Outils de travail collaboratif à distance : quel bilan après la crise ?

Publié le 29/06/2020 par Caroline Rousseau

nouvelle organisation du travail

Qui aurait pu prédire, fin février, début mars, que le monde tel qu’on le connaît allait être chamboulé aux niveaux humain, social, politique, économique et professionnel comme il l’a été ? Pour les entreprises, le confinement aura été un brutal bouleversement digital et, pour beaucoup, il aura fallu improviser afin de pouvoir pleinement opérer en télétravail. Les outils de travail collaboratif à distance se sont retrouvés au cœur de ce nouveau mode de travail. Quel bilan tirer de leur utilisation ?  Quels en ont été les défis et les avantages ? Vont-ils s’inscrire sur la durée ou connaître les limites de leur potentiel sur le long terme ?

Les outils de travail collaboratif à distance ont déferlé sur le monde professionnel

Les logiciels de collaboration et de communication ont prouvé leur caractère indispensable lors de l’instauration du télétravail. 85 % des logiciels adoptés en raison de la crise ont été jugés “essentiels à la survie [de l’entreprise]” lors d’une enquête GetApp (196 répondants*). Parmi ceux-ci, les outils collaboratifs et de communication atteignent à eux seuls 59 % des outils dans lesquels les PME ont investi dans le but de poursuivre leur activité en période de confinement.

L’outil Google Trends montre en ce sens la courbe d’intérêt de logiciels de visioconférence tels que Zoom ou Skype dont l’apogée se situe à la semaine du 15 mars. Si la courbe est ensuite décroissante, il n’en reste pas moins que le volume de recherche est supérieur à la période pré-confinement et connaît aujourd’hui une certaine stabilité.

Les principales motivations d’implémentation de tels outils se retrouvent dans la nécessité d’assurer un travail d’équipe. Cette dernière est ainsi citée comme besoin justifiant l’investissement dans de nouveaux logiciels par 46 % des PME interrogées (314 répondants*). Grâce à ces plateformes en ligne, les collaborateurs peuvent échanger des informations, consulter des documents, s’organiser pour mener un projet.

outils collaboratifs

Au moment où il était encore impossible d’évaluer la durée du confinement, les PME ont vu dans les outils collaboratifs une solution immédiate pour remédier aux défis que posait un télétravail imposé dans l’urgence. Pour celles qui ne disposaient pas de plan de continuité d’activité (37 % de PME interrogées, 335 répondants), les outils collaboratifs ont fait office de filet de sécurité. Le virtuel s’est ainsi substitué au présentiel et a permis de maintenir l’activité et la productivité de PME dont l’essentiel du travail peut s’effectuer par le biais d’Internet.

Outre cette mutation, la forme qu’a pu prendre la communication elle-même a été une nouveauté pour nombre d’entreprises et collaborateurs. Cette période exceptionnelle a été un accélérateur et une source d’enseignements sur la façon dont communiquer au sein d’une équipe et celle de mener un projet à terme.

Comme le note Yann Gourvennec, fondateur et dirigeant de l’agence de marketing digital Visionary Marketing, “Avec le confinement, les Français ont découvert, enfin, le télétravail. C’est une bonne chose, alors que nous étions à la traîne dans ce domaine depuis 25 ans. Avec cette crise, l’obligation, quasi surréaliste, de devoir rester à la maison, a fait qu’une proportion non négligeable de professionnels français y ont pris goût.”

Collaboration en temps de crise : un cas d’école dont tirer des leçons pour l’avenir

Avec l’intégralité des collaborateurs travaillant de chez eux, et sans réunions présentielles possibles, il a fallu apprendre à communiquer différemment. Pour cela, diverses politiques ont pu être implémentées, comme une politique de télétravail ou de cybersécurité. Le meilleur apprentissage aura été l’utilisation quotidienne par l’ensemble des collaborateurs.

Pour en faire le bilan, il convient évidemment de faire preuve de discernement. Yann Gourvennec fait d’ailleurs remarquer qu’il ne s’agit d’ailleurs pas vraiment de télétravail comme l’a souligné Zevillage.net, mais de confinement, et ce n’est pas la même chose. Toutefois, il est indéniable que face à cette situation inédite, les Français ont laissé tomber leur traditionnelle réticence pour le digital, et sans doute que cela est une bonne nouvelle pour le futur. (…) Ce n’est pas le fait d’une préparation antérieure. Dans ce cas, c’est la nécessité qui a fait loi. ”

C’est avec cette précision en tête, et en n’omettant pas le stress induit par le contexte d’une crise sanitaire, que l’on peut faire un bilan du télétravail et de l’utilisation des outils de collaboration.

La flexibilité au travail s’avère globalement bénéfique pour la productivité : le temps habituellement passé dans les transports est utilisé ailleurs et participe à l’équilibre entre la vie personnelle et la vie professionnelle. Quant aux outils de collaboration, leur mise en place hâtive a d’un côté permis le travail d’équipe et, d’un autre côté, a pu créer un certain épuisement. Maintenant que les entreprises préparent “l’après”, où le télétravail devient une possibilité pour nombre d’employés, un regard en arrière sur les bénéfices et obstacles rencontrés lors de leur utilisation massive s’avère utile pour appréhender l’avenir.

Bénéfices apportés par les outils collaboratifs et de communication en télétravail

  • Le télétravail devient possible à très grande échelle.
  • La communication multicanale permet de discuter en privé et via des canaux dédiés à des projets ou équipes spécifiques.
  • Les appels téléphoniques et vidéo permettent la communication verbale et le partage d’écran.
  • La gestion de projet est facilitée : des projets inter équipe peuvent être menés de n’importe où dans le monde.
  • La productivité se voit favorisée grâce à la centralisation et au partage des informations sur une plateforme commune.
  • Ces outils ont l’avantage d’être tout aussi utiles en temps normal, hors télétravail.

Des applications telles que Google Drive, Basecamp ou encore Trello sont autant de plateformes collaboratives populaires.

Des outils tels que Skype Entreprise ou Slack ou intègrent en sus  les appels audio et vidéo.

Obstacles rencontrés lors d’une utilisation intensive

  • Isolement : les outils ne pallient pas forcément le manque de contact humain et l’aspect social de la vie de bureau que certains recherchent.
  • Les nombreux canaux peuvent monopoliser un temps considérable, là où une discussion de vive voix accomplit la même chose en quelques minutes.
  • “Zoom fatigue”: la fréquence soutenue des appels en visioconférence et des meetings en ligne ont pu générer un certain épuisement.

Comment remédier à ces obstacles afin d’exploiter positivement ces outils ?

S’ils ont été une solution d’appoint, de tels outils s’avèrent pourtant bénéfiques même dans un contexte de travail “traditionnel”. Il faut cependant observer quelques règles de bon sens et d’apprentissage afin de profiter au mieux parti de tout leur potentiel.

Il est important de miser sur la formation de l’ensemble du personnel et de suivre une certaine étiquette afin que tous collaborent et communiquent selon des règles préalablement établies.

De la bonne utilisation des outils de travail collaboratif à distance

Ces quelques mois d’enfermement complet auront été l’occasion de tirer des enseignements en matière de collaboration et de communication au travail. Un logiciel collaboratif est avant tout un outil et comme on le sait, l’outil ne fait pas tout : il faut surtout savoir s’en servir. Il faut comprendre qu’ils s’inscrivent dans une démarche agile.

Voici les points clés à ne pas négliger si l’on veut optimiser l’adoption de solutions collaboratives dans un contexte de télétravail :

  • Une hiérarchie des dossiers et une nomenclature des fichiers claires afin de faciliter la recherche de documents.
  • Maintenir à jour la documentation sur la plateforme afin que tous disposent des informations les plus récentes.
  • Un management à distance : celui-ci doit faire la part belle à la confiance et permettre l’autogestion, plutôt que la surveillance à outrance.
  • Une communication réfléchie en amont afin de délivrer des informations claires et d’éviter des malentendu.
  • Limiter les réunions à celles qui nécessitent une discussion de vive voix ou qui ne peuvent tenir dans un message sur le canal de l’équipe.
  • Valoriser les collaborateurs en reconnaissant la réussite d’un projet ou d’une tâche pour maintenir l’engagement (on devient vite “invisible” à distance).
  • Proposer des canaux dédiés aux discussions informelles et des cafés virtuels pour recréer une “vie de bureau”.

La formation, étape incontournable de l’inscription des outils de collaboration dans la durée

Quel avenir pour ces outils et modes de travail sur le long terme ?

Lorsque l’on sait que 51 % des employées souhaiteraient voir le télétravail se démocratiser et que 50 % estiment que leur entreprise pourrait fonctionner normalement avec un tel modèle (513 répondants**), la question mérite d’être sérieusement considérée. Une fois la décision prise, reste un aspect clé pour parfaire cette implémentation : la formation. À l’annonce du confinement, une importante part de PME n’avait pas prévu de formation pour l’utilisation des nouveaux outils. Celle-ci s’est faite en grande partie “sur le tas”, par le biais d’un membre de l’équipe possédant quelques connaissances en la matière.

Assurer une formation, c’est s’assurer que les collaborateurs détiennent les connaissances nécessaires pour travailler de manière autonome et remplissent leurs objectifs sans dépenser d’énergie à chercher comment se servir d’un outil.

Quant aux nouvelles formes d’organisation du travail, Yann Gourvennec conclut par ces mots : “Certes, le retour sur les lieux de travail reste encore aujourd’hui très lent. Mais ce fait est plus à mon avis à mettre sur le compte de la peur qui a saisi les employés français que sur leur amour immodéré de la technologie.(…) Il est trop tôt et la situation est trop instable pour savoir de quoi demain sera fait exactement. Mais il est sûr que cette période aura eu un impact très net sur le retard français en matière de digital et sur un nécessaire rebond pour rattraper le niveau des pays du Nord.”

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Méthodologies :

*Méthodologie de l’enquête sur les Tendances d’achat de logiciels : pour collecter les données de ce rapport, nous avons mené une enquête en ligne entre le 15 et 19 mai 2020 auprès de 397 employés de PME françaises effectuant du télétravail en raison de la crise de COVID-19. Les 335 répondants aux questions ont été sélectionnés selon leur rôle dans l’entreprise : ceux-ci sont issus de divers secteurs d’activité et sont tous preneurs de décision (confirmé/manager, manager sénior, membre de la direction ou haute direction). Le nombre de répondants peut différer d’une question à l’autre selon le profil recherché pour une question donnée.

**Méthodologie de l’enquête sur le Télétravail : pour collecter les données de ce rapport, nous avons mené une enquête en ligne entre le 4 et 14 avril 2020 auprès de 4 600 employés de PME effectuant du télétravail en raison de la crise de COVID-19. Ceux-ci sont issus de divers secteurs d’activité et de divers niveaux d’ancienneté. Les répondants viennent d’Australie, du Brésil, d’Espagne, de France, d’Allemagne, d’Italie, du Mexique, des Pays-Bas et du Royaume-Uni.


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