3 outils pour adapter votre PME au télétravail

Publié le 25/03/2020 par Caroline Rousseau et Zach Capers

logiciels travail à distance

En l’espace de quelques semaines, les programmes de travail à distance sont devenus indispensables aux entreprises et les PME doivent s’adapter rapidement. Voici les trois outils de télétravail qu’il vous faut pour vous lancer.

En général, les entreprises vivent le changement de manière graduelle. Les équipes peaufinent lentement de nouvelles idées, élaborent méthodiquement des processus plus efficaces et adoptent prudemment de nouveaux outils.

Malheureusement, le changement nous est parfois imposé par des circonstances qui échappent à notre contrôle.

Le travail à distance, alternative bien agréable il y a peu, est devenu incontournable ces derniers mois du fait de l’émergence de la COVID-19 (communément appelée “coronavirus”). Et si la tendance au télétravail se renforce depuis de nombreuses années, son urgence actuelle pourrait bien bouleverser nos attitudes à l’égard de la vie de bureau traditionnelle.

Le travail à distance devient la norme, mais n’est pas du goût de tout le monde

Les entreprises du monde entier font de leur mieux pour poursuivre leurs activités dans des circonstances tout à fait inhabituelles. Et si la continuité est importante, la sécurité des travailleurs l’est tout autant. Beaucoup de sociétés se tournent donc vers le travail à distance, souvent pour la première fois.

Les services d’information, les services financiers et les services aux entreprises sont taillés pour le télétravail. La construction, les transports et l’hôtellerie, en revanche, font partie des secteurs où les travailleurs doivent presque sans exception être actifs sur le terrain. Certaines technologies d’avenir, comme les jumeaux numériques, peuvent soulager une partie des besoins exigeant la présence physique des collaborateurs, mais de nombreuses fonctions ne pourront tout simplement jamais être exécutées à distance.

Les entreprises doivent adopter le travail à distance pour rester compétitives

De nombreuses PME envisagent pour la première fois d’adopter le travail à distance en raison de l’émergence de la COVID-19.

L’envoi d’un e-mail peut sembler formel et n’encourage pas la discussion. Et c’est sans compter l’organisation un peu pénible de visioconférences tout au long de la journée pour communiquer avec les uns et les autres… Les PME qui optent pour une approche de travail à distance n’ont pas le choix : elles doivent investir dans un logiciel de communication dédié permettant à leurs collaborateurs de converser presque comme ils le feraient en personne.

Si les entreprises ne reconnaissent pas la valeur du travail à distance et la forte demande en ce sens, elles ne pourront pas attirer et retenir les talents dont elles ont besoin pour rester concurrentielles.

Heureusement, la mise en place d’un programme de travail à distance n’a rien de compliqué. Associé à une méthode de management à distance, les activités peuvent suivre leur cours habituel.

Trois outils de télétravail essentiels pour assurer la continuité de votre activité

Comment créer un programme de travail à distance ? Les besoins varient selon le secteur et les responsabilités liées aux fonctions, mais tous les télétravailleurs ont besoin de trois outils indispensables : un VPN, un logiciel de collaboration et une plateforme de visioconférence.

1. Un VPN pour protéger les données de votre PME

Le travailleur à distance se connectera probablement depuis son domicile, un café ou tout autre endroit qui capte un signal Wi-Fi. Pour garantir la sécurité de sa connexion, vous devez lui fournir un VPN (virtual private network ou réseau privé virtuel) qui protège les données de votre entreprise et l’accès aux services en cloud.

Les VPN fournissent une connexion Internet chiffrée qui empêche les curieux de surveiller l’activité d’un utilisateur sur un réseau. Ils sont particulièrement utiles lors de l’envoi de données commerciales sensibles en télétravail. Mais attention : les VPN gèrent votre trafic Internet, alors lisez attentivement les conditions des différents fournisseurs pour vous assurer qu’ils ne tiennent pas de journal d’activités.

2. Des solutions collaboratives pour faciliter le travail à distance

Si la collaboration est déjà difficile à instaurer dans un bureau, la tâche est encore plus complexe à distance. Les PME qui adoptent un nouveau programme de télétravail doivent donc faire très attention à la manière dont leurs collaborateurs pourront communiquer entre eux sur Internet pour rester productifs.

La pléthore d’outils de communication en cloud et de solutions de gestion de projets disponibles permet de rationaliser les interactions et de simplifier la collaboration à distance. Les éditeurs proposent généralement une version gratuite ou une période d’essai afin que vous puissiez vous assurer que leurs applications répondent aux besoins de votre entreprise avant de vous engager à long terme.

3. Des plateformes de visioconférence pour réduire la distance

La visioconférence s’est considérablement améliorée ces dix dernières années, mais elle reste problématique pour de nombreuses organisations, notamment en raison du manque d’interopérabilité. Contrairement aux e-mails, aux appels téléphoniques ou aux textos, tous les participants à une visioconférence doivent en effet utiliser la même application.

Il est donc important de choisir une plateforme de visioconférence adaptée pour vos collaborateurs. De nombreuses solutions indépendantes très complètes sont disponibles et certains outils de collaboration incluent des fonctionnalités de visioconférence de base. Cherchez une solution qui s’intègre à d’autres applications que vous utilisez.

Conseils pour une visioconférence réussie

  • Tout le monde à l’écran : veillez à ce que tous les participants à la conférence puissent se voir ou à ce qu’ils soient au moins conscients de la présence de l’ensemble de leurs collègues. Même ceux qui se trouvent dans la même pièce doivent être personnellement connectés.
  • Choisissez le bon moment : la planification de réunions à distance peut être compliquée ; pensez aux fuseaux horaires et aux changements d’heure.
  • Soignez votre apparence : vous pourriez être tenté de participer à une visioconférence au saut du lit, mais n’oubliez pas qu’il s’agit d’une réunion comme une autre. Portez une tenue professionnelle pour être présentable, mais surtout pour vous mettre dans une véritable ambiance de travail.
  • Ne pas déranger : faites en sorte de ne pas être interrompu. Désactivez les sonneries et les alertes, placez un panneau “Ne pas déranger” sur votre porte et faites de votre mieux pour ne pas interagir avec d’autres personnes présentes dans la pièce.
  • Mettez-vous en lumière : pensez à l’éclairage. Une lumière trop forte dans votre dos peut créer un contre-jour, un éclairage vertical projette des ombres peu flatteuses, et la lumière du soleil peut éblouir vos interlocuteurs si elle vous illumine de côté. L’éclairage ambiant, principalement par l’avant, permet aux autres de vous voir sous votre meilleur jour.
  • Gardez le contact visuel : il est toujours tentant de regarder votre interlocuteur ou de vous regarder dans le coin de l’écran. Essayez de fixer la caméra de temps à autre pour établir un contact visuel plus naturel.
  • Veillez à la sécurité : si vous tenez à participer à la visioconférence depuis un lieu public (un café, par exemple), soyez attentif à votre environnement. Protégez votre écran des regards indiscrets et veillez à ne divulguer aucune information sensible à portée de voix d’autres personnes.
  • Prévoyez un plan B : toute visioconférence nécessite un plan B. Préparez au moins un plan A et une solution alternative avant la réunion afin que votre équipe ne perde pas de temps en cas de problème technique.

Le travail à distance n’est plus une simple tendance

Pour faire face à la crise mondiale liée à l’émergence de la COVID-19, vous devez recourir à différentes stratégies, dont le télétravail. Le passage au travail à domicile peut être brutal pour certains. Heureusement, il ne vous faut que quelques outils pour opérer rapidement la transition dans votre PME tout en assurant la sécurité et la productivité de vos collaborateurs.


Cet article peut faire référence à des produits, programmes ou services qui ne sont pas disponibles dans votre pays, ou qui peuvent être limités par les lois ou règlements de votre pays. Nous vous suggérons de consulter directement l'éditeur du logiciel pour obtenir des informations sur la disponibilité du produit et le respect des lois locales.


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