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5 astuces et conseils pour améliorer votre gestion de projet

Publié le 17/10/2014 par La Rédaction de GetApp

gestion de projet

Le management de projet en mode agile vient, à l’origine, du développement informatique. Cette évolution du management de projet s’accompagne de multiples solutions en ligne destinées à faciliter la gestion de projet. Contrairement à la gestion de projet traditionnelle, le mode agile permet plus de flexibilité aussi bien par rapport aux demandes du client que par rapport aux délais estimés. En effet, il est souvent assez compliqué d’évaluer précisément la durée d’un projet. De plus, le client apporte souvent des modifications au cours du projet, ce qui a un impact sur sa durée. Le mode agile permet alors de faire évoluer rapidement la structure du projet de manière à prendre en compte les demandes du client régulièrement, tout en permettant de surmonter les difficultés techniques rencontrées pendant le pilotage du projet. Pour une entreprise, il est donc crucial de parvenir à gérer les projets en mode agile afin de satisfaire encore mieux les demandes du client, tout en gardant une capacité à terminer les projets rapidement pour conserver une bonne rentabilité. Afin d’atteindre cet objectif d’agilité, voici 5 règles pour une approche plus agile de la gestion de projet.


Prioriser les tâches

L’une des composantes principales de l’agilité est de savoir se concentrer sur les tâches les plus importantes. Le produit final n’est alors que le reflet des tâches prioritaires successives. Il n’est pas possible de mener correctement un projet dont un trop grand nombre de tâches se voient assigner la priorité numéro 1. Ainsi, la plupart des logiciels de gestion de projet permettent de définir des priorités différentes selon les éléments à accomplir. C’est notamment le cas de

. Ce logiciel SaaS de gestion permet en effet d’assigner à chacune des tâches qui composent un projet, une priorité qui lui est propre. Cela permet d’orienter les collaborateurs vers la réalisation des étapes les plus importantes ou du moins les plus urgentes, du projet.


Avoir un feedback quotidien

Dans de nombreuses méthodes de gestion de projets agiles, il est établi que chaque jour le collaborateur doit se poser les trois questions suivantes : Qu’as-tu fait hier ? Que vas-tu faire aujourd’hui ? As-tu des points bloquants ? Ces trois questions ne sont pas anodines. Elles permettent à l’équipe projet d’évaluer l’avancement de celui-ci et de prendre du recul pour voir si les ambitions affichées en terme de délais pourront être tenues. Ainsi le respect des délais dans un projet dépend autant de la capacité à planifier correctement les tâches que de l’évaluation quotidienne des avancées.

 fournit toutes les fonctionnalités pour planifier les diverses tâches dans le temps : calendrier, feuilles de route et diagrammes de Gantt. Qui plus est, Clarizen intègre la dimension “feedback”, très utile dans les projets agiles. Ainsi, il est possible de construire un tableau de bord regroupant, en un seul et même lieu, les différents indicateurs relatifs au projet. Des pourcentages d’achèvement permettent également de constater visuellement l’avancée des sous-projets.


Rester coordonné

L’organisation des projets en mode agile a pour objectif de satisfaire les clients en s’adaptant en temps réel à leurs demandes. Mais le respect de ces demandes implique que les ressources de l’entreprise et notamment les ressources humaines soit mobilisées, elles aussi, en temps réel. Ces changements soudain peuvent désorganiser une équipe  projet. Pour faire face à cela, les équipes projets agiles ont besoin d’outils qui les aident à rester organisées pour continuer de travailler ensemble de manière efficace.

 permet par exemple d’assigner facilement de nouvelles tâches à chaque collaborateur. Cette solution logicielle de gestion de projets permet aussi de discuter depuis l’interface avec ses équipiers. Enfin, un fil d’actualité permet à chacun des acteurs du projet d’être tenu au courant de ce que réalisent les autres.


Faciliter la circulation de l’information

Dans un projet agile, le partage des documents est très important. Ainsi, chaque collaborateur peut poursuivre ou enrichir une tâche réalisée par une autre personne de l’équipe projet. Le mode de gestion agile implique que les ressources soient mouvantes au sein du projet, et même de l’entreprise. Chacun doit avoir accès rapidement à tous les process du projet et aux informations spécifiques qui s’y rapportent. Pour répondre à cette problématique, la solution de

 permet de créer un espace Wiki. L’équipe du projet peut y déposer des informations de manière collaborative. Lorsqu’un nouveau participant au projet arrive dans l’équipe, il a à sa disposition l’ensemble des ressources nécessaires pour se mettre au travail. La plupart des logiciels de gestion de projet permettent aussi de partager des documents de manière fluide. Ils permettent aussi d’utiliser les principaux services de stockage dans le Cloud : Drive, Dropbox et Box notamment.

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Contrôler l’utilisation des ressources

Un projet agile implique un ensemble de processus pour que le rendu soit exactement conforme aux attentes du client. Néanmoins, cela implique pour l’entreprise beaucoup d’efforts pour mobiliser des ressources supplémentaires (si nécessaire) au gré des changements demandés. Dans ce contexte, il devient rapidement difficile de prévoir les coûts engendrés par d’éventuels changements dans le projet. La gestion agile est une discipline “à risque” pour les entreprises, même si aujourd’hui celles-ci n’ont plus vraiment le choix. Pour le pilotage, il est donc indispensable de disposer d’outils permettant de contrôler précisément les ressources mobilisées par l’entreprise et le coût qu’elles génèrent. Un logiciel comme Sellsy Time Tracking – logiciel en ligne de Time Tracking et gestion des ressources fournit une solution de calcul des temps. La solution intègre également une fonctionnalité permettant de refacturer directement les clients si besoin.

 inclut aussi des fonctionnalités pour suivre le budget et les horaires de travail. Enfin, la majorité des solutions permettent de rassembler toutes les informations importantes du projet au sein de tableaux de bord. Cela peut aider les managers à ne pas dépasser les possibilités des ressources de l’entreprise.

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Le management en mode agile est une discipline difficile pour l’entreprise mais qui permet de satisfaire au maximum le client. Heureusement, les logiciels de gestion de projet en ligne offrent des fonctionnalités qui permettent de respecter les cinq règles qui étaient évoquées dans cet article. Si vous n’avez pas encore fait votre choix de logiciels, checkez le catalogue dédié à la catégorie dès maintenant !

Source de l’image à la Une : Flickr (Novartis AG)


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