Cycle de vie d’un projet : le guide pour améliorer vos performances

Publié le 30/12/2019 par Caroline Rousseau et Ankita Singh

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Sur les plus de 2 200 acheteurs potentiels de logiciels de gestion de projet GetApp interviewés de 2016 à 2018, 64 % d’entre eux ont déclaré que la gestion inefficace et non organisée des projets représentait l’aspect le plus difficile de leur travail. Pour leur défense, le cycle de vie d’un projet n’est pas chose facile à maîtriser.

Si votre petite entreprise souffre de problèmes de gestion de projet et d’un rendement médiocre entraînant une perte de revenus, il est temps de réévaluer vos processus.

Les gestionnaires de projet peuvent s’attaquer à ce problème en utilisant une méthodologie normalisée, étape par étape, du cycle de vie des projets. Intégrer des pratiques normalisées de gestion de projet dans l’ensemble de l’organisation réduit le risque d’échec du projet et permet d’obtenir de meilleurs résultats.

Dans cet article, nous allons vous présenter 5 étapes à suivre pour garantir la livraison en temps et en heure de vos projets. Nous étudierons chaque phase de réalisation en profondeur.

Guide méthodologique étape par étape de la gestion du cycle de vie d'un projet
Guide méthodologique étape par étape de la gestion du cycle de vie d’un projet

5 étapes pour la gestion du cycle de vie d’un projet

1. Initiation : déterminez l’objectif du projet

Cette étape, si elle est correctement implémentée, augmente les chances de succès d’un projet. Le lancement d’un projet est la première étape du cycle de vie et implique l’élaboration d’une solide analyse de rentabilisation. Il s’agit d’un document qui explique à l’équipe la nécessité du projet, sa portée et sa vision. Un business plan détaillé vous aidera également à faire financer votre projet.

Voici comment lancer un projet avec succès :

  • Créez une charte de projet ou une analyse de rentabilisation : ce document est nécessaire pour expliquer la vision, les objectifs, la portée, les intervenants, les rôles et les responsabilités du projet, ainsi que le plan et le budget.
  • Lancez une étude de faisabilité pour analyse de rentabilisation : identifiez un problème commercial que votre projet pourra résoudre.
  • Identifiez les parties prenantes du projet : déterminez quel sera l’impact du projet sur vos équipes. Vous devez également comprendre les attentes de vos collaborateurs à l’égard du projet.
Conseil
Dans la phase de lancement du projet, n’oubliez pas d’inclure la portée de la gestion des opportunités. Vous éviterez ainsi de passer à côté d’occasions intéressantes et pourrez planifier vos ressources à l’avance.

2. Planification : établissez une feuille de route et une équipe de projet

En gestion de projet, la différence entre réussite et échec dépend de la qualité du plan. Il est crucial de s’assurer que vous avez planifié correctement votre projet.

Au cours de cette phase, vous devez créer un document ou un ensemble de documents de planification de projet. Ce plan de projet indique les tâches à réaliser par l’équipe et comment elles seront exécutées. Vous y indiquerez tous les processus (financiers, qualité, développement du projet, etc.) requis pour garantir le bon déroulement du projet.

Pour une planification réussie, voici les étapes à suivre :

  • Créez une feuille de route : tout d’abord, déterminez les objectifs et le calendrier du projet. Faites un tableau ou un graphique et visualisez les étapes importantes. Créez également un cahier des charges en prenant en compte les objectifs et les événements marquants du projet.
  • Estimez le budget : il est crucial de déterminer le montant requis pour réaliser votre projet et le retour sur investissement attendu.
  • Formez une équipe de projet fonctionnelle : évaluez les ressources de votre organisation et formez une équipe pour accomplir toutes les tâches du projet.
  • Identifiez les barrages potentiels : dressez une liste des risques prévisibles pour mieux les contourner et assurer la qualité du projet tout au long de son cycle de vie. Les réductions budgétaires et la limitation des ressources font partie des risques les plus courants.
  • Élaborez un plan de communication : vous devez savoir comment communiquer avec vos parties prenantes, internes et externes. Établissez un calendrier pour assurer l’efficacité de ces communications.
Conseil
Établissez un calendrier pour les réunions régulières de collaboration intraservices, comme l’équipe de business intelligence, produits et marketing. Vous aurez ainsi un créneau réservé aux discussions, tout en vous assurant de respecter des échéances réalistes.

3. Exécution : passez à l’action

C’est pendant cette phase que vous devez exécuter la stratégie établie à l’étape précédente : en somme, on crée les livrables et on les présente au client. Au cours de l’étape d’exécution du projet, un gestionnaire de projet doit être en charge des équipes, des processus et de la communication.

Voici quelques conseils pour y arriver :

  • Organisez les flux de travail : assignez les tâches selon les aptitudes de vos collaborateurs. Expliquez-leur quels sont leurs responsabilités, les critères et les processus du projet.
  • Prévoyez des réunions de suivi : organisez des briefings réguliers pour ne rien manquer de l’état d’avancement du projet. Vous pourrez ainsi vous assurer que chacun atteint ses objectifs et éclaircir tout doute ou problème avec les membres de votre équipe.
  • Communiquez avec les clients : au cours de cette phase, il est essentiel de tenir vos clients au courant de l’évolution du projet.
Conseil
Discutez de la façon dont vous aimeriez intégrer les retours des clients à cette étape, de la fréquence à laquelle vous les solliciterez et du délai d’exécution pour les implémenter. Vous éviterez ainsi les retouches de dernière minute et réduirez les coûts associés.

4. Suivi et contrôle : appuyez-vous sur des métriques clés

Dans cette phase, vous mesurez la progression et le rendement du projet pour vous assurer de son bon déroulement. Les gestionnaires de projet peuvent en suivre l’état d’avancement à tout moment pour modifier le plan si besoin.

Voici ce que cette phase implique :

  • Mesurez l’avancement du projet : les indicateurs clés de performance (ou KPI en anglais) permettront de suivre l’avancement du projet et de s’assurer que les tâches se déroulent comme prévu. En suivant ces indicateurs, vous serez sûr de respecter les échéances des livrables. Pour s’assurer que vous ne dépassez pas le budget alloué, le gestionnaire de projet devrait faire le suivi du coût de toutes les ressources utilisées.
  • Évaluez les risques et trouvez des solutions : vous devriez être conscient des risques qui pourraient impacter le projet. Effectuez des ajustements et trouvez des solutions pour vous assurer que lesdits risques n’impactent pas de façon significative la portée ni le budget du projet. Documentez les solutions pour vous aider lors de projets futurs.
Conseil
Pendant cette phase, prenez le temps de vous réunir avec votre équipe pour discuter d’autres solutions financières. Il est important de suivre de près votre projet pour avoir une idée précise du montant total des ressources dépensées et identifier les domaines dans lesquels vous pouvez économiser.

5. Clôture : préparez un rapport de projet

Cette phase indique que le projet est terminé et implique un post-mortem et un suivi. Un gestionnaire de projet identifie les forces et les faiblesses du projet en termes de temps, de processus suivis et de ressources utilisées. Les faiblesses sont évaluées pour que les chefs de projet puissent élaborer des solutions.

Voici ce que vous devez faire pour clôturer un projet avec succès :

  • Réévaluez les ressources : analysez la performance de votre équipe en termes de respect des délais de livraison et de qualité du travail. Vous devrez alors mettre fin à votre collaboration avec les ressources contractuelles et sécuriser les ressources à temps plein pour le prochain projet.
  • Organisez une réunion d’équipe : clôturez officiellement le projet avec une réunion pour revenir sur les succès, les lacunes, les risques et les échecs. Cela vous sera utile pour de futurs projets.
  • Documentez l’achèvement du projet et préparez le rapport final : vous devrez documenter tous les aspects du projet une fois qu’il sera terminé. Effectuez une analyse finale des performances globales. Réalisez un audit de toutes les phases et préparez un rapport pour les parties prenantes en couvrant tous les aspects du projet : objectifs atteints, tâches réalisées, délais de livraison, budget final dépensé, ressources totales dépensées, risques rencontrés, etc.
Conseil
Organisez une réunion de clôture de projet avec votre client et prenez note de son point de vue sur les performances globales du projet. Vous pouvez intégrer ses retours et opinions dans les domaines relatifs à la gestion de projet pour améliorer l’efficacité de votre équipe. Cela peut vous aider à gagner la confiance de vos clients et à renforcer votre image de marque en tant que fournisseur de services de confiance.

Mesures recommandées

Vous vous êtes muni de ce guide méthodologique étape par étape sur le cycle de vie des projets pour votre petite entreprise, c’est parfait ! Ensuite, voici ce que vous devriez faire :

  • Identifiez une plateforme de gestion de projet compatible avec votre modèle de cycle de vie préféré et propose des fonctionnalités telles que la gestion de tâches, les diagrammes de Gantt, les tableaux Kanban et la documentation.
  • Recueillez les opinions de votre équipe sur la méthodologie du cycle de vie du projet et implémentez-les lors de la mise à jour de votre stratégie. Il est essentiel de s’assurer que votre méthodologie répond aux besoins uniques de votre entreprise lorsque vous suivez les étapes listées dans cet article.

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