité des données pour les équipes adéquates et ce, pendant une durée déterminée. Par exemple, si un collaborateur a besoin d’accéder à un fichier sensible pendant une semaine pour terminer un projet de recherche, cette fonctionnalité permet aux propriétaires dudit document de définir une date d’expiration de cet accès.

Solution n° 2 : le logiciel de cryptage

Maintenant, passons aux logiciels de cryptage. Ces solutions fonctionnent comme des programmes de sécurité qui bloquent les accès non autorisés aux contenus, fichiers, réseaux ou applications définis. En chiffrant, convertissant ou dissimulant les données, ces logiciels vous aident à protéger les données les plus sensibles de votre entreprise même quand elles sont partagées en ligne entre plusieurs équipes. 

Si vous partagez régulièrement des informations confidentielles sur Internet, pensez à intégrer un outil de cryptage dans votre suite logicielle. Les fonctionnalités les plus courantes incluent la gestion de la conformité, la surveillance des réseaux, la détection des menaces, la gestion des mots de passe et le stockage sécurisé des données. Passons en revue quelques-unes de ces fonctionnalités.

Adoptez des outils de cybersécurité pour protéger vos documents

De nombreuses solutions de cryptage incluent des outils qui surveillent et protègent les données partagées en ligne sur diverses applications, par e-mail ou via des lecteurs de documents. Les plateformes de protection réseau peuvent comprendre plusieurs fonctionnalités de sécurité : surveillance de l’activité réseau, statistiques des menaces et du spam, ou encore élimination des logiciels malveillants. 

Grâce à ces outils, les solutions de cryptage peuvent vous aider à réduire le risque de pertes de données et à bloquer de potentielles attaques.

Garantissez la confidentialité des informations de connexion en protégeant vos mots de passe

Pour une gestion optimale de vos données sensibles, les logiciels de cryptage peuvent inclure des fonctionnalités qui protègent les informations de connexion, dont les mots de passe des clients. Si vos employés travaillent depuis chez eux, utilisent divers réseaux et applications pour communiquer avec leurs collaborateurs, partenaires et clients, vous devez garantir la confidentialité des mots de passe.

Diverses options entrent en jeu lors de la création, la modification ou la réinitialisation des mots de passe. Les logiciels de cryptage proposent des options qui peuvent intéresser les fournisseurs de services gérés et les équipes informatiques accompagnant les clients ou d’autres équipes en accédant temporairement à leurs appareils. Ces fonctionnalités garantissent la confidentialité des mots de passe et réduisent les risques de cybersécurité lors des interventions de techniciens. 

Solution n° 3 : le logiciel de VPN

Pour finir, nous allons aborder les VPN ou réseaux privés virtuels. Un VPN donne accès à des réseaux sécurisés grâce à une connexion cryptée. 

Les VPN permettent aux entreprises de protéger efficacement leurs données et leurs documents. Un VPN établit une connexion sécurisée entre les appareils des employés et un serveur web, où qu’ils se trouvent. Les VPN permettent de naviguer de façon anonyme, de crypter les données, de se protéger contre la fuite de DNS (“Domain Name System” soit “système de noms de domaine” en français) et d’interrompre toute connexion. Voici deux fonctionnalités particulièrement intéressantes pour les PME. 

Réduisez les menaces grâce à un accès réseau sécurisé

Si les employés utilisent et envoient des documents confidentiels en travaillant de chez eux, sur des réseaux domestiques, publics ou autrement non sécurisés, vos données d’entreprise sont vulnérables. En installant un VPN, les PME peuvent protéger leurs données quand elles sont partagées sur Internet. 

Les solutions de VPN proposent également des fonctionnalités d’analytics de sécurité, de protection contre les menaces, d’authentification à facteurs multiples, de protection étendue de l’itinérance ainsi que des outils axés sur la cybersécurité.

Utilisez un coupe-circuit pour protéger vos données pendant les interruptions de connexion

Certains VPN fournissent une option de court-circuit, ou “kill switch” en anglais. Quand vous perdez votre connexion VPN, un coupe-circuit peut bloquer le trafic internet jusqu’à ce qu’une connexion sécurisée soit rétablie. 

Cela ajoute une protection supplémentaire pour les employés utilisant des VPN pour envoyer des documents et informations sensibles sur Internet. Les administrateurs peuvent gérer les préférences du coupe-circuit pour répondre aux besoins de votre PME.

Cybersécurité : et maintenant ?

Le télétravail gagnait déjà du terrain avant le début de la crise sanitaire. Cependant, de nombreuses entreprises à travers le monde ont dû adopter rapidement de nouvelles façons de travailler. 

Il est évident que toutes les PME peuvent sécuriser leurs données professionnelles même si leurs équipes s’envoient des documents confidentiels par Internet. Pour empêcher les accès non autorisés à leurs données ou réduire les menaces, les entreprises doivent implémenter des solutions logicielles qui répondent à leurs besoins spécifiques. Consultez nos catalogues pour trouver le logiciel de partage de fichiers, de cryptage ou de VPN qui vous convient.

Et maintenant ? Consultez notre catalogue de logiciels de cybersécurité pour trouver l’outil qu’il vous faut.

Cet article peut faire référence à des produits, programmes ou services qui ne sont pas disponibles dans votre pays, ou qui peuvent être limités par les lois ou règlements de votre pays. Nous vous suggérons de consulter directement l'éditeur du logiciel pour obtenir des informations sur la disponibilité du produit et le respect des lois locales.


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