Les outils d’information ont changé du tout au tout au cours des dernières années. Désormais, la gestion documentaire peut être automatisée, laissant le processus manuel classique à des années-lumière. Oubliez les documents papier à archiver : tout est virtuel ! Et vous n’avez plus à accumuler des tas de dossiers encombrants.
Un accompagnement durant toutes les étapes de la gestion documentaire :
Le processus est virtuel, de A à Z !
- Scan : les l ogiciels de gestion documentaire peuvent se connecter facilement à votre scanner afin de numériser des documents imprimés ou des documents photo.
- OCR (reconnaissance optique de caractères) : les fichiers numérisés peuvent être convertis en documents texte modifiables, car le texte qu’ils contiennent est détecté.
- Création en ligne : de nouveaux documents peuvent être créés directement en ligne (sous des formats de documents standards tels que PDF et Microsoft Office). L’utilisateur peut définir des modèles pour être plus rapide et efficace.
- Collaboration : les utilisateurs peuvent partager les documents qu’ils créent. L’administrateur système gère les accès en lecture et en écriture.
- Assemblage de documents : les modèles ou documents partiellement terminés peuvent être complétés par différentes sources, avec paramétrage manuel et “préremplissage” automatique.
- Indexation : les versions électroniques de documents (y compris les versions texte modifiables de documents numérisés) peuvent être indexées et étiquetées, ce qui facilite le stockage et la récupération des fichiers.
- Archivage : les documents peuvent être archivés selon des règles de classification, de rétention et de suppression définies par l’utilisateur.
- Récupération : les documents peuvent être récupérés à partir du sujet, de la date, de balises ou de clauses individuelles dans le contenu.
Document virtuel : les lignes d’assemblage
Les “knowledge workers” (un terme décrivant de plus en plus d’employés) participent désormais à l’assemblage et à la création de documents. Bien que la créativité, l’imagination et l’innovation sont toujours des éléments clés pour produire des documents de qualité, le plus important pour toute entreprise reste l’efficacité et la productivité. En automatisant la manière dont les images peuvent être générées, vous pouvez obtenir un résultat final de qualité avec moins d’effort et en moins de temps.
Workflow et mobilité
Avec les nouvelles techniques de l’information virtuelle, les tâches de création, d’assemblage et de publication de documents se font de plus en plus sur des appareils mobiles. De nos jours, les employés travaillent de n’importe où : dans les locaux de l’entreprise, chez eux ou dans n’importe quel endroit doté d’une connexion Internet. Avec les logiciels de gestion documentaire, vous êtes assuré de disposer d’un workflow efficace, doté notamment d’approbations numériques pour rendre les lignes de montage virtuelles disponibles immédiatement, peu importe où le signataire se trouve.
Convaincu de l’utilité de ces applications ? Voici un petit tour de quelques-uns des meilleurs logiciels de gestion documentaire :
Planzone est une solution de gestion de tâches et de projets collaboratifs dans le cloud. Elle permet de concentrer les efforts fournis par le travail d’équipe et offre les fonctionnalités nécessaires au succès d’un projet.
Les outils sont intuitifs et conçus pour optimiser la collaboration sur les projets combinant ressources internes et externes : “to-do lists”, plannings de projet, partage de documents et commentaires.
Principales fonctionnalités :
- Gestion des tâches et des jalons
- Stockage et partage de documents
- Calendriers de projets
- Discussions et commentaires
- Planning des équipes
hubiC est un logiciel qui propose un espace de stockage en ligne pour archiver de grands volumes de données et fichiers.
Il permet aussi de synchroniser votre base de données afin d’y accéder facilement depuis tous vos appareils et de n’importe où. C’est aussi un espace de partage des fichiers avec vos collaborateurs ou vos clients, par exemple.
Principales fonctionnalités :
- Archivage en ligne
- Synchronisation des données
- Partage de fichiers de tout type
- Compatible avec tout type d’appareil
- Sécurité (SSL et OVH)
Oodrive est un éditeur de solutions SaaS de sauvegarde et de partage de fichiers en ligne.
Les solutions Oodrive disposent d’un serveur de sauvegarde local vous permettant notamment d’envoyer des fichiers volumineux par mail et de partager des fichiers sensibles.
Principales fonctionnalités :
- Sauvegarde de tous types de fichiers critiques
- Protection des bases de données volumineuses
- Protection des applications (ERP, CRM, SAP…)
- Protection des environnements hétérogènes (iSeries, VMware…)
- Anti-espionnage industriel
Wikipixel soutient vos projets créatifs en proposant une plate-forme collaborative pour fichiers multimédia. Travaillez en collaboration sur vos photos et vidéos pour plus de productivité.
Wikipixel permet d’ajouter des tags et des descriptions aux documents pour faciliter la recherche et pour gérer les accès et droits d’auteur.
Principales fonctionnalités :
- Multi-upload
- Tags et descriptions
- Modifications en lots
- Organisation par dossiers
- Droits d’auteur
Xambox est une solution d’archivage de documents sécurisée destinée aux PME. Elle vous permet de récupérer et de centraliser tous vos documents, où qu’ils se trouvent.
Courriers, factures, contrats, e-mails… Qu’ils soient au format papier ou numérique, Xambox les centralise pour vous et vous fait gagner du temps.
Principales fonctionnalités :
- Moteur de recherche avancé
- Suggestions automatiques
- Traitement intelligent
- Reconnaissance optique de caractères (OCR)
- Partage de documents avec des tiers
Commencez à utiliser un logiciel de gestion documentaire dès aujourd’hui !
Et sauvez des arbres en passant au numérique ! Venez découvrir les nombreux logiciels de gestion documentaire disponibles sur GetApp. Quels que soient les besoins de votre entreprise, vous trouverez l’outil qu’il vous faut. Certains proposent même une version d’essai gratuite !